Assets in Jira Service Management sind eine Funktion, die nur für Premium und Enterprise verfügbar ist. Hier erfährst du mehr über Assets.

Wie du diesen Guide verwendest

In diesem Kapitel des Assets Guide erfährst du, wie du eine Importstruktur in Assets erstellst. Um dieses Kapitel optimal nutzen zu können, solltest du die vorherigen Kapitel abgeschlossen haben:

• Aufbau eines Objektschemas für IT Assets Management (ITAM)
• Erstellen von Attributen für IT Asset Management (ITAM)
• Konfigurieren eines Objektschemas für IT Asset Management (ITAM)

Jeder Schritt enthält detaillierte Anweisungen zur Verwendung von Assets in Jira Service Management sowie einige Tipps und bewährte Vorgehensweisen, wie du das Beste aus dieser leistungsstarken Funktion herausholen kannst, wenn du sie als Teil des IT Asset Management (ITAM)-Prozesses deines Teams einsetzt.

In diesem Guide gibt es zwei Arten von Informationen:

• Die Überschriften mit dem blauen Hintergrund helfen dir, in Assets einzusteigen. Sie informieren dich über die einzelnen Schritte des Guides, einschließlich der Datenbeispiele und wie die einzelnen Funktionen verwendet werden können.
• Der Text mit weißem Hintergrund gibt dir eine Reihe von Schritten an die Hand, mit denen du dich in Assets zurechtfindest, oder er enthält detaillierte Informationen zu einem Assets-Konzept.

Und einige Hinweise zum Text:

• Fett gedruckte Informationen sind Text, den du in Assets selbst findest, z. B. der Name einer Menüoption, eine Funktion, die du ein- und ausschalten kannst, oder eine Schaltfläche.
• Informationen in Code ist Text, der Teil unseres Beispielobjektschemas für IT Asset Management (ITAM) ist.
• Fett und kursiv gedruckte Informationen sind ein Konzept oder eine Idee, die ein wichtiger Bestandteil von Assets ist.

Mit dem Import kannst du Daten von außen in Assets importieren und sie in Objekttypen, Objekte, Attribute und Referenzen von Assets umwandeln. 

Der Import ist die bevorzugte Methode, um Daten in Assets zu importieren, weil er schneller, einfacher und dynamischer ist als das Erstellen von Daten über die Schnittstelle.

Um Daten in Assets zu importieren, brauchen wir die folgenden drei Dinge:

• Daten sind Rohdaten, die wir in Assets einbinden wollen. Diese Daten können in Form einer CSV- oder JSON-Datei vorliegen oder direkt von einer Drittanbieter-App oder einem Anbieter stammen.
• Struktur sind die Objekttypen, Attribute und Referenzen in Assets, die einen Rahmen für unsere Daten bilden. Je nachdem, wie wir unseren Import verwalten wollen, können wir eine Struktur verwenden, die wir bereits manuell erstellt haben, oder wir lassen Assets die Objekttypen und Attribute ganz von selbst erstellen.
• Die Zuordnung ist eine Möglichkeit, unsere Daten und unsere Struktur miteinander zu verbinden, indem wir bestimmte Informationen in unserer Datenquelle mit bestimmten Objekten oder Werten in unserer Struktur verknüpfen. Die Zuordnung stellt auch sicher, dass diese Daten an der richtigen Stelle stehen und dass die Informationen normalisiert und korrekt sind. 

In Assets gibt es drei Zuordnungsebenen - Importzuordnung, Objekttypzuordnung und Attributtypzuordnung. 

Jede Ebene ist in die andere verschachtelt - die Importzuordnung ist also eine Gruppe von Objektzuordnungen, und jede dieser Objektzuordnungen kann mehr als eine Attributzuordnung enthalten.

• Die Import-Zuordnung enthält allgemeine Informationen darüber, wie die Rohdaten konfiguriert sind, z. B. wie sie kodiert sind und wie sie in Objekte und Objekttypen zerlegt werden können.
• Die Objekttyp-Zuordnung enthält genauere Informationen darüber, wie Objekte und Objekttypen aus dem Zuordnung erstellt werden können.
• Die Attributtyp-Zuordnung enthält genauere Angaben darüber, wie die Rohdaten in Attribute für die neuen Objekte umgewandelt werden.

Eines der wichtigsten Konzepte in Assets ist die Informationsarchitektur, d.h. das Verständnis und die Entwicklung der besten Möglichkeiten, deine Daten zu organisieren. In Assets ist die Informationsarchitektur die Art und Weise, wie du Objekttypen und Attribute zur Aufnahme deiner Daten erstellst.

Dieselben allgemeinen Regeln, die du bereits bei der Erstellung deiner Objekttypen gesehen hast, gelten auch für die Erstellung von Importstrukturen. Sehen wir sie uns an:

• Deine Importstruktur hat die richtige Größe. Deine Importstruktur passt zu den Daten, die du importieren willst. Du hast eine Objekttypenzuordnung für jedes Objekt, das du erstellen willst, und eine Attributtypenzuordnung für jedes Attribut innerhalb dieses Objekts.
• Deine Importstruktur ist einzigartig. Deine Importstruktur kopiert keine Zuordnungen, die in einer anderen Importstruktur vorkommen. Wenn du mehrere verschiedene Objekttypen aus einem einzigen Satz potenzieller Objekte erstellen willst, solltest du versuchen, sie alle auf einmal mit Hilfe der Zuordnung für Unterobjekte zu erstellen.
• Deine Importstruktur ist erweiterbar. Deine Objektstruktur ist so konzipiert, dass sie geändert werden kann, wenn sich die Daten oder sogar das Schema ändern! Wir empfehlen, beim Import vollwertige Objekte zu erstellen, indem du das AQL-Feld im Fenster für die Attributzuordnung verwendest.

Eine Importstruktur ist eine Anleitung, die Assets sagt, wie ein Import durchgeführt werden soll. Dieses Konzept enthält alle oben genannten Details - wo Assets die Daten finden kann, wo Assets die Struktur für die Daten aufbaut und wie Assets die Daten in kleine Teile zerlegt und diese mithilfe der Zuordnung an die richtige Stelle setzt.

Assets ist in der Lage, mehrere Importe unterschiedlicher Art zu verwalten und durchzuführen und Informationen aus verschiedenen Quellen (oder aus derselben Quelle!) zu überlagern, um eine einzige, genaue und aktuelle Informationsquelle zu schaffen. 

Es gibt verschiedene Arten von Importstrukturen, die mit den verschiedenen Datenquellen korrespondieren, die Assets akzeptieren kann. Derzeit gibt es vier Haupttypen von Importstrukturen:

• CSV
• JSON
• Discovery Import
• Externe Importe

Du kannst auch die REST API nutzen, um Daten aus externen Quellen zu importieren. Mehr über den Import erfährst du im Imports REST API Guide in der Developer Dokumentation. (Englisch)

Wir müssen uns heute keine Gedanken über die Formatierung unserer Daten machen, weil wir die mitgelieferten Beispieldaten verwenden, aber unter anderen Umständen kann dies sehr wichtig sein. Wenn du einen Syntaxfehler in deiner CSV- oder JSON-Datei hast, kann es sein, dass dein Import unerwartete Ergebnisse liefert oder nicht funktioniert.

Hier findest du einige Informationen über die Datenformatierung von CSV-Dateien, die du in Zukunft vielleicht wissen solltest.

Bevor wir mit dem Import von Daten in Assets beginnen können, brauchen wir eine Datenquelle. Eine Datenquelle kann eine statische Datei sein, z. B. eine hochgeladene CSV- oder JSON-Datei, oder sie kann im Internet gehostet werden. 

In diesem Lernprogramm werden wir zwei verschiedene Datenquellen verwenden - das Modell und die Assets. Das Modell enthält Informationen über alle möglichen IT-Assets, die uns begegnen könnten, während die Assets nur die Inventarobjekte auflisten, die sich derzeit im System befinden. Durch die Trennung von Modell und Vermögenswerten können wir das Modell von einem Ort importieren - z. B. von einer Lieferantenliste - und es mit unserem aktuellen Bestand an Vermögenswerten synchronisieren.

Hier sind einige Beispiel-CSV-Daten für unser Modell, die Informationen wie Modelle und technische Spezifikationen enthalten. Unser Modell umfasst derzeit 40 Objekte - 10 verschiedene Laptopmodelle, 10 verschiedene Telefonmodelle, 10 verschiedene Servermodelle und 10 verschiedene Druckermodelle.

Jedes Modell enthält Angaben zur Kategorie, zum Modell, zum Stückpreis und zur Beschreibung. Diese Details in der Datei werden auf die entsprechenden Attribute im Objekttyp Modelle abgebildet.

Kopieren wir diese Daten in eine Textdatei und geben ihr den Namen models.csv, da sie unser aktuelles Modell der möglichen Laptops beschreibt. 

Achte darauf, dass du jede CSV-Datei im UTF-8-Format speicherst. Obwohl Assets Daten in einer Vielzahl von Formaten akzeptieren kann, ist UFT-8 das am häufigsten verwendete Format für CSV-Dateien.

Nachdem wir nun unsere Modellinformationen haben, machen wir das Gleiche mit unseren Assets. Unsere Asset-Datei enthält Informationen zu dem IT-Asset, das wir haben, wie z. B. die Seriennummer, den Eigentümer, das Kaufdatum und den Status.

Kopieren wir diese Daten in eine separate Textdatei und geben ihr den Namen assets.csv.

Da wir nun zwei CSV-Datensätze haben, erstellen wir für jeden von ihnen eine Importstruktur. Jede Importstruktur enthält die Details zur Umwandlung der Daten in Objekte und Attribute in Assets.

Um jede Importstruktur zu erstellen, werden wir durch einige Schritte geführt, um unsere Daten zu konfigurieren und die CSV-Dateien hochzuladen, die wir im letzten Abschnitt erstellt haben.

Nennen wir die erste Importstruktur models-import. Wir laden die Datei hoch, die wir im letzten Abschnitt erstellt haben und die wir models.csv nennen.

Die zweite Importstruktur nennen wir assets-import. Wir laden die Datei hoch, die wir im letzten Abschnitt erstellt haben und die wir assets.csv nennen.

Da wir bereits Objekttypen und Attribute für unsere Modelldaten erstellt haben, deaktivieren wir für beide Importstrukturen die Option Objekttypen und Attribute automatisch erstellen und erstellen die Objektzuordnung und die Attributzuordnungen von Grund auf neu.

Vorerst werden wir keine der Standardeinstellungen für Trennzeichen, Codierung, Verkettung, leere Werte, unbekannte Werte oder Datumsformate ändern.

Den folgenden Prozess müssen wir zweimal durchführen, einmal für den models-import und einmal für den assets-import.

Wenn du eine neue Importstruktur erstellst, hast du die Möglichkeit, Objekttypen und Attribute manuell oder automatisch zu erstellen. 

Wenn du dich für die automatische Erstellung von Objekttypen und Attributen entscheidest, erstellt Assets eine Standardstruktur und -konfiguration, die auf der von dir gewählten Importart und der Struktur der zu importierenden Daten basiert. Wenn du zum Beispiel Daten aus einer CSV-Datei automatisch zuordnest, erstellt Assets einen neuen Objekttyp mit dem Namen der CSV-Datei, ein neues Objekt für jede Zeile in der Datei und Attribute für jedes Objekt auf der Grundlage der Werte in der Kopfzeile der CSV-Datei.

Wenn in deinem Objektschema bereits ein Objekttyp mit demselben Namen wie die CSV-Datei, die du importierst, vorhanden ist, erstellt Assets keinen neuen Objekttyp, sondern überschreibt deine vorhandenen Objekte und deren Attribute mit denselben Objekten aus deiner Datenquelle.

Wenn du dich dafür entscheidest, einen Import manuell zu erstellen, werden in der Importstruktur nicht automatisch Objekttypen und Attribute erstellt und die Daten aus der Datei werden nicht automatisch dem Import zugeordnet. Deine Importstruktur ist dann "leer", und du musst deine Daten mit Hilfe der Import-, Objekt- und Attributzuordnung in Assets zuordnen, bevor du den Import starten kannst.

Gute Arbeit!

Wir haben jetzt erfahren, wie der Import und die Importstrukturen funktionieren, und wir haben zwei Importstrukturen erstellt - eine für die Daten, die zu den Modellen werden, und eine für die Daten, die zu den Assets werden.

Kommen wir nun zum nächsten Abschnitt des Guides: Zuordnen importierter Daten für IT Asset Management (ITAM)