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Was können und sollten Sie selbst tun, um auf ein erfolgreiches Social Intranet hinzuwirken?

Die Einführung und Etablierung eines modernen Social Intranets ist ein Projekt, das oftmals mit einer Veränderung der Unternehmenskultur einhergeht – hin zu mehr Mitarbeiterorientierung, mehr eigenständiger Organisation, mehr Vertrauen und weniger Reglementierung. Hinter solch einem Vorhaben muss die Unternehmensführung von Beginn an stehen. Die frühzeitige Involvierung der Mitarbeiter ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Die folgenden Anregungen bieten Best Practices für ein wirksames Change-Management.

Konkrete Tipps und Best Practices für die Einführung

Maßnahme	Erläuterung	Aufwand	Politischer Widerstand	Delegierbarkeit	Externe Kosten
Prototyp öffentlich bereitstellen	Mitarbeitern die Gelegenheit geben, mit dem System in Berührung zu kommen, z.B. mit einem großen Touchscreen in der Kantine, im Foyer oder anderen stark frequentierten Bereichen	GERING	MITTEL		GERING
Marketing-Kampagne	Poster, Aufkleber, Aufsteller, Notizblöcke und ähnliche Werbemittel mit der richtigen Botschaft schaffen Aufmerksamkeit für das Intranet und seine Möglichkeiten und helfen, passgenau auf die Anwendungsfälle hinzuweisen.	MITTEL	GERING		Konzeption, Design, Umsetzung
Intranet-Charta etablieren	Eine Intranet-Charta bietet einen Verhaltenskodex und Nutzungsrichtlinien, die einen Rahmen für die Zusammenarbeit festlegen. Sie hilft, Missverständnisse von vornherein zu vermeiden und eine sachgerechte Nutzung sicherzustellen.	GERING	GERING		GERING
Als Veränderungsprojekt verstehen	Verstehen Sie das Projekt nicht nur als IT-Projekt, sondern nehmen Sie es als Veränderungsprojekt im Rahmen der Unternehmenskultur wahr. Der Schlüssel zu einem produktiv genutzten Social Intranet ist Kultur, nicht Technik.	HOCH	MITTEL		keine
Projekt offiziell ankündigen	Die Geschäftsführung sollte von Anfang an Transparenz walten lassen und das neue Projekt offiziell ankündigen (beispielsweise mit einem Trailer-Video); das Management sollte die Mitarbeiter vorbereiten und Erwartungen an das Verhalten und die Nutzung von Intranet 2.0 definieren.	MITTEL	GERING		ggf. für Videokonzeption und -produktion
Betriebsrat frühzeitig einbinden	Binden Sie den Betriebsrat von Beginn an in das Projekt ein, um gar keine Missverständnisse aufkommen zu lassen und ihm sinnvolle Möglichkeiten für sein Engagement im Rahmen eines Intranet-Projekts vor Augen zu führen.	MITTEL	HOCH		GERING
Projektfortschritt transparent machen	Um den Fortschritt des Projekts zu tracken und zu dokumentieren, sollten Sie regelmäßige Projekt-Statusberichte in Sprint-Reviews des Einführungsprojekts mit Zugriffsmöglichkeit für alle Stakeholder (gegebenenfalls sogar für alle Mitarbeiter) anbieten. Berichten Sie Neuerungen und Fortschritte regelmäßig über einen Projekt-Microblog in einem “Intranet-Einführungsbereich” des neuen Systems.	MITTEL	MITTEL		GERING
Roadshows anbieten	Zur tatsächlichen Einführung kann das Management darüber nachdenken, eine Roadshow durchzuführen und Intranet-Präsentationen an den verschiedenen Unternehmensstandorten abzuhalten.	HOCH	GERING		MITTEL
Nutzeranforderungen ermitteln	Umfragen während der Umsetzung und zum Rollout des Intranet-Systems helfen, die Bedürfnisse der Anwender besser zu erkennen.	MITTEL	MITTEL		GERING
Gemeinsame Namensfindung	Wenn die Mitarbeiter in die Namensfindung eingebunden werden, wird das Intranet nochmals stärker wahrgenommen und die Identifikation mit dem System steigt. Ein Namenswettbewerb kann hier sinnvoll sein.	GERING	GERING		GERING
Infomaterialien anbieten	Die Anwender sollten einfach über das neue Werkzeug informieren können: Geben Sie ihnen Flyer, FAQs, interne Blog-Artikel, Schulungsunterlagen, Präsentationen usw. an die Hand.	MITTEL	GERING		ggf. für Konzeption und Produktion
Startseite auf Mitarbeiter-Rechnern	Das neue Social Intranet kann als Startseite auf den Rechnern der Mitarbeiter eingerichtet werden.	MITTEL	MITTEL		keine

Weitere sinnvolle Maßnahmen

Mitarbeiterorientierung

In vielen klassisch strukturierten Unternehmen gibt es einen vorherrschenden Kommunikationsansatz: Das Management definiert Themen und kommuniziert diese ganz bewusst an die Mitarbeiter. Ein modernes Intranet schafft diese Top-down-Kommunikation nicht ab (und soll das auch gar nicht), stellt ihr aber einen zweiten Kommunikationsweg zur Seite: Mitarbeiter können selbst Themen produzieren, indem sie neue Intranet-Seiten anlegen und dadurch Aufmerksamkeit schaffen sowie bestimmte Themen auch eigenständig vorantreiben, wovon jede Organisation profitiert. Dazu müssen Mitarbeiter motiviert und ermutigt werden: Hilfreiche Mittel sind interne Marketing-Kampagnen für das Intranet und seine Vorteile, mit einem hochwertigen Trailer-Video, mit Möglichkeiten, mit dem neuen System in Berührung zu kommen usw.

Mehr eigenständige Organisation

Ein Social Intranet hilft Teams, besser zusammenzuarbeiten. Das bedeutet auch, dass Mitarbeiter mehr Möglichkeiten erhalten, sich selbst zu organisieren und eigenverantwortlich zu arbeiten. Das heißt nicht, dass die Unternehmensführung befürchten muss, dem "Agile-Gespenst" Tür und Tor zu öffnen, aber in Organisationen, in denen alle Mitarbeiter Arbeiten nur nach explizierter Weisung verrichten, wird ein modernes Intranet nicht funktionieren. Mit dem zusätzlichen Handlungs- und Entscheidungsspielraum muss man umgehen können.

Weniger Reglementierung 

Ein Social Intranet schafft Voraussetzungen für eine selbständige Zusammenarbeit jenseits der Anweisungskultur, aber es ist kein “rechtsfreier Raum”, in dem jeder Nutzer tun und lassen kann, was er will. Eine Intranet-Charta bietet einen Verhaltenskodex und Nutzungsrichtlinien, die einen Rahmen für die Zusammenarbeit festlegen. Sie hilft, Missverständnisse von vornherein zu vermeiden und eine sachgerechte Nutzung sicherzustellen. Hier finden Sie einen prototypischen Vorschlag für eine solche Satzung. 

Selbstregulierung

Häufig gibt es die Befürchtung, dass alle Mitarbeiter wie wild und unkontrolliert im Intranet zu schreiben anfangen und das Unternehmen nicht damit hinterherkommt, alle Falschinformationen im Intranet zu identifizieren und zu korrigieren. Das ist jedoch ein Scheinriese; de facto treten solchen Probleme nicht auf. Die Gruppendynamik der Nutzer sorgt für eine Selbstregulierung. Aus öffentlichen Kollaborationssystemen wie Wikipedia bekannte Phänomene wie Vandalismus und Editier-Kriege gibt es wegen der fehlenden Anonymität im Social Intranet nicht.

Mehr Vertrauen

Auch das Vorurteil, dass nutzergenerierte Intranet-Inhalte nicht verlässlich wären, tritt auf: Das System würde durch unsystematische, unkontrollierte Einzelmeinungen insgesamt nicht vertrauenswürdig. Dem lässt sich entgegenwirken, indem ein Redaktionsteam gegründet wird und verantwortliche “Owner” für Inhaltsbereiche in diesen Mindeststandards sicherstellen.