Systemanalyse

Analyse der Systemlandschaft

• Identifikation aller relevanten Systeme

• Müssen Systeme konsolidiert werden?

• Liegen Integrationen von Drittanbietern vor?

• Greifen benutzerdefinierte Anwendungen auf die Atlassian-Systeme zu?

Analyse der Systemlandschaft

• Identifikation aller verwendeten bzw. (Cloud) relevanten Systeme

• Intern klären, ob Systeme konsolidiert werden sollen.

• Welche benutzerdefinierten Anwendungen gibt es?

• Herausfinden, ob die Instanzen selbst oder bei einem Partner gehostet werden.

• Mithilfe von Seibert Media abwägen, ob die Migration zur Cloud der richtige Schritt ist.

Analyse der Atlassian Apps

Prüfung der Apps auf Migrationsfähigkeit:

• Ist dieselbe App-Funktionalität standardmäßig in einem Cloud-Produkt verfügbar?

• Ist die App bereits in der Cloud verfügbar? 

• Gibt es Unterschiede in den Funktionalitäten?

• Verfügt die App über einen Cloud Migration Path?

• Welche Alternativen gibt es, falls eine App nicht verfügbar sein sollte?

Analyse der Atlassian Apps

• Genutzte Apps evaluieren (stelle ein internes Team zusammen, das die Apps nutzt, sich mit deren (überflüssigen und weiterhin relevanten) Inhalten auskennt und IT-Know-how hat

  • Überprüfung, wie die einzelnen Apps genutzt werden: Werden alle für den vorgesehenen Zweck verwendet?

  • Wie viele Personen nutzen die Apps?

  • Dienen mehrere Apps demselben Zweck?

• Gibt es Apps, auf die in der Cloud definitiv nicht verzichtet werden kann?

Analyse des User Managements

Überprüfung des aktuellen User-Management-Prozesses:

• Sind bereits Active Directorys im Einsatz?

• Identifikation aller relevanten User

• Ermittlung des Bedarfs an Atlassian Access

Analyse des User Managements

• Wird bereits ein Active Directory genutzt und wenn ja welches?

• Festlegen der Benutzer*innen-Anzahl, die du in die Cloud migrieren möchtest

• Finde heraus, ob es User gibt, die lediglich Reading Access benötigen (Read only durch IP Allowlisting)

• Interne Bedarfsermittlung zu Atlassian Access als zentrales Nutzermanagementsystem und als Tool für erhöhte Sicherheit aller Atlassian-Cloud-Produkte.

Analyse der Daten

• Betrachtung der zu Grunde liegenden Daten hinsichtlich Speicherbedarf

• Analyse des Support.zip

  • Prüfen der Software-Versionen

  • System-Integrität

  • Benutzerdefinierte Felder

Analyse der Daten

• Bereitstellung relevanter Daten oder Skripte

Einschätzung

Wir schätzen ein, wie viel Unterstützung du bei der Migration benötigen wirst bzw. wie viel Zeit und Kapazitäten wir für eine erfolgreiche Migration vorhalten müssen.

Interne Abstimmungen zur Aufwandsabschätzung der Migration mit Seibert Media

Stakeholder-Identifikation

Wir helfen dir dabei, frühzeitig ein passendes Projektteam zusammenzustellen.

Welche Stakeholder sind für einen erfolgreichen Projektabschluss relevant?

Um sicherzustellen, dass die Atlassian-Cloud-Produkte die Anforderungen erfüllen, sollte frühzeitig mit internen Scherheits- oder Beschaffungsteams zusammengearbeitet werden.

Fragen rund um Security, Legal & Compliance

Wir stellen dir alle relevanten Informationsquellen seitens Atlassian vor und kümmern uns um einen Austausch mit Atlassian bei Rückfragen.

Evaluieren, welche datenschutzrechtlichen Vorschriften dein Unternehmen einhalten muss.

Präsentation der möglichen Migrationsstrategien

Um deine Systeme erfolgreich in die Cloud zu migrieren, stellen wir dir die gängigsten Methoden vor.

Interne Absprachen zur Vorgehensweise und zum Zeitplan, um die passende Migrationsstrategie wählen zu können.

Einschätzung der Ressourcen

Wir prüfen, wo und wann wir dich am besten unterstützen können.

Vorbereitung

• Erste Plausibilitätsprüfung durch den Migrationsassistenten

• Überprüfen, ob die On-Premise-Version für die Migration unterstützt wird, damit vor der Migration kein Upgrade nötig ist

• Evaluation der benötigten App Alternativen

• Prüfung möglicher Migrationspfade von Apps

  • Evtl. Abstimmung dazu mit App Herstellern

• Details der Migration an allen Beteiligten und betroffenen Teams kommunizieren

  • Vorteile in Verbindung mit Unternehmensvision & Ausblick

  • Ablauf/Zeitplan vorstellen, wann die Migration durchgeführt wird

  • Endbenutzer bitten, während der Umstellung keine Änderungen vorzunehmen

  • Kommunizieren, mit welchen Ausfallzeiten User ggf. rechnen müssen.

  • Wie werden die neuen URL(s) lauten?

  • Wie werden sich die Benutzer anmelden?

  • An wen können sich die Benutzer intern wenden, wenn sie auf Probleme stoßen oder sich nicht anmelden können?

  • Was wird mit der alten Website nach der Migration geschehen? Wird sie noch zugänglich oder lesbar sein?

  • Geplante Einführung (-sunterstützung) vorstellen bspw. Schulungen ankündigen

• On-Premise-Instanz(en) vorbereiten und bereinigen

  • Berechtigungen und Gruppen ansehen sowie inaktive Projekte und Bereiche ausfindig machen

  • Festlegen, welche Bereiche und Projekte letztendlich migriert werden sollen

• Vor der Migration Einstellungen für anonyme Zugriffe (ohne Anmeldung) auf Confluence und Jira auf die eigenen Anforderungen in der Cloud anpassen.

• SSO vorab einrichten und Domain verifizieren, falls Access in der Cloud gewünscht ist

Testmigration

• Erarbeitung einer Migrationsstrategie durch

  • Zyklische Migrationsläufe

  • Validierung der Ergebnisse

  • Test mit dem Kunden

  • Anpassungen am Quellsystem, vor dem nächsten Lauf

• Als Abschluss ggf. ein CleanUp der Cloud Instanz vor der Prod Migration

• Direkte Klärung von aufkommenden Problemstellung mit Atlassian

• Ggf. werden die Testmigrationen wiederholt, sofern vorherige Versuche fehlschlagen oder Probleme verursachen

• Kunden-Testing, das durch Seibert Media begleitet wird

• App-Testing, auf Funktionalität und Kompatibilität mit der Cloud-Appvariante und den migrierten Daten

• Backup der eigenen Systeme durchführen

Produktivmigration

• Produktive Migration der Daten

  • Attachments

  • Projekte/Bereiche

  • App Daten

• Konfiguration bzw. Korrektur von Funktionalitäten durch geänderte Plattform

• Keine Fleißarbeiten wie das nachbessern/konvertieren von einzelnen Seiten/Issues etc.

• Zugriff auf Serverseite für Anwender sperren

• Ggf. Standortweite Banner einrichten, die die Benutzer über den Read-Only-Status informieren

• Anpassen der Gruppen und Berechtigungen im Zielsystem, sowie den Produktzugriff einrichten, Einladen der User zur Cloudinstanz und kommunizieren der neuen URL

• Finale Freigabe

Launch

• HyperCare Phase nach der Migration für evtl. auftretende Probleme

• Einführungs- und Schulungsmaterialien sowie
  Informationen, die die Endbenutzer für die ersten Schritte benötigen, wie z. B. neue Links und Anmeldeanweisungen bereitstellen und teilen

• Cloud noch besser kennenlernen und das Angebot und die Features der Cloud richtig nutzen

  • Cloud-only-Funktionen wie native Plattform, Plattform-Automatisierung, KI-gestützte vorausschauende Intelligenz und Einblicke in die Admins erforschen

  • Mobile Apps verwenden, um die Arbeit von überall aus voranzutreiben

  • Nahtlose Integration mit den anderen SaaS-Tools, die die Team bereits nutzen, wie Zoom, Slack, Teams,
    Google Drive und Dropbox