Was sind die Jobs, die ein Intranet erfüllen muss?

Ein Intranet sollte eine Vielzahl an Jobs erledigen und den Mitarbeitern in ihrem Arbeitsalltag dienen. Zu den wichtigsten Jobs eines Intranets gehört, dass man die Arbeit dadurch besser und effizienter erledigen kann, da man sich hier gut organisieren und auf diverse Informationen schnell zugreifen kann.

Doch auch persönliche Jobs kann ein Intranet erfüllen. So ist ein Intranet für viele Mitarbeiter der sogenannte "Single Source of Truth", also ein Ort, an dem ich alles finden kann und mich auf die Korrektheit der Daten verlassen kann.

Wichtig bei der Konzeption und Einführung eines Intranetprojekts ist, genau zu überlegen: In welchen Situationen befinden sich meine Mitarbeiter? Welche Jobs müssen für sie erfüllt werden? Möchte man alle Mitarbeiter einfangen, ist es daher beispielsweise auch wichtig, alle verschiedenen Arten und auch Standorte der Arbeitsplätze von Mitarbeitern zu beachten. Hier müssen dann klar angepasst Lösungen angeboten werden, beispielsweise große Monitore für Werkshallen, Touch Displays für Eingangsbereiche, eine Mobile App für das Smartphone und vieles mehr.

Unternehmenskulturen befinden sich in einem Wandel

Der Gedanke von 'New Work' auf Augenhöhe erfreut sich in den letzten Jahren immer mehr Beliebtheit und Verbreitung auf Geschäftsführerebene. 

Betrachtet man jedoch die Mitarbeiter, die sich in der Hierarchie eines Unternehmens weiter unten befinden, stellt man fest, dass hier schon seit Jahrzehnten klar ist, dass sich etwas verändern muss. Das ist vor allem bei Jobs zu erkennen, die viel Kopfarbeit und Kreativität erfordern.

Interessant wird es in der Schicht dazwischen: Hier entsteht ein Vakuum, denn das mittlere Management wird deutlich geringer, wenn die Maßnahmen, um mehr auf Augenhöhe zusammenzuarbeiten, steigen. 

Was ist eigentlich mit dem Datenschutz?

Eine der zentralen Fragen im Zeitalter der Digitalisierung ist die Frage nach dem Schutz der persönlichen Daten. Auch beim Einführen eines Intranets wie Atlassian Confluence in einem Unternehmen kommen immer wieder Fragen zum Datenschutz auf: Wer sieht meine Aktivitäten? Was ist öffentlich sichtbar, was nicht? Werde ich als Angestellter hinsichtlich meiner Leistung kontrolliert?

Bei diesem Thema ist vor allem wichtig, dass der Arbeitgeber in Deutschland die Pflicht hat bei Veränderung relevanter Betriebsabläufe den Betriebsrat zu informieren. Ohne dessen Zustimmung darf keine Einführung von Software erfolgen, mit der eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle möglich ist.

Die größte Herausforderung hier ist also die Mitarbeiter zu befragen, auf die Bedenken, Wünsche und Bedürfnisse einzugehen und diese bei etwaigen Vorhaben zu berücksichtigen. Oft verschwimmt für Leute, die sich mit dem Thema Datenschutz genauer auseinander setzen, die Grenze zwischen relevanten und notwendigen Daten für das Teilen von Wissen und Ergebnissen und persönlichem Datentracking. Wichtig ist daher, sich mit der klaren Abgrenzung dieser Positionen auseinander zu setzen.

Persönliches Tracking, Leistungskontrolle und permanente Überwachung der Arbeitnehmer ist nicht der Sinn und Zweck hinter Intranetsystemen wie Confluence und sollte auch nicht die Intention hinter der Einführung einer solchen Software sein.

Häufige Bedenken beim Einführen eines Intranetsystems

Natürlich ist die Einführung einer Software, die unternehmensweit eingeführt wird und damit Einfluss auf den Arbeitsalltag einer Vielzahl an Mitarbeitern hat, mit diversen Fragen und auch Bedenken verbunden.

Vor allem die Angst nach Tracking, Überwachung und Leistungskontrolle kann hier schnell groß werden. Viele fürchten zum "gläsernen Mitarbeiter" zu werden, dessen Schritte genau von den Vorgesetzten nachverfolgt werden können. Hier kann sicherlich auch die Unternehmenskommunikation ein besonderes Interesse haben, die den Erfolg anhand von Nutzerdaten tracken, messen und anschließend auswerten wollen. 

Auch wenn die Sorgen und Ängste über solche Zustände durchaus berechtigt sind, sieht die Realität doch ganz anders aus: De facto bietet die von uns vertriebene Software kein persönliches Tracking und unsere Kunden wollen Confluence so auch nicht einsetzen. Lediglich das Anzeigen der Autoren von Texten und Dokumenten sowie Reaktionen auf diese können auf Wunsch öffentlich gestellt werden, dies ist allerdings frei konfigurierbar.

Das wichtigste bei der Einführung eines so weitreichenden Systems ist alle Beteiligten abzuholen, sei es der Betriebsrat, die IT, das Marketing oder die Geschäftsleitung: Es ist essenziell alle Benutzer des Systems nach ihren individuellen Schmerzen und Vorstellungen an eine solche Software zu befragen und diese in den Einführungsprozess zu berücksichtigen.

Ist Confluence nur ein IT Thema?

Viele, die sich mit dem Thema Unternehmenswikis oder Atlassian Confluence im Speziellen auseinander setzen, behaupten häufig, dass Confluence nur ein Thema für die IT sei.

Dies ist auch häufig so; zumindest am Anfang. Denn hier startet Confluence meist. Doch sobald mehrere Parteien daran arbeiten wird es zu einem gemeinsamen Projekt. So will zum Beispiel die Unternehmenskommunikation das Corporate Design durchsetzen, wodurch Mitarbeiter zusammen kommen und sich an einen Tisch setzen, um die Technik und Optik zusammenzubringen.