Das hier ist unser Wiki-Buch. Lassen Sie sich nicht vom hässlichen Einband abschrecken! Es hat schon ein paar Jahre auf dem Buckel, gerade in der schnelllebigen IT-Welt ist das ja nicht zu vernachlässigen, aber etliche Gedanken haben nach wie vor ihre Gültigkeit. Na klar, das Exemplar können Sie gerne behalten.

Siehe auch: https://seibert.biz/wikibuch 

Jedenfalls gibt es in diesem Buch einen Abschnitt, der 66 Gründe für ein Firmenwiki enthält. Wir können ja die wichtigsten dieser Argumente und Anwendungsmöglichkeiten mal aufgreifen, durchgehen und gedanklich quasi aktualisieren. 

Damit möchte ich Ihr Verständnis dafür schärfen, dass der Einsatz eines Wikis in Ihrer Organisation nicht einer überschaubaren Anzahl vorgefertigter Situationen folgt, sondern in unzähligen fließend ineinander übergehenden Szenarien auf unterschiedliche Art und Weise für Tausende Menschen nützlich sein kann.

Aus meiner Erfahrung gehört diese Erkenntnis bei einer Wiki-Einführung im Unternehmen zu den härtesten aller Nüsse. Es ist ein bisschen so, als würden Sie ein Werkzeug einführen, aber noch nicht genau wissen, wofür es dann genutzt wird. Noch schwieriger ist es für die Mitarbeiter: Ich soll mich hier also in eine neue Software einarbeiten, ohne dass ich weiß, wofür, wann und wie ich sie künftig verwenden werde? Diese Situation wollen wir auflösen und entspannen.

Hier ist also das Beste aus unseren 66 Beispielen:

Organisationales Lernen

Ein Wiki hilft Ihnen dabei, Projektergebnisse und Learnings festzuhalten und für andere verfügbar zu machen. Es reduziert damit die Wiederholung von Fehlern und befördert organisationales Lernen. Da, wo sie bisher alleine unterwegs gewesen sind, um Texte oder Konzepte zu schreiben, haben Sie jetzt die Möglichkeit, gemeinsam mit einer Gruppe von Menschen zu arbeiten und zu denken. Und zwar nicht nur gleichzeitig in einem Meeting, sondern vor allem auch asynchron über viele Tagen oder Wochen hinweg, ohne dass jemand das Gefühl bekommt, den Fortschritt des Dokuments nicht mehr unter Kontrolle zu haben.

Qualitätsmanagement

Wenn Sie im Unternehmen ein Qualitätsmanagement (zum Beispiel nach ISO) haben oder einführen möchten, ist ein Wiki eine moderne und hilfreiche Grundlage, um einerseits die technischen Grundlagen für eine solche Zertifizierung schnell und praxistauglich zu erstellen und vorzuhalten und andererseits die einzelnen Dokumente und Prozesse einem revisionssicheren Workflow zu unterwerfen.

Handbücher

Sie können bestehende Handbücher (etwa für Ihre Produkte) eins zu eins übernehmen oder als native Inhalte ins Wiki überführen und dort mithilfe der Zusammenarbeitsfunktionen und Workflows weiterentwickeln. Ich bin davon überzeugt, dass Sie in Sachen Qualitätsmanagement und Handbücher keinen besseren und besser passenden Ort als ein Wiki finden werden.

Ideen festhalten

Sie können Ideen an einem zentral zugänglichen Ort festhalten und gemeinsam sammeln und diskutieren. Damit lassen sich Brainstormings prima ergänzen, “verlängern” und verbessern.

Dokumentation, Tutorials

Natürlich können Sie im Wiki auch andere Formen der Dokumentation prima erstellen und verwalten, weil hier viele kleine Änderungen an der Tagesordnung sind. Die Versionierung und die Kontrollmöglichkeiten eines Wikis passen perfekt dazu. Zu den Anwendungsfällen gehören Tutorials (auch als Videos) und Anleitungen, FAQs (Fragen und Antworten) sowie alles, was man nachschlagen kann. Sie können sogar proprietäre Dokumente ablegen, verwalten und bequem durchsuchen.

News-Clippings, Konkurrenzbeobachtung

Einige unserer Kunden nutzen das Wiki für Prozesse der Unternehmenskommunikation wie News-Clippings: Wo wird mein Unternehmen in der Presse oder im Web erwähnt? Auch Aspekte wie Konkurrenzbeobachtung und Wettbewerbsanalyse lassen sich im Wiki gut organisieren.

Berechtigungen

Im Wiki können Sie alle möglichen Berichte nicht nur mit sinnvollen Berechtigungen ausstatten, sondern auch sehr gut multimedial so aufbereiten, dass sie einerseits dynamisch sind und andererseits weiterführenden Kontext bieten und Diskussionen ermöglichen. Viele unserer Kunden bereiten Website-Inhalte im Wiki gemeinsam vor.

Extranet

Das Wiki kommt oft als Extranet zum Einsatz, weil es sich für das Projektmanagement und in Sachen Referenz so gut eignet. (Darauf sollten wir gleich noch zurückkommen! Siehe auch: “Inner Loop, Outer Loop, Extranet”)

Diagramme

Moderne Wikis bieten native Optionen zur Erstellung und Verwendung von Diagrammen. Beispielsweise sind für die zentrale Dokumentation der IT-Infrastruktur oder die Visualisierung einer Software-Architektur Flowcharts perfekt geeignet.

Erstellung und Ablage von Vorlagen

Die Erstellung und Ablage von Vorlagen aller Art wird von einem Wiki gut unterstützt. Das können Beispiele für die Kommunikation wie E-Mail-Signaturen, Briefköpfe und Brieflayouts oder auch Präsentationsvorlagen sein. Auch hier ist ein Wiki in der Kombination aus schnellen, kleinen Änderungen, der Versionierung und der einfachen Überwachung vielen anderen Systemen überlegen. Auch die Vorschauansichten für Dateien, ohne die einzelnen Vorlagen erst öffnen zu müssen, erweisen sich immer wieder als zeitsparend und effizient.

Glossar und Lexikon

Der Einsatz als internes Glossar und Lexikon geht auf die Wurzeln von Wikis zurück – das Wiki-Ursystem Wikipedia. Sie werden kaum in Zweifel ziehen, dass ein Wiki als Nachschlagewerk für Fachbegriffe im Unternehmen gut geeignet ist. Das Wikipedia-Vorbild gehört zu den erfolgreichsten Websites der Welt.

Recherche

Einige unserer Kunden nutzen Wikis, um Links und interessante Quellen für die Recherche im Internet in thematisch organisierten Listen zur Verfügung zu stellen.

Vorstellung von Abteilungen, Geschäftsbereichen und/oder Dienstleistungen

Gerade in Intranet-nahen Anwendungsfällen ist die Vorstellung von Abteilungen, Geschäftsbereichen und/oder internen Dienstleistungen eine einfache und praktische Möglichkeit der Wiki-Nutzung. Hier eröffnen die vielen Formatierungsmöglichkeiten den Redakteuren große Gestaltungsfreiheiten. Ein Wiki-System fördert schnelle und einfache Änderungen durch viele Beteiligte, während beispielsweise ein Abteilungsverantwortlicher stets die Kontrolle behält.

Standardisierung durch Vorlagen

Nicht nur im Hinblick auf die Vorstellung von Abteilungen und internen Dienstleistungen, sondern überall dort, wo eine gewisse Standardisierung durch Vorlagen gewünscht ist, setzen unsere Kunden eine Vorlagen-Software innerhalb des Confluence-Wikis ein (siehe “Adil Nasri: Vorlagen in Intranets”).

Gemeinsame Erarbeitung von Verträgen

Für die gemeinsame Erarbeitung von Verträgen mit ihren Änderungen ist ein Wiki auf längere Sicht eine geeignete Lösung. Ich räume ein, dass die meisten Organisationen ihre Verträge wohl eher in Word oder Google Docs erstellen, was ebenso gut und in Sachen Ausdruck sogar noch besser funktioniert. Wenn die Dokumente jedoch sehr umfangreich sind und über einen langen Zeitraum hinweg immer wieder bearbeitet werden, hat das Wiki einige Vorteile. Zum Beispiel können Sie Inhalte in kleinere, “besser verdauliche” Häppchen aufteilen und später wieder zusammenfügen.

Schaltungspläne

Schaltungspläne für Blogartikel und Social-Media-Posts in Form von Tabellen nutzen wir oft und intensiv. Hier planen die verantwortlichen Teams oder Abteilungen ihre externen Veröffentlichungen. 

Tabellen

Gerade bei Tabellen, zu denen viele Mitarbeiter Änderungen beitragen, kann ein Wiki seine Stärken ausspielen. Freilich bieten inzwischen auch Google Tabellen und Excel Online die Möglichkeit, gemeinsam an Tabellen zu arbeiten. Diese sind allerdings auf reinen Text beschränkt, während moderne Wikis reichhaltige, multimediale Inhalte erlauben. Zum Beispiel können Sie Bilder oder auch Formate wie PDF-Dokumente hochladen und direkt einbinden. Zudem ist es möglich, innerhalb von Zellen mit Formatierungen, Überschriften und Links zu arbeiten. Damit organisieren wir unter anderem Feedback-Listen, Meinungsbilder, Bug-Übersichten und vieles mehr.

Unternehmenswerte

Die Unternehmenswerte sowie die Ziele und die Vision der Organisation werden über das Wiki jederzeit zugänglich und auffindbar.

Bestelllisten

Bestelllisten pflegen wir oft spontan und wenig strukturiert mit Wiki-Seiten. Natürlich haben wir einen strukturierten Bestellprozess. Aber wenn die Leute während eines Hackathons Pizzen bestellen, tragen sie sich mit ihren Wünschen in eine rasch erstellte Wiki-Seite ein.

Kundenschulungen

Die Unterlagen für unsere Kundenschulungen dokumentieren wir im Wiki und machen sie für alle Mitarbeiter verfügbar. Auch andere interne und externe Schulungsunterlagen legen wir im Wiki ab, damit Kollegen später auf sie zugreifen und sie vielleicht für eigene Weiterbildungszwecke nutzen können.

Onboarding

Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist für uns und sehr viele unserer Kunden ein wichtiges Thema. Dabei geht es darum, dass neue Kollegen sich schnell im Unternehmen zurechtfinden und rasch zur Wertschöpfung beitragen können. Ein gutes Onboarding sorgt dafür, dass die Zeit der Einarbeitung kurz ist und die Mitarbeiter anschließend kompetent unterstützt werden (siehe “Onboarding mit dem intergalaktischen Flugplan”). Dabei helfen Wissen und Grundlagen viel. Ein großer Teil dieses Grundlagenwissens ist für alle Angestellten gleich – und diesen Teil sollten Sie auf jeden Fall im Intranet abbilden. Darüber hinaus kann es bereichsspezifische Informationen geben.

Essensplan

Der Essensplan für die nächste Woche oder die Tagesgerichte der Kantine sind in einem Unternehmen wohl die am meisten aufgerufenen Informationen. Eigentlich wünschen wir uns in Projekten, dass die Mitarbeiter eine digital und schlau unterstütze Bestellmaske für ihr Essen haben. Die Realität besteht aber zumeist aus PDF-Dokumenten, die ein Caterer zur Verfügung stellt. Gerade diese statischen Informationen und deren häufiger Wechsel lassen sich über ein Wiki prima abbilden. Und dank der automatischen Änderungsbenachrichtigungen sind Sie sofort im Bilde, wenn die Kollegen einen neuen Essensplan eingestellt haben.

Track-Records

Wir nutzen das Wiki zusätzlich für sogenannte Track-Records. So nennen wir Listen und Tabellen mit Erfolgen zum Beispiel aus Marketing und Vertrieb. Das Marketing könnte im Track-Record die durchgeführten Marketingmaßnahmen mit Daten und erhofften Effekten auflisten. Wir nutzen diese Listen, um Erfolge, die im Vertriebs-Track-Record stehen, im Hinblick auf eine Korrelation mit den Marketingaktivitäten abzugleichen. Das ist besonders spannend, wenn Sie nur wenige, aber umso größere Erfolge zu feiern haben. Das Knallen der Sektkorken ist gerade verklungen, da fragen schon die Ersten, wie man den Erfolg systematisch wiederholen kann. Eine gute Antwort darauf zu finden, ist in der Regel sehr schwer. Doch solche Listen mit Arbeitsergebnissen aus unterschiedlichen Abteilungen helfen dabei, eine Geschichte aufzubauen, die plausibel klingt und die eine Grundlage für weitere Hypothesen und Experimente bilden kann. Ein Wiki ist für solche Track-Records besonders gut geeignet, weil es transparent und für alle Leute im Unternehmen leicht einsehbar ist. Darüber hinaus können beliebig viele Personen jederzeit an den Daten und Inhalten arbeiten.

Normen, Standards und Vorschriften

Wenn ein Unternehmen zum Beispiel in der Automobilindustrie tätig ist, gehören Normen, Standards und Vorschriften zum Tagesgeschäft. Viele unserer Kunden nutzen das Wiki, um solche Anforderungen systematisch und übersichtlich zu dokumentieren und verfügbar zu machen. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, dass Nutzer nicht nur die nativen Inhalte, sondern auch Dateianhänge durchsuchen können.

Betriebsrat

Ein Wiki ist für den Betriebsrat oder die Personalvertretung eine hervorragende Plattform, um alle Mitarbeiter zu informieren. Es gehört zu den ärgerlichsten und überflüssigsten Problemen (oder vielmehr Missverständnissen) in Intranet-Projekten, dass die Projektleitung und die beauftragende Geschäftsführung den Betriebsrat als Gegenspieler wahrnehmen. Darüber haben wir uns ja schon ausgetauscht (siehe “Vor dem Start – eine breite Unterstützung finden”). Deshalb wollen wir uns hier nur noch einmal kurz in Erinnerung rufen, dass die Intranet-Plattform für die Mitarbeitervertreter eine ideale Präsentations- und Kommunikationsgrundlage ist. Der Betriebsrat wird das Wiki im Sinne seiner Aufgabe auch gewiss nutzen. Ob dieser Nutzung ein Konflikt vorausgegangen ist oder nicht, ändert oder reduziert nichts an diesem Anwendungsfall. Und wenn Sie mit Ihrem Intranet eine bessere Zusammenarbeit und mehr Transparenz anstreben, sollten Sie dort auch Betriebsrat-Inhalte dulden und zulassen. Sie bilden aus Sicht der Mitarbeiter oft eine wertvolle Informationsquelle.

Formulare

Falls Sie (noch) keine digitalen Formulare im Intranet anbieten, können Sie bestehende PDFs zum Download und Ausfüllen vorhalten und verlinken. Das sehen wir in Projekten mit Konzernen häufig. Teilweise werden solche PDF-Formulare auch für die Kommunikation mit Kunden benötigt.

Anleitung zur Intranet-Nutzung

Und zu guter Letzt darf als Vorschlag natürlich die Anleitung zur Nutzung der Intranet-Plattform selbst nicht fehlen, die Sie mit Ihrem Team im Wiki hervorragend nach und nach aufbauen und dann auch in unterschiedliche Formate exportieren können (beispielsweise als PDF oder E-Book).