Die Bausteine eines jeden Projekts sind Vorgänge. Vorgänge fungieren als Arbeitspakete, die innerhalb des Projekts die jeweiligen Workflows durchlaufen, bis die Arbeit abgeschlossen ist.

Ein Vorgang kann Subtasks haben, die einzeln zugewiesen und nachverfolgt werden können. Du kannst auch die Sicherheit auf Vorgangsebene steuern, um einen Vorgang auf bestimmte Mitglieder deines Teams zu beschränken. 

Auf dieser Seite erfährst du mehr über das Erstellen und Konvertieren von Vorgängen und Subtasks sowie über die Einstellung der Sicherheit auf Vorgangsebene. Du kannst auch mehrere Vorgänge und Subtasks über den CSV-Import importieren. Hier erfährst du, wie du mehrere Vorgänge aus einer CSV-Datei importieren kannst.

Für diejenigen, die gerade erst anfangen, findest du in unserer Admin-Doku eine Anleitung, wie du Vorgangstypen konfigurierst. (Englisch) 

Du benötigst die Projektberechtigung Vorgang erstellen für das entsprechende Projekt des Vorgangs.

Um einen Vorgang irgendwo in Jira zu erstellen:

1. Klicke auf Erstellen.
2. Gib eine Zusammenfassung für den Vorgang ein.
3. Fülle alle Pflichtfelder und alle anderen Felder aus, die du möchtest.
   1. Optional: Um zu ändern, welche Felder angezeigt werden, wenn du einen weiteren Vorgang erstellst, klicke auf Felder anzeigen > Benutzerdefinierte Felder und wähle die gewünschten Felder aus oder entferne sie. Wenn du das nächste Mal einen Vorgang erstellst, werden die ausgewählten Felder angezeigt.
   2. Optional: Um weitere Vorgänge mit demselben Projekt und demselben Vorgangstyp zu erstellen, aktiviere das Kontrollkästchen Weiteren Vorgang erstellen. Je nach deiner Konfiguration und dem Verlauf der Vorgänge sind einige Felder bereits ausgefüllt. Überprüfe diese, bevor du den neuen Vorgang erstellst.
4. Wenn du fertig bist, klicke auf Erstellen. 

Wenn du einen Vorgang in einem Board erstellst, das einen JQL-Filter verwendet, erbt der Vorgang Felder wie benutzerdefinierte Werte und Stichworte. 

Dein neu erstellter Vorgang erscheint ganz oben in deinem Backlog, es sei denn;

• Du hast einen Vorgang im Backlog ausgewählt - dein Vorgang wird direkt unter dem ausgewählten Vorgang erstellt.
• Du hast beim Erstellen des Vorgangs einen Sprint angegeben - dein Vorgang wird am unteren Ende des Sprints erstellt.

Du kannst Vorgänge schnell mit der Inline-Vorgangserstellung im Backlog erstellen (nur für Scrum Boards, Backlog und zukünftige Sprints). Klicke einfach auf + Vorgang erstellen. 

Wenn der Filter deines Boards mehr als ein Projekt angibt, musst du trotzdem den gesamten Dialog Vorgang erstellen ausfüllen.

Wenn du die Inline-Problemerstellung verwendest, um Vorgänge zu erstellen, sind deine Vorgänge nicht auf bestimmte Rollen im Projekt beschränkt. Auf diese Vorgänge kann jeder zugreifen, der dein Projekt sehen kann. Um Vorgänge einzuschränken, kannst du sie über die globale Navigation erstellen.

Du kannst auch einen Vorgang erstellen, der automatisch zu einem bestimmten Epic gehört. Wenn du Epics verwendest, klicke auf Felder anzeigen und füge das Feld Epic Link zum Fenster hinzu. Dann kannst du Vorgänge zu Epics hinzufügen, während du sie erstellst. Hier erfährst du mehr über die Arbeit mit Epics.

Klone einen Vorgang, um schnell ein Duplikat davon im selben Projekt zu erstellen. Der geklonte Vorgang enthält die meisten Details des ursprünglichen Vorgangs, wie die Zusammenfassung, die betroffenen Versionen und Komponenten. Einige Details werden nicht geklont, z. B. die protokollierte Zeit, Kommentare, der Verlauf und Links zu Confluence Seiten. Der Status des Vorgangs kehrt außerdem zum ersten Schritt des entsprechenden Workflows zurück, und die Lösungen werden gelöscht. Der geklonte Vorgang kann mit dem ursprünglichen Vorgang verknüpft werden, muss es aber nicht.

So klonst du einen Vorgang:

1. Öffne den Vorgang
2. Klicke auf Aktionen () > Klonen
3. Bearbeite optional die Zusammenfassung des geklonten Vorgangs
4. Wenn es für den Vorgang, den du klonst, zutrifft, kannst du auch aus diesen Optionen wählen:
   • Subtasks klonen, um bestehende Subtasks zu kopieren
   • Anhänge klonen, um vorhandene Anhänge hinzuzufügen
   • Links klonen, um vorhandene verknüpfte Vorgänge hinzuzufügen
   • Sprint Wert klonen, um die aktuellen und abgeschlossenen Sprint-Werte des Vorgangs zu kopieren
5. Klicke auf Erstellen

Die Aufteilung eines Vorgangs ist sinnvoll, wenn ein Vorgang so groß ist, dass es besser ist, ihn in zwei oder mehr Vorgänge aufzuteilen, um die Arbeit überschaubarer zu machen. Beachte, dass du einen Vorgang nur aus dem Scrum Backlog und dem Kanban Backlog (falls aktiviert) aufteilen kannst, nicht aber aus Aktiven Sprints oder dem Kanban Board.

1. Navigiere zum Backlog deines Softwareentwicklungsprojekts (Scrum oder Kanban).
2. Klicke mit der rechten Maustaste auf einen Vorgang und klicke auf Vorgang aufteilen. 

Du findest die Option, einen Vorgang aufzuteilen, auch im Abschnitt Sprint oder Ausgewählt für Entwicklung deines Backlogs. Hier erfährst du mehr über dein Kanban Backlog.

Was passiert, wenn ich einen Vorgang aufteile?

In einem Scrum Backlog

• Wenn du einen Vorgang im Backlog aufteilst, wird der neue Vorgang an den Backlog-Bereich gesendet.
• Wenn du einen Vorgang in einem aktiven Sprint aufteilst, kannst du wählen, ob der neue Vorgang an das Backlog oder an einen zukünftigen oder aktiven Sprint gesendet werden soll.

In einem Kanban Backlog

Nach der Aufteilung eines Vorgangs wird der neue Vorgang an den Abschnitt Backlog gesendet. Das hängt von der Spaltenkonfiguration deines Kanban Boards ab, aber im Wesentlichen ist dies der Abschnitt für die Spalte, die dem Anfangsstatus deines Workflows zugeordnet ist.

Hier erfährst du mehr darüber, wie du dein Kanban Board einrichtest. 

Was passiert mit den Details des Vorgangs?

• Der neue Vorgang ist vom gleichen Typ wie der ursprüngliche. Wenn du zum Beispiel eine Story in zwei oder mehr Vorgänge aufteilst, sind die neuen Vorgänge ebenfalls Storys.
• Der neue Vorgang enthält die meisten Details des ursprünglichen Vorgangs, wie Priorität, Komponente, Stichwort usw.
• Zu den Vorgangsdetails, die nicht übernommen werden, gehören Arbeitsprotokoll, Kommentare, Vorgangsverlauf, Vorgangsverknüpfungen, benutzerdefinierte Felder usw. - allerdings wird der ursprüngliche Vorgang mit dem neuen Vorgang verknüpft.
• Der neue Vorgang enthält die Zusammenfassung, die du bei der Aufteilung des Vorgangs eingegeben hast.
• Wenn der ursprüngliche Vorgang Schätzungen enthält, kannst du auch für den neuen Vorgang Schätzungen eingeben. Du kannst auch die Schätzung des ursprünglichen Vorgangs bei Bedarf aktualisieren.
• Der Vorgangsstatus kehrt außerdem zum ersten Schritt des entsprechenden Workflows zurück und die Beschlüsse werden gelöscht.

Für einen Vorgang kann ein Subtask erstellt werden, um den Vorgang in kleinere Teile aufzuteilen oder um verschiedene Aspekte eines Vorgangs verschiedenen Personen zuzuweisen. Wenn du feststellst, dass eine Subtask die Lösung eines Vorgangs verzögert, kannst du die Subtask in einen Vorgang umwandeln, damit sie unabhängig bearbeitet werden kann. Wenn du feststellst, dass ein Vorgang eigentlich nur ein Subtask eines größeren Vorgangs ist, kannst du ihn auch in einen Subtask umwandeln.

Du kannst nur dann Subtasks erstellen, wenn dein Administrator Subtasks aktiviert und den Vorgangstyp der Subtask in das Vorgangstyp-Schema des Projekts aufgenommen hat.

So erstellst du einen untergeordneten Vorgang:

1. Öffne den Vorgang, der der übergeordnete Vorgang sein soll

2. Klicke auf das Symbol unter der Beschreibung des Vorgangs

3. Füge eine Zusammenfassung des Vorgangs hinzu und klicke auf Erstellen

Wenn du eine Subtask erstellst, werden die folgenden Werte von der übergeordneten Aufgabe übernommen:

• Projekt
• Sicherheitsstufe des Vorgangs
• Sprint-Wert (falls vorhanden)

Ändern des Vorgangstyps

Nachdem du einen Vorgang erstellt hast, möchtest du vielleicht den Vorgangstyp ändern, um die zu erledigende Arbeit besser darzustellen. Du kannst zum Beispiel einen Vorgang, der als Task erstellt wurde, in einen Bug umwandeln.

1. Öffne den Vorgang, an dem du gerade arbeitest
2. Klicke auf das Symbol für den Vorgangstyp oben links neben dem Schlüssel des Vorgangs
3. Wähle den neuen Vorgangstyp aus

Wenn der neue Vorgangstyp andere Felder enthält oder einen anderen Workflow hat, öffnen wir das Fenster Vorgang verschieben, um die Änderung abzuschließen.

Einen Subtask in einen Vorgang umwandeln

1. Navigiere zu dem Subtask-Vorgang, den du umwandeln möchtest.
2. Klicke auf Mehr () > In Vorgang konvertieren.
3. In Schritt 1. Wähle im Fenster Vorgangstyp einen neuen Vorgangstyp aus (z.B. einen Standardvorgang) und klicke auf Weiter.
4. Wenn der aktuelle Status der Subtask kein zulässiger Status für den neuen Vorgangstyp ist, wird Schritt 2. Das Fenster Neuen Status auswählen angezeigt. Wähle einen neuen Status und klicke auf Weiter.
5. In Schritt 3. Das Fenster Felder aktualisieren fordert dich auf, zusätzliche Felder einzugeben, wenn sie erforderlich sind. Andernfalls siehst du die Meldung Alle Felder werden automatisch aktualisiert. Klicke auf Weiter.
6. Schritt 4. Das Fenster Bestätigung wird angezeigt. Wenn du mit den neuen Angaben für den Vorgang zufrieden bist, klicke auf Fertigstellen.
7. Der Vorgang wird nun angezeigt. Du siehst, dass es sich nicht mehr um einen Subtask handelt, d.h. es gibt keine übergeordnete Vorgangsnummer mehr, die am oberen Rand des Fensters angezeigt wird.

Einen Vorgang in einen Subtask umwandeln

1. Öffne den Vorgang und wähle das Symbol für den Vorgangstyp oben links im Vorgang aus
2. Klicke auf Subtask aus der Liste der verfügbaren Vorgangstypen
3. Wähle den übergeordneten Vorgang für den neuen Subtask aus

Du kannst einen Vorgang nicht in einen Subtask umwandeln, wenn der Vorgang selbst Subtasks enthält. Zuerst musst du die Subtasks des Vorgangs in eigenständige Vorgänge umwandeln, dann kannst du sie bei Bedarf in Subtasks eines anderen Vorgangs umwandeln. Subtasks können nicht direkt von einem Vorgang in einen anderen verschoben werden. Du musst sie in Standardvorgänge umwandeln und dann in Subtasks ihres neuen übergeordneten Vorgangs.

Wir empfehlen zwar, offen zu arbeiten, aber manchmal möchtest du vielleicht einschränken, wer eine bestimmte Arbeit sehen kann. Du könntest zum Beispiel einschränken, wer Aufgaben einsehen kann, die mit sensiblen Finanzdaten, Einstellungsinformationen oder anderen persönlichen Informationen zu deiner Beschäftigung zu tun haben, oder sicherheitsrelevante Softwareentwicklungsarbeiten.

Du kannst die Einsicht in Vorgänge sowohl in vom Unternehmen verwalteten als auch in vom Team verwalteten Projekten einschränken, aber das Verfahren ist in beiden Fällen unterschiedlich.

Du kannst im Free-Tarif für Jira Software oder Jira Work Management keine Projektberechtigungen oder Rollen bearbeiten und du kannst in keinem Free-Tarif (einschließlich Jira Service Management) die Sicherheit auf Vorgangsebene konfigurieren. Hier erfährst du mehr darüber, wie Projektberechtigungen in Free-Tarifen funktionieren (Englisch). Um die leistungsstarken Funktionen von Jira für die Verwaltung von Projektberechtigungen zu nutzen, musst du ein Upgrade deines Tarifs durchführen (Englisch).

Den Zugriff auf einen Vorgang in einem vom Unternehmen verwalteten Projekt einschränken

In Projekten, die vom Unternehmen verwaltet werden, kannst du den Zugriff einschränken, indem du die Sicherheitsstufe des Vorgangs festlegst.

So legst du die Sicherheitsstufe für Vorgänge in vom Unternehmen verwalteten Projekten fest:

1. Klicke auf das Schlosssymbol oben rechts im Vorgang. Dieses Symbol wird nur angezeigt, wenn für das Projekt ein Sicherheitsschema konfiguriert wurde.
2. Wähle die gewünschte Sicherheitsstufe aus.

Du kannst die Sicherheitsstufe eines Vorgangs auch entfernen, indem du auf das Schlosssymbol klickst und dann Sicherheitsstufe entfernen auswählst.

Jira-Administratoren können Sicherheitsstufen (und deren Mitgliedschaft) über Vorgangs-Sicherheitsschemata hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Hier erfährst du mehr über Vorgangs-Sicherheitsschemata. (Englisch)

Beschränke den Zugriff auf einen Vorgang in einem vom Team verwalteten Software-Projekt

In vom Team verwalteten Softwareprojekten kannst du den Zugriff auf bestimmte Rollen in deinem Projekt einschränken.

Um den Zugriff einzuschränken, musst du eine Rolle mit der Berechtigung Jeden Vorgang einschränken in dem Projekt haben. Hier erfährst du mehr über Rollen und Berechtigungen in vom Team verwalteten Projekten.

So schränkst du den Zugriff beim Erstellen eines Vorgangs ein:

1. Wähle + Erstellen in der Navigation aus.
2. Fülle alle erforderlichen Felder für den Vorgang aus.
3. Klicke in der Liste der Felder des Vorgangs auf das Feld Beschränken auf.
4. Wähle aus der Dropdown-Liste die Rollen aus, die den Vorgang sehen dürfen.
5. Klicke auf Erstellen.

Um einen Vorgang auf bestimmte Rollen zu beschränken, musst du ihn mit den oben genannten Schritten erstellen. Wenn du einen Vorgang mit einer anderen Methode erstellst, wird der Vorgang nicht eingeschränkt.

Wenn du einen Sub-Task eines Vorgangs erstellst, der Einschränkungen hat, erbt der Sub-Task die Einschränkungen vom übergeordneten Vorgang. Du kannst die Vorgangsbeschränkungen des Sub-Tasks nicht individuell ändern. Um Einschränkungen für Sub-Tasks zu setzen, musst du die Einschränkungen für den übergeordneten Vorgang aktualisieren.

Um den Zugriff zu beschränken, nachdem ein Vorgang erstellt wurde:

1. Klicke auf das Schloss-Symbol oben rechts im Vorgang.
2. Wähle aus dem Dropdown-Menü die Rollen aus, die du für den Vorgang zulassen möchtest.
3. Klicke auf Einschränken.

Du kannst Rollen auch entfernen, indem du das X neben dem Namen der Rolle im Menü auswählst.

Administratoren von vom Team verwalteten Projekten können auf der Seite Zugriff neue Rollen und deren Mitgliedschaft hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Gehe dazu auf Projekteinstellungen > Zugriff. Hier erfährst du mehr über Rollen und Berechtigungen in vom Team verwalteten Projekten.

Wenn Vorgänge in großen Mengen aus einem vom Unternehmen verwalteten Projekt in ein vom Team verwaltetes Projekt verschoben werden, werden deine Vorgänge ohne Einschränkungen verschoben und sind dann offen.

Wenn du eine benutzerdefinierte Rolle löschst, die mit Einschränkungen für Vorgänge verbunden ist, sind die Vorgänge für diese Rolle nicht mehr zugänglich. Wenn es zum Beispiel eine benutzerdefinierte Rolle Entwickler gibt und die Vorgänge nur auf diese Rolle beschränkt sind, werden die Vorgänge unzugänglich, wenn die Rolle gelöscht wird. Wenn die Vorgänge auf eine Reihe von Rollen beschränkt sind, zu denen auch die Rolle Entwickler gehört, dann können andere Rollen auf die Vorgänge zugreifen, wenn die Rolle Entwickler gelöscht wird.

Um einen Vorgang zu löschen, musst du die Berechtigung Vorgänge löschen in dem Projekt haben, in dem dieser Vorgang erstellt wurde. Hier erfährst du mehr über Projektberechtigungen.

Um einen Vorgang zu löschen:

1. Navigiere zu dem Vorgang und sieh dir seine Details an.
2. Klicke auf Mehr () > Löschen.