Kunden werden per E-Mail benachrichtigt, wenn jemand eine ihrer Anfragen kommentiert oder sie in einem Kommentar zu einer Anfrage markiert. Kommentare können Anhänge enthalten, die zu den E-Mail-Benachrichtigungen hinzugefügt werden. Hier erfährst du mehr über das Anhängen von Dateien an Vorgänge.
Falls gewünscht, kannst du festlegen, wie Kunden aus Sicherheitsgründen auf Anhänge zugreifen können.
Du musst ein Projektadministrator sein, um die Sicherheit von Anhängen in Kundenbenachrichtigungen einzurichten.
So konfigurierst du die Sicherheit von Anhängen in Kundenbenachrichtigungen:
- Wähle in deinem Serviceprojekt Projekteinstellungen, dann Benachrichtigungen, dann Kundenbenachrichtigungen aus.
- Suche den Abschnitt Sicherheit von Anhängen und wähle eine Option für dein Serviceprojekt aus.
Optionen für die Sicherheit von Anhängen
- Anhänge herunterladen, indem du dich im Portal anmeldest
Die Kunden werden in der Benachrichtigungs E-Mail darauf hingewiesen, dass sie Anhänge haben. Um den Anhang herunterzuladen, müssen sich die Kunden in deinem Portal anmelden, um sich zu authentifizieren.
- Anhänge über einen gesicherten Link herunterladen (ohne sich einzuloggen)
Kunden können Anhänge über einen einmalig generierten Link herunterladen, ohne sich zur Authentifizierung im Portal anmelden zu müssen. Diese Option ist ideal, wenn dein Serviceprojekt E-Mail als einzigen Support-Kanal nutzt.
Die Links können nicht erraten oder versehentlich entdeckt werden, aber sie können von jedem im Internet heruntergeladen werden, der den Link kennt.
Ein Link läuft 28 Tage nach seiner Erstellung automatisch ab, oder du kannst ihn sofort ungültig machen, indem du den Kommentar löschst, der den entsprechenden Anhang enthält. Wenn du diese Einstellung änderst, werden alle zuvor erstellten Links ungültig.
E-Mail Größe
Benachrichtigungs-E-Mails können Bilder enthalten, wenn sie auf eine Anfrage hochgeladen werden.
- Wenn die Gesamtgröße der E-Mail weniger als 6 MB beträgt, werden dem Empfänger Inline-Bilder in der E-Mail angezeigt.
- Ist die E-Mail größer als 6 MB, wird in der E-Mail ein Link zu den Bildern angezeigt. Der Empfänger muss sich im Portal anmelden, um die Bilder über die Anfrage zu sehen, es sei denn, die Option Anhänge über einen gesicherten Link herunterladen (ohne Anmeldung) wurde ausgewählt, dann kann der Empfänger die Bilder ohne Anmeldung herunterladen.
