Die Einführung eines Intranets betrifft alle Mitarbeiter. Je mehr das sind, desto wichtiger ist eine durchdachte, effiziente und effektive Vorgehensweise. Auch der beste Plan ist nur ein Anhaltspunkt. Das zu verstehen, fällt den meisten großen Konzernen schwer. Schon wenn Sie mehr als 1.000 Mitarbeiter haben, sollten Sie sich erfahrene Intranet-Berater zur Seite nehmen. Wenn Sie mehr als 10.000 Mitarbeiter haben, können Sie nicht einfach planen und dann ausrollen.

Erfolgreich ist nur, wer schrittweise neu plant.

Nur iterative Modelle, die regelmäßig auf Wirksamkeit und die Reaktion und Effekte bei den Mitarbeitern überprüft und angepasst werden, sind erfolgsversprechend. Wenn Sie erfolgreich sein wollen, müssen Sie sich darauf vorbereiten, Ihren Plan zu verändern. Und Sie brauchen ein Intranet-Projekt-Team, in dem die Aufgaben und Herausforderungen schon mal von einigen Personen in anderen Unternehmen gelöst wurden. Erfahrene Projektteilnehmer bereichern ein Intranet-Projektteam besonders stark.

Unserer Berater haben bereits in über 30 Projekten mit teils sehr großen Konzernen Intranets eingeführt. Verlassen Sie sich auf unsere Erfahrung.

Erfahrung und Struktur im Vorgehen

Iteratives Vorgehen befreit allerdings nicht vor einer sauberen Vorbereitung und grundlegenden Struktur. Aus zig Intranet-Projekten und dem Bedarf einer Standardisierung haben unsere Berater eine Projektvorlage für Intranet-Projekte erschaffen, die wir als Richtlinie für unsere Linchpin-Projekte benutzen.

Quelle und Download der Workshop-Unterlagen: http://seibert.biz/linchpinworkshopvorlagen 

Das oben stehende PDF-Dokument stellt eine umfangreiche und durchdachte Vorbereitung auf alle Workshops dar, die wir in der Regel im Intranet-Projekt durchführen. Es gibt einen Kickoff-Workshop, einen Struktur-Workshop, einen Konzeptions-Workshop und einen Design-Workshop. Für all diese Workshops gibt es "Hausaufgaben für Kunden" zur Vorbereitung samt einer Einladungsliste der Rollen, die kundenseitig beim Termin dabei sein sollen. Darüber hinaus gibt es eine Agenda für den Workshop selbst und beispielhafte Ergebnisse aus anderen Workshops.

Abstimmung mit Arbeiternehmervertretungen und Vorstand

Wichtige Stakeholder für ein Intranet sind Arbeitsnehmervertretungen und der Vorstand. Für beide sollten Sie einige Workshops und Termine einplanen, deren Inhalt allerdings unserer Erfahrung nach nicht vorgefertigt, sondern individuell vorbereitet werden muss.

Zum Thema Betriebsrat haben wir in unserem Weblog und auf unseren Websites schon viele Fachartikel und Wissen veröffentlicht.

Skalierbare Schulungen als Webinare für bis zu 500 Mitarbeiter gleichzeitig

Zusätzlich zu Workshops mit dem Intranet-Team und Treffen mit Stakeholdern ist eine Heranführung der Mitarbeiter an die Software sinnvoll und erforderlich. Wir bieten für das Intranet-Projekt-Team und für die ersten "Leuchtturm-Cases" (Anwendungsfälle mit Strahlkraft im Unternehmen) persönliche Präsenzschulungen an. Der Rest der Mitarbeiter kann an Remote-Schulungen teilnehmen. Dabei können bis zu 500 Mitarbeiter gleichzeitig an einem Webinar teilnehmen. Die Organisation auch mit tausenden von Mitarbeitern erfolgt schon direkt im Prototypen der Software und zeigt den Mitarbeitern auch auf, wie gut eine solche Lösung funktionieren kann.