Den Bereich organisieren
Hier geben wir Ihnen einige Organisations-Tipps für Ihren Bereich, so dass jeder das findet, wonach er sucht und auch seine Prioritäten besser setzen kann.
Wie werden Inhalte in einem Bereich organisiert?
Seiten und Blogs
Jeder Inhalt in Confluence, wie z.B. Meeting-Protokolle, Produktbeschreibungen oder Jahresrückblicke, wird als Seite oder als Blog erstellt.
Ihre Homepage ist das, was Besucher zu allererst sehen. Helfen Sie dabei, dass relevante Inhalte schnell und mühelos gefunden werden können. Kennzeichnen Sie die Homepage durch Nutzung sinnvoller Makros und indem Sie Info über Ihren Bereich an sich mit einbauen. Auf der Seite Eine Homepage erstellen gibt es mehr Informationen zu diesem Thema.
- Wenn Inhalte erstellt werden, die zeitnahe Information beinhalten und besonders für den momentanen Zeitrahmen entscheidend sind, und die sich nicht ganz so schnell ändern, sollte ein Blogpost kreiert werden. Der Blog ist wie eine unendliche Schriftrolle und die neuesten Beiträge sind immer zuerst zu sehen. Besucher müssen nur herunterscrollen, um ältere Information zu sehen.
- Werden Inhalte erstellt, die dauerhaft sein sollen und die sich möglicherweise im Laufe der Zeit verändern, dann sollte eine Seite erstellt werden. Seiten verknüpfen sich und jede Seite kann ihre eigenen Unterseiten haben.
Die Randleiste konfigurieren
Sie können die Randleiste konfigurieren, um einfacher durch Ihren Bereich navigieren zu können.
- Die Liste der Bereichsverknüpfungen in der Randleiste ermöglicht es, wichtige Inhalte zu verlinken. Hier können relevante Seiten in Ihrem Bereich und inhaltlich verwandte oder externe Inhalte hervorgehoben werden.
• Die Seitenhierarchie listet alle Seiten und Unterseiten (Kind-Seiten) im Bereich auf. Wenn Sie nur einen Teil der Inhalte in der Randleiste sehen möchten, kann man die Seitenhierarchie ausblenden. Die Seiten, die noch sichtbar sein sollen, können stattdessen unter den Bereichsverknüpfungen aufgelistet werden.
Stichworte
Stichworte sind Labels oder Tags, die zu Seiten, Blogbeiträgen oder Anhängen hinzugefügt werden können.
- Definieren Sie Ihre eigenen Stichworte, um Inhalte in Confluence zu kategorisieren, identifizieren oder um Lesezeichen zu setzen. Wenn Sie z.B. das Stichwort “Marketing” auf alle Seiten, die etwas mit Marketing zu tun haben setzen, können Sie:
- Alle Seiten mit dem Stichwort in einem Bereich oder auf der gesamten Site durchsuchen.
- Eine Liste der Seiten mit diesem Stichwort anzeigen lassen.
- Eine auf dem Stichwort basierte Suche starten.
Wie halte ich Ordnung in meinem Bereich?
Wenn viele Nutzer in einem Bereich Inhalte erstellen, kann schnell Unordnung aufkommen. Diese einfachen Tipps sollen helfen, dieses zu vermeiden.
Stellen Sie ein paar allgemeine Richtlinien auf:
- Legen Sie fest, unter welchen Seiten die Unterseiten oder Kind-Seiten erstellt werden sollen. So gelangt der Inhalt an den richtigen Platz.
- Bestimmen Sie Standard-Stichworte für Seiten, Blogs und Anhänge, damit der Inhalt ordentlich zugeordnet wird.
- Fügen Sie einen Link in den Bereichsverknüpfungen in der Randleiste hinzu, damit der Inhalt mühelos zu finden ist.
@-Mentionen
@-Mentionen können benutzt werden, wenn Sie Jemandem eine Aufgabe zuteilen möchten oder dessen Meinung hören wollen. Dieses funktioniert, indem der erwähnte Kollege sofort benachrichtigt wird und dann direkt auf die Seite oder den Blog gehen kann.
Wird jemand mit einer @-Mention versehen, wenn eine Aufgabe erstellt wird, wird diese automatisch der Person zugeteilt und diese kann sie auch in ihrem Profil finden.
@-Mentionen können anstelle von E-Mails benutzt werden und jede Bearbeitung oder Änderung der Aufgabe kann direkt in Confluence gesehen werden.
Seitenvorlagen
Seitenvorlagen oder Blueprints (oder Blaupausen) sind vordefinierte Templates, die schon teilweise formatiert sind, Beispiel-Inhalte und Makros beinhalten. Diese Seitenvorlagen können für jeden Bereich spezifisch erstellt werden.
Jeder Inhalt, der aus einer Vorlage erstellt wurde, hat seinen eigenen Index im Seitenmenü. Wenn z.B. eine Seite unter „Besprechungsnotizen“ erstellt wurde, gibt es im Seitenmenü eine Liste „Besprechungsnotizen“, um alle Seiten dort direkt aufrufen zu können.
Das „Aus Vorlage erstellen“ Makro
Das „Aus Vorlage erstellen“-Makro macht es für alle einfacher, Inhalte zu erstellen. Mit diesem Makro können Sie einen Button auf einer Seite erstellen, der zu einem spezifischen Template verlinkt wird. Mit Klicken dieses Buttons öffnet sich der Editor und ist sofort bereit, eine neue Seite mit der neuen Vorlage zu eröffnen.
Eigene Vorlagen erstellen
Sie können Ihre eigenen Vorlagen für Inhalte, die immer gleich sein sollen, erstellen. Die Vorlage kann z.B. Überschriften, Variablen, Tabellen oder Bereiche für Grafiken enthalten. So muss der Benutzer nur jeweils die neuen Daten eintragen und das Erstellen der Seite nicht ganz von vorne beginnen.
Wie helfe ich meinem Team, den Bereich besser zu organisieren und mit den Inhalten auf dem Laufenden zu bleiben?
Diese Features werden dem Team helfen, die wichtigen Inhalte besser zu speichern und sie zu organisieren.
Eigene Bereiche
Jeder gewünschte Bereich kann zur Liste Eigene Bereiche hinzugefügt werden. Diese Liste findet man im Bereichs-Verzeichnis im Dashboard. Sie können auch das Spaces List Makro dazu benutzen, damit die Liste auf jeder Seite oder jedem Blog erscheint.
Um einen Bereich zu Eigene Bereiche hinzuzufügen, suchen Sie den Bereich im Bereichsverzeichnis und klicken auf den Stern neben dem Bereichs-Namen. Um dieses rückgängig zu machen, einfach wieder auf den Stern klicken.
Gespeichert für später
Wenn Sie lieber Links zu spezifischen Seiten oder Blogs, anstatt einen gesamten Bereich organisieren wollen, gehen Sie auf Gespeichert für später unter Ihrem Profilbild. Diese Seiten werden dann auf dem Dashboard und unter Ihrem Profil angezeigt.
Das Makro Favoritenseiten lässt Sie eine Liste von allem für später Gespeichertem erstellen.
Seiten, Blogs oder Bereiche beobachten
Um alle Änderungen einer Seite, eines Blogs oder eines Bereichs zu sehen, können diese beobachtet werden.
Beobachten bedeutet, dass Sie E-Mail-Benachrichtigungen für alle ausgeführten Edits, Löschungen, neue Anhänge oder Kommentare erhalten.
- Um eine Seite zu beobachten, Beobachten oben im Menü der Seite auswählen und auf Diese Seite beobachten klicken. Um einen gesamten Bereich zu beobachten Den ganzen Bereich beobachten auswählen.
- Bei den Blogs, genauso im Blog Blog-Eintrag beobachten auswählen.
- Um eine Beobachtung zu beenden, einfach das Häkchen im jeweiligen Kästchen entfernen.
Sie können auch die Beobachter Ihres eigenen Bereichs verwalten. Das ist z.B. nützlich, wenn ein neues Projekt erstellt wird und Team-Kollegen vom Projektverlauf unterrichtet werden sollen.
Auf Beobachtung > Beobachter verwalten gehen. Dann die Namen der User für die Seite oder für den Bereich hinzufügen oder löschen.
