Wagen wir gemeinsam einen Sprung in die Zukunft? Prima! Dann gehen wir mal davon aus, dass Sie bereits ein erfolgreiches oder zumindest ganz gut genutztes Intranet-System im Einsatz haben. Sie veröffentlichen dort wertvolle Nachrichten und ganz viele Leute in Ihrer Organisation lesen diese Inhalte. Jetzt haben Sie ein Thema, das Ihnen sehr wichtig ist, und Sie wollen, dass es immer oben steht, weil es alle lesen sollen. Dafür haben wir in Linchpin wie gesagt eine Funktion: Wir können Nachrichten fixieren oder “anpinnen”. Auch in anderen Systemen gibt es diese Möglichkeit. Aber bevor Sie diese Option aktivieren, rate ich Ihnen: Lassen Sie die Finger von dieser Funktion! 

Solche fixierten News werden nicht durch neue Nachrichten nach unten verschoben, sondern bleiben oben kleben. Sie sind immer präsent. Das ist in der Regel sogar dann noch der Fall, wenn die Nachricht bereits gelesen wurde. Wenn sich eine fixierte Meldung nach dem vollständigen Lesen unten einfach chronologisch passend einsortieren würde, könnte ich vermutlich damit leben. Aber das funktioniert zum jetzigen Zeitpunkt nicht – weder bei Yammer noch bei den zahlreichen SharePoint-Aufsätzen, die ich gesehen habe. Immerhin kann der Autor einen Zeitraum definieren, über den die Nachricht angepinnt bleiben soll.

Ich nenne diese angepinnten News auch Geschäftsführer-Nachrichten. Das ist etwas despektierlich, da dieser Ausdruck das Bild eines unverständigen, autokratischen Managers heraufbeschwört, der sich für das Intranet und seine Wirkungsweise wenig interessiert, sondern einfach nur eine möglichst große Bühne und die ungeteilte Aufmerksamkeit will. Aber egal wie wir sie nennen: Angepinnte Nachrichten nerven, sorgen für Sarkasmus und bergen die Gefahr, nach hinten loszugehen. Warum? Weil sie sich nicht an die Gepflogenheiten des Publizierens halten. Auch auf die Gefahr, die Analogie überzustrapazieren: Wenn Ihnen Ihre Tageszeitung drei Tage am Stück den gleichen Leitartikel serviert, fänden Sie das zu Recht absurd. Genau das macht aber diese Fixierungsfunktion.

Ich bin mir übrigens ziemlich sicher, dass unsere internen Teams diese Funktion in unserer Linchpin-Lösung früher oder später umbauen werden. Aber das ist hier gar nicht der Punkt. Mir geht es darum, dass diese Funktion so verbreitet ist, weil die Betreiber (also meist hochrangige Manager) die Regeln des Intranets definieren und umbiegen dürfen. Das Anpinnen von Nachrichten ist ein gutes Beispiel dafür, wie das passiert.

Es geht bei der Planung eines Intranets eben nicht vornehmlich darum, dass Hersteller gefällige Funktionen entwickeln. Vielmehr ist es notwendig, als Kunde gründlich zu überlegen, wie das Intranet die gewünschte Aufmerksamkeit bekommen soll.

Jetzt wissen wir also, wie man es nicht machen sollte. Aber wie geht es nun richtig? Wie machen Sie Ihr wichtiges neues Projekt allen bekannt? Die Antwort ist eigentlich ganz einfach: Sie machen es, wie es die Tageszeitungen auch machen. Sie schreiben immer wieder etwas Neues; Sie beleuchten jeweils einen anderen Aspekt der Geschichte und verweisen mit Links auf die schon bestehenden Berichte. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie wirklich etwas Neues zu sagen haben oder ob Sie (wie bei einem Kommentar) einfach einen bekannten Aspekt aufgreifen und Ihre Sichtweise darstellen.

Wichtig ist, dass Sie inhaltlich immer etwas anderes anbieten, was sich nett liest und die zusätzliche Aufmerksamkeit der Leser rechtfertigt. 

Ich spiele das mal anhand verschiedener Kommunikationskanäle in unserem Intranet für Sie durch. Fangen wir mit Chatkonversationen an. Die entstehen und entwickeln sich ja oft eher erratisch. So können Sie beispielsweise getrost ein zweites Mal auf eine Konversation antworten, deren Aufmerksamkeit Sie kurzfristig steigern wollen. 

Wichtig ist dabei natürlich, dass es überhaupt thematische Gruppierungen in Konversationen gibt und neue Beiträge ein “Gespräch” nach oben rücken. Google Chat unterstützt das, unser Microblog in Linchpin, in Microsoft Teams und in Yammer ebenso. In WhatsApp oder Telegram laufen dagegen einfach alle Nachrichten nebeneinander und es gibt keine thematische Gruppierung, die aus meiner Sicht ausreichend gut funktioniert. Hier können Sie zwar auf einen spezifischen Beitrag antworten und so einen Bezug zur Ursprungsnachricht herstellen, aber Konversationen in unserem Sinne entstehen dadurch nicht. Bei Slack ist die Sache etwas komplexer: Die Software hat eine ausgereifte Konversationsunterstützung, doch meiner Erfahrung nach wird diese Funktion von den meisten Anwendern nicht genutzt; daher fühlt sich Slack so an, als gäbe es keine Gruppierung. Das mag ein persönlicher Eindruck sein und kann sich natürlich auch mit der Zeit verändern.

Auch in unserem Microblog rückt das Thema, zu dem ich etwas neu schreibe, wieder an die erste Stelle. Das Verfahren wird von unseren Mitarbeitern manchmal auch als Micropost-Nekromantie bezeichnet: Man belebt also eine eigentlich eher “tote” Diskussion wieder. Wenn die anderen Beteiligten sehr aktiv sind, viel mitlesen und eine gewisse technische Affinität mitbringen, ist diese Taktik leicht durchschaubar und wenig hilfreich. Aber immer noch deutlich besser, als oben anpinnen.

Die richtige Aufmerksamkeitssteigerung erfolgt durch einen komplett neuen Post und einen Link auf den alten. Etwa so: “Ihr wisst, dass wir vor einigen Tagen ziemlich intensiv über unsere ISO-Zertifizierung diskutiert haben. Diese Diskussion hat mich nicht losgelassen und ich wollte das noch mal aufgreifen: Hier ist mein neuer Aspekt, über den ihr ja noch mal nachdenken und mir eure Meinung sagen könnt. Gerade das Argument XY ist damit aus meiner Sicht ausgeräumt. Habt ihr dazu Gedanken?” Durch diesen Beitrag entsteht eine natürliche neue Diskussion, die mit der alten verknüpft ist.

Statt den bestehenden Beitrag oben zu fixieren oder durch Aktualisierungen künstlich zu pushen, schreiben Sie einen ganz neuen und verlinken ihn, um Kontext zu schaffen. Da ist es übrigens aus meiner Sicht durchaus zulässig, den alten Artikel ein paar Tage später mit einem Link auf den neuen Artikel zu aktualisieren. Das ist zwar ebenfalls eine Taktik zur Steigerung der Aufmerksamkeit, aber es erhöht die Kontextualität der Beiträge im System und ist inhaltlich und systematisch eigentlich nicht zu kritisieren.

Aus genau dem gleichen Grund verknüpfe ich in der Regel meine Jira-Aufgaben, die ja mit der Erstellung solcher Inhalte ursächlich verbunden sind, mit diesen Informationselementen. Die Aufgabe in Jira könnte lauten: “Alle Mitarbeiter über die ISO-Zertifizierungsaktivitäten auf dem Laufenden halten.” Dann würde ich alle Elemente verknüpfen, die eine eindeutige Link-URL haben. So werden auch diejenigen auf die Inhalte aufmerksam, die die Jira-Aufgabe beobachten oder mit ihr interagiert haben. (Nebenbei bemerkt, ermöglichen es gute Systeme wie Confluence und Jira den Beobachtern natürlich auch, die Abonnements von Elementen per Knopfdruck schnell wieder zu beenden.)

Sind Sie gedanklich noch dabei? Ich würde es verstehen, wenn Sie hier zwischenzeitlich kurz ausgestiegen sind, weil Ihnen das zu operativ und zu detailliert ist. Ich halte auch nicht viel von “Taktiken”. Aber der Wunsch nach Aufmerksamkeit ist mit zunehmender Unternehmensgröße auch oft sehr stark. Diese Maßnahmen können Sie sich dann ja noch mal ins Gedächtnis rufen.