Ein E-Mail-Newsletter der Geschäftsführung ist einfach und wirksam.

Die mit Abstand wirkungsvollste und oft auch einfachste Möglichkeit, wirklich alle Mitarbeiter im Unternehmen zu erreichen, ist eine E-Mail. Und da diese E-Mail in der Regel nur Informationen und keine Aufgaben für einzelne oder Dateianhänge zur Sicherung beinhaltet, kann man auch gar nicht bestreiten, dass ein Newsletter vom CEO an alle Angestellten sinnvoll ist. Kein anderes Medium ist heutzutage im Unternehmen so omnipräsent, wie die E-Mail.

Eine Gratwanderung: Nicht zu viele Newsletter verschicken

Für die meisten Empfänger kommen E-Mails direkt aus der Hölle: Sie stören den Arbeitsablauf und unterbrechen den "Flow". Sie kosten jeden Tag unheimlich viel Zeit und nerven einfach. Daher empfehlen wir die Menge an Newsletter am besten deutlich unter 12 pro Jahr zu halten. Die Sprache sollte klar und verständlich sein. Sätze sollten kurz gefasst sein. Details können mit Kurzlinks ins Intranet für Interessierte angeboten werden. Wir raten zu diesem Zweck zur Versendung einer Textmail. HTML-Formate mit Design wirken werblich und weniger informativ.

Integration ins Intranet mit Kontrollfunktionen

Die Versendung eines CEO-Newsletters bedeutet in großen Unternehmen oft einen nicht unerheblichen Aufwand. Es gibt Mitarbeiter, die Themen vorbereiten, ausformulieren, abstimmen und mit dem Geschäftsführer regelmäßig validieren. Bis die Newsletter-Version versandfertig steht, sind Stunden und Tage vergangen. Oft möchte die Geschäftsleitung sicherstellen, dass wirklich alle Mitarbeiter die wichtigen Informationen tatsächlich auch bekommen. Das E-Mail-Protokoll erlaubt keine zuverlässige Lesebestätigung. Eine solche Lesebestätigung kann jedoch über ein Intranet in unterschiedlichen Stufen abgebildet werden:

• Der Newsletter wird allen Benutzern als Layer beim nächsten Login nach dem Versand angezeigt und kann weggeklickt werden. Oben bietet ein prominenter Link "Bitte später nochmal anzeigen. Habe gerade keine Zeit dafür." die Möglichkeit, die Nachricht beim nächsten Login erneut angezeigt zu bekommen.
• Es kann eingefordert werden, dass am unteren Ende des Newsletters das Lesen durch Betätigung einer Checkbox bestätigt wird.  

Das Intranet als Zentrale für Nachrichten

Schon weil das Intranet der eigentliche Quell von Informationen sein sollte, ist es wichtig, dass ein CEO-Newsletter tatsächlich auch im Intranet zuerst veröffentlicht wird und dort verfügbar ist. Um diese Funktion zu unterstützen ist eine Möglichkeit sinnvoll, die es dem Versender erlaubt, die E-Mail-Nachricht zeitgesteuert zu veröffentlichen. Im Intranet steht sie aber direkt zur Verfügung. Über die "gelesen"-Funktion kann beim Versandzeitpunkt dann für alle, die den Empfang bereits bestätigt haben, gar keine oder eine alternative Mail verschickt werden, die darstellt, dass die Mail nur noch zu Dokumentationszwecken verschickt wird und dass man froh ist, dass der Nutzer das Intranet intensiv nutzt.

Formulierung möglicher Userstories

• Als Vorstandsvorsitzender möchte ich allen Mitarbeitern unkompliziert eine E-Mail-Nachricht zukommen lassen können.
• Als Pressesprecher oder Leiter von Corporate Communications wünsche ich mir eine systematische Erstellung eines E-Mail-Newsletters mit einem Freigabe-Prozess, der für alle übersichtlich und einfach ist.
• Als Mitarbeiter möchte ich nicht von Newsletter-Lesebestätigungen im Intranet aufgehalten werden, wenn ich gerade dringend etwas anderes machen muss.
• Als Geschäftsführer möchte ich sicherstellen, dass wirklich alle Mitarbeiter meine Newsletter lesen (und verstehen).

Einfache Alternative aus unserem Microblog: Daily Digest

Weitere Informationen: Microblogging im Intranet

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