Grundsätzlicher Aufbau von Linchpin auf Basis von Confluence

Die Kollaborations-Software Confluence des australischen Anbieters Atlassian gehört zu den beliebtesten Business-Applikationen weltweit. Linchpin ergänzt die Funktionen von Confluence um die zentralen Anforderungen an ein Intranet. Mit gezielter Top-Down-Kommunikation mithilfe von News-Streams und einer globale Navigationsleiste macht LINCHPIN aus Confluence eine ganzheitliche Intranet-Lösung.

Der Aufbau des Intranets

• Es gibt nur ein Dashboard.
• Bereiche können keine Unterbereiche haben. Es können aber beliebig viele Bereiche erstellt werden.
• Wird ein Bereich erstellt, so wird automatisch eine Bereichs-Startseite angelegt.
• Seiten befinden sich immer in Bereichen. Hier können beliebig viele Seiten bzw. Unterseiten erstellt werden.

Bereiche

Bereiche sind Container für Seiten und Blogs. Für jeden Bereich können gesonderte Berechtigungen vergeben werden. Sofern Sie die erforderlichen Rechte besitzen, können Sie über den Link "Bereich hinzufügen" im Footer  einen weiteren Bereich hinzufügen. Desweiteren sind im Bereichsverzeichnis alle verfügbaren Bereiche aufgeführt.

Bereiche können mit Bereichslogos versehen werden, die neben dem Bereichstitel dargestellt werden.

Neben den globalen Bereichen gibt es die persönlichen Bereiche. Jeder Mitarbeiter kann sich einen persönlichen Bereich anlegen. Persönliche Bereiche haben automatisch das persönliche Profilbild als Bereichslogo.

Unter dem Punkt "Bevorzugte Bereiche" im Bereichsverzeichnis werden alle Bereiche aufgeführt, die im Bereichsverzeichnis favorisiert wurden. Ein Bereich wird durch das Klicken auf den Stern favorisiert bzw. entfavorisiert.

Menü

Über das Menü erreicht man die wichtigsten Bereiche und Seiten. Beim Überfahren der Hauptpunkte erscheinen deren Unterpunkte. Das Menü spiegelt nicht die Bereichsstruktur des Systems wider, sondern kann individuell von Personen mit der entsprechenden Berechtigung angepasst werden.

Teaser-Boxen

Die Teaser-Boxen auf der rechten Seite des Dashboards führen über Links zu weiteren zentralen Informationen. 

Teaser-Boxen können auf unterschiedliche Weise formatiert werden, sodass sie zum Beispiel Zitate, attraktive Bilder oder sogar Videos enthalten.

Microblog

Der Microblog bietet  die Möglichkeit des informellen unternehmensweiten Informationsaustausches in Echtzeit. Jeder Nutzer kann Beiträge, sogenannte Microposts,  verfassen und auf Beitrage von anderen Nutzern antworten. Dabei stehen viele typische Funktionen des Rich-Text-Editors zur Verfügung: Einfache Textformatierungen, Einfügen von Bildern, Youtube-Videos und einiger Standard-Makros wie beispielsweise das Staus-Makro. Die Erwähnung von Nutzern über das "@" sowie das "Liken" von Microposts und deren Antworten sind ebenfalls möglich.

Microposts können beim Erstellen verschiedenen vorgegebenen Kategorien zugeordnet werden. Mit Klick auf ein Thema auf der rechten Seite der Timeline werden alle Einträge aufgrund der Themenzuordnung gefiltert. Die globale Timeline enthält Microposts aus allen Themenbereichen.

Es ist es möglich, einem Micropost sogenannte Hashtags als Metainformationen hinzuzufügen. Dazu wird dem entsprechenden Begriff ein "#" vorangestellt. Diese Hashtags werden wie die Stichworte einer Seite behandelt und sind wie auch der Inhalt eines Microposts mit der globalen Suchfunktion durchsuchbar.  

Newsfeed

Der Newsfeed bietet die Möglichkeit, Nachrichten aus verschiedenen Bereichen zu abonnieren. Jeder Nutzer hat die Möglichkeit, die für Ihn relevanten Bereiche zu abonnieren. 

Mit Klick auf das Stift-Symbol erscheinen alle Bereiche, aus denen Neuigkeiten abonniert werden können. Durch einen Klick auf das Zeitungssymbol wird ein Bereich abonniert - ein kleiner Haken erscheint im Symbol. Mit erneutem Anklicken des Symbols werden News aus dem entsprechenden Bereich wieder abbestellt.

Unter "Events" werden die nächsten Veranstaltungen des Unternehmens mit Datum angezeigt. Mit Klick auf das Event gelangt man zur Event-Seite, die weitere Informationen enthält und gegebenenfalls die Möglichkeit, sich für den entsprechenden Termin anzumelden.

Administratoren können festlegen, wem es erlaubt ist, Events und ihre Teilnehmerlisten zu erstellen und zu verwalten.

Um eine Übersicht über alle Events zu sehen, braucht nur eine Seite mit Makro "Event Liste" erstellt zu werden.

Sidebar

Die Sidebar am rechten Bildschirmrand lässt sich mit einem Klick auf die Pfeile oder die Kategorien ausklappen. Auf dem Dashboard werden in der Sidebar die favorisierten Seiten angezeigt. Auf allen anderen Seiten steht zusätzlich ein Reiter "Navigation" zur Verfügung, der die Navigation durch die Seiten und Unterseiten eines Bereiches ermöglicht. Das Pfeilsymbol vor einer Seite zeigt an, dass diese Seite Unterseiten besitzt. Mit Klick auf den Pfeil werden diese eingeblendet. 

Klickt man auf die Sidebar, wenn sie die Seite überlagert, klappt sie auf der rechten Seite des Browsers ein. Nutzer können ihre Favoriten jederzeit einsehen, indem sie auf die eingeklappte Sidebar klicken.

Seitenerstellung

Über den "Erstellen"-Button in der Menüleiste oder über das Tastenkürzel "c" können neue Seiten erstellt werden.

Zunächst öffnet sich der Vorlagendialog, aus dem verschiedene Vorlagen gewählt werden können. Vorlagen erleichtern die Arbeit, da diese bereits über Strukturierungen und Inhalte verfügen - das ist besonders sinnvoll für wiederkehrende Aufgaben. Zudem kann der Bereich ausgewählt werden, in dem die Seite erstellt werden soll.

Standardmäßig wird eine Seite als Unterseite der Seite erstellt, auf der man sich gerade befindet. Nach dem Klick auf "Erstellen" befindet man sich auf der zu erstellenden Seite.

Zunächst sollte ein Seitentitel vergeben und mit "Enter" bestätigt werden. Dieser Titel muss einzigartig innerhalb eines Bereichs sein. Das Add-on Duplicate Content Defender weist den Nutzer auf Seiten mit ähnlichen Titeln hin, sodass doppelte und redundante Inhalte vermieden werden können. 

Nun kann die Seite mit Inhalten befüllt werden. Durch Betätigen des "Speichern"-Buttons unten rechts wird der Vorgang abgeschlossen.

Überschriften

Um Überschriften auszuwählen, klickt man in die gewünschte Textzeile (markieren ist nicht nötig) und wählt anschliessend die gewünschte Überschrift über das erste Drop-Down-Menü aus. Durch die saubere Formatierung der Überschriften ist es möglich, automatisch ein Inhaltsverzeichnis basierend auf vorhandenen Überschriften zu erstellen.

Vorformatierter Text ist sinnvoll für formatierte Code-Blöcke oder für Instruktionen für die Eingabe von Text in eine Vielzahl von Anwendungen.

Formatierungen

Typische Text-Formatierungen wie beispielsweise Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen und Farbig sind Standard. Ebenfalls zählen Aufzählungs- und nummerierte Listen dazu. 

Aufgaben

Mit dem Aufgaben-Button lassen sich Aufgaben erstellen, diese Nutzern zuweisen sowie ein Fälligkeitsdatum definieren. Die Zuweisung einer Aufgabe erfolgt wie das Erwähnen über das @-Zeichen. Der Datepicker zur Auswahl des Fälligkeitsdatums erscheint nach der Eingabe von "//". Aufgaben, die einer Person zugewiesen wurden, werden im Profil der entsprechenden Person aufgeführt. Mit dem Makro "Aufgabenbericht" können die Aufgaben auch auf einer Seite eingebunden und auf bestimmte Labels und Bereiche beschränkt werden.

Einzüge & Bündigkeit

Über die entsprechenden Buttons können Einzüge (besonders hilfreich für Aufzählungs- & nummerierte Listen) sowie die Bündigkeit für einzelne Zeilen eingestellt werden.

Seitenlayouts

Über den Button "Seitenlayouts" wird der Seite eine gestrichelte Layout-Box hinzugefügt, die im Lesemodus unsichtbar ist. Diese Boxen dienen der Anordnung und der ansprechenden Präsentation von Inhalten. Beispiel: dreispaltige Textblöcke. 

Desweiteren erscheint eine zweite Editor-Zeile, die spezielle Funktionen für die Seitenlayouts bereithält: Boxen können eingefügt, gelöscht, sortiert und in sechs verschiedene Spaltentypen unterteilt werden. Um diese Funktionen zu nutzen, klickt man einfach in die jeweilige Box und anschließend auf die gewünschte Spaltenaufteilung.

Boxen können über die Button "nach oben verschieben" oder "nach unten verschieben" hinsichtlich der Reihenfolge verändert werden.

Dateien einfügen

Grundsätzlich können sämtliche Dateien bzw. Dateitypen hochgeladen werden. Hierfür bietet sich die Drag & Drop-Funktion an. Eine weitere Möglichkeit bietet der "Dateien"-Button. Hier können Dateien hochgeladen, über Links von externen Seiten eingefügt oder bereits hochgeladene Dateien von anderen Seiten des Intranets ausgewählt werden.

Die hochgeladenen Dateien bezeichnet man als Anhänge. 

Verknüpfungen

Über den "Verknüpfung"-Button können Verknüpfungen u.a. zu Webseiten, E-Mail Adressen, Intranet-Seiten, Bereichen und Anhängen erstellt werden. Der erscheinende Dialog erleichtert diesen Schritt mit passenden Filtern auf der linken Seite. 

Unter dem Punkt "Erweitert" können zusammen mit dem "Anker"-Makro Sprungmarken innerhalb einer Seite und zwischen Seiten erstellt werden. Hierfür muss der Ankername mit einem vorangestellten "#" als Verknüpfung  eingetragen werden.

Alternativ können Sie den Text, den Sie verlinken wollen, auswählen und das Tastenkürzel Ctrl+K nutzen.

Tabellen

Der Button "Tabelle"  erzeugt ein Tabellen-Raster, das sich bis auf 15 Spalten & 20 Zeilen (15 x 20) mit dem Cursor erweitern lässt. Die Anzahl der Zeilen und Spalten wird unterhalb dargestellt.

Nachdem die Tabelle eingefügt wurde bzw. wenn in eine bereits bestehende Tabelle geklickt wird, so erscheint eine zweite Editor-Zeile, die spezielle Funktionen für die Tabellen enthält: Zeilen und Spalten einfügen/löschen, Zellen zusammenfügen/teilen sowie Zellen einfärben und die gesamte Tabelle löschen.

Über den "+"-Button gelangt man zu zahlreichen Features wie beispielsweise das Einfügen von Sonderzeichen, Emoticons und horizontalen Trennlinien sowie zum wichtigsten Punkt in diesem Drop-Down-Menü: den Makros.

Makros sind programmierte Zusatzfunktionen, die in Seiten eingebettet werden können. Zahlreiche Makros sind standardmäßig vorhanden und können durch Plugins des Atlassian Marketplace erweitert werden (https://marketplace.atlassian.com/ ). Im Dialog "Makro auswählen" befindet sich auf der linken Seite eine Kategorisierung der Makros. Über das Suchfeld im Dialog werden die Makros in Echtzeit gefiltert.

Ist das gewünschte Makro gefunden, muss es nur noch angeklickt werden und der Konfigurationsdialog des jeweiligen Makros erscheint. Alternativ können Makros mit einer geschwungenen Klammer eingeleitet werden. Nach der Eingabe der ersten Zeichen werden passende Makros als Kontextmenü angezeigt und können ausgewählt werden.

Makros werden im Bearbeiten-Modus immer als graue Kästen dargestellt. Diese können hinsichtlich der Größe und des Aussehens variieren. Per Klick auf ein Makro erscheinen Buttons zum Löschen und zum Bearbeiten. Hinter dem "Bearbeiten"-Button verbergen sich die Makro-Einstellungen, in denen bei bestimmten Makros eine weitere Konfiguration vorgenommen werden kann. Nachfolgend sollen einige wichtige Standard-Makros vorgestellt werden. 

Confluence unterstützt die Einbindung von Word-, Excel-, PowerPoint- und PDF-Dateien. Hierzu muss im Bearbeitungsmodus lediglich die einzubindende Datei per Drag & Drop auf die Seite gezogen werden. Die Einbindung erscheint als Makro und wird in der Lese-Ansicht als Thumbnail angezeigt. Klickt man auf das Thumbnail, wird die Datei als Vorschau in einer Lightbox geöffnet.

Soll anstelle des Thumbnails direkt eine Vorschau des Dokumentes auf der Seite angezeigt werden, bietet sich das Word-, Excel- oder PDF-Makro an. 

Zusätzlich können MS Office-Dokumente direkt aus dem Intranet heraus bearbeitet werden. Durch Klicken auf "In Office bearbeiten" wird das entsprechende Office-Programm auf dem PC geöffnet. Mit Speichern der veränderten Datei wird diese automatisch als neue Version hochgeladen und der Seite angehängt. 

Exporte nach Word und PDF

Über den "..." Button, der auf jeder Seite im Lese-Modus oben rechts zu sehen ist, gelangt man zu den Word- & PDF-Exporten.

Seiten können über das Seitenmenü ("...") unter dem Punkt "Beschränkungen" mit Lese- und Bearbeitungsbeschränkungen versehen werden. Im Editormodus ist diese Funktion über das kleine Schloss-Symbol über dem Seitentitel zu finden.

Hier können einzelne Nutzer und/oder Gruppen definiert werden, die das Schreib- und/oder Leserrecht erhalten sollen. Zu beachten ist, dass die Lesebeschränkung sich im Gegensatz zur Schreibbeschränkung auf alle Unterseiten vererbt.

Um Seiten innerhalb eines Bereichs zu restrukturieren, wählt man über den "..."-Button "Hierarchisch anzeigen" aus.

Hier können alle Seiten per Drag & Drop nach Belieben neu angeordnet werden. Voraussetzung dafür ist eine entsprechende Berechtigung. 

Desweiteren kann im Seiten-Lesemodus über den "..."-Button die jeweilige Seite kopiert, verschoben oder gelöscht werden.