Ein Intranet macht es so viel einfacher, Projekte zu planen, voranzutreiben und zu dokumentieren. Infos, Daten und Ergebnisse werden leichter zugänglich und können laufend ergänzt werden. 

Ein Intranet eignet sich hervorragend für das interne Projektmanagement. Dazu gehört es auch, die Übersicht und Transparenz über die im Projekt geplanten Dinge und über die aktuellen Bearbeitungsstände zu schaffen. Doch auch die komplette Historie der Entwicklungen lässt sich in einem wikibasierten Intranet sozusagen als Kuppelprodukt hervorragend dokumentieren und verfügbar halten.

Fangen wir mit der Transparenz an. Es gibt Projekte, die geheim oder deren Rechte beschränkt sein müssen. Das gilt besonders für personenbezogene oder geheime Forschungs- und Entwicklungsthemen. Teilweise zwingen uns zum Beispiel auch Kunden dazu, sicherzustellen, dass nur tatsächlich involvierte Mitarbeiter auf entsprechende Kunden-Projektinformationen zugreifen dürfen. 

Wichtig ist daher, dass ein Intranet-System die Option bietet, die einzelnen Bereiche oder virtuellen Projekträume mit Zugriffsrechten zu belegen, die den tatsächlichen Projektanforderungen gerecht werden. Das ist aber eigentlich eine Grundanforderung, die alle etablierten Systeme erfüllen.

Ein Vorteil dieser granularen Rechtekonfiguration besteht darin, dass Sie (anders als bei Wikipedia) nicht nur allgemein zugängliche, sondern auch sensible Informationen dokumentieren können.

Wir selbst nutzen das Wiki und unser Intranet tatsächlich gar nicht für “hochsensible” Informationen. Das läuft dem eigentlichen Ziel des Intranets, die Transparenz für viele Mitarbeiter zu steigern, entgegen. 

Das Wiki bzw. Intranet sollte nur genutzt werden, wenn die Anzahl der Personen, die das Wissen teilen, höher als fünf Personen ist, oder wenn die Informationen eine hohe Persistenz und Wiederauffindbarkeit aufweisen sollen. 

Eine Gehaltsliste laden wir nicht ins Intranet. Unsere Personalakten hingegen werden sehr wohl auch mit dem Intranet unterstützt. Das hat lange Zeit viel besser funktioniert als mit unserem vermeintlich so praktischen Personalverwaltungssystem. Für die Zukunft stelle ich mir vor, dass wir unser ERP-System nutzen, um die digitalen Personalakten strukturiert zu befüllen, und das Intranet nur noch für Konzeption, Abstimmungstexte und individuelle Anwendungsfälle zum Einsatz kommt. 

Die Unbestimmtheit und Wandelbarkeit der Nutzung dieser Systeme wird am Beispiel des Projektmanagements besonders gut deutlich. Wenn Sie im Unternehmen etwa ein Portfolio-Board betreiben, um die Ressourcenverteilung an Innovationsprojekten ab einer gewissen Größenordnung zu organisieren, brauchen Sie strukturierte Daten, um die Projekte einschätzen und vergleichen zu können: 

• Wie viel Zeit ist schon in das Projekt geflossen? 

• Wie hoch ist der geschätzte Gesamtaufwand? 

• Welche Einnahmen erwarten Sie von den Projektergebnissen in Zukunft? 

• Welche monetären Risiken können entstehen, wenn Sie das Projekt nicht erfolgreich umsetzen (Strafzahlungen, wegbrechende Umsätze …)? 

Alle diese Zahlen wollen Sie nicht nur einfach einschätzen und erfassen, sondern auch strukturiert verarbeiten. Sie sollen als Grundlage für Sortierungen, Filterungen und letztendlich auch für Zuteilungsentscheidungen bei Budgets und Ressourcen genutzt werden. 

Ein Wiki wie Confluence kann über Metainformationen natürlich auch solche Zahlen aufnehmen. Aber dafür sind strukturierte Systeme wie ERP-Tools oder auch Jira besser geeignet. Vielleicht haben Sie ja eine SAFe-Lösung wie Agile Hive oder eine Projekt-Portfolio-Planungssoftware am Start. Dort können Sie solche Daten eintragen.

Wenn wir die Rolle eines Wiki-Intranets im Unternehmenskontext besser verstehen wollen, können wir uns die Zusammenstellung aller verfügbaren Software-Lösungen wie große, dicke Steine vorstellen, die in einem Eimer (dem Unternehmen) gelagert werden. Im Volumen des Eimers spielen die Steine eine wichtige Rolle. Sie sind die führenden Systeme für unterschiedliche Anwendungsfälle. Für die Finanzbuchhaltung fungiert SAP als Stein. (Bei uns ist es übrigens ERPNext, eine Open-Source-Software.) Als CRM-System könnte Salesforce zum Einsatz kommen. Für die Aufgabenverwaltung wird oft Jira gesetzt. Und so weiter. Diese dicken Steine spielen eine wichtige Rolle. Sie machen einen großen Teil des Gewichts des Eimers aus. 

Allerdings ergeben sich auch zwangsläufig Hohlräume zwischen den einzelnen Steinen. Die Software-Systeme passen nicht nahtlos zusammen. Vielleicht gibt es hier und da eine Schnittstelle. Aber 100-prozentig greifen die Systeme nicht ineinander. Der Eimer enthält also Luft in Form von Zwischenräumen. Hier kommt das Wiki oder Intranet ins Spiel. Diese Lösung können wir uns wie Sand vorstellen. Und Sand können wir selbst dann noch einfüllen, wenn die Steine schon im Eimer liegen. Er füllt die Zwischenräume aus.

Genau so funktioniert ein Wiki, wie es bei uns und vielen Kunden als Intranet-Basis fungiert. Es ist so vielseitig und so unkompliziert nutzbar, dass Sie damit einfach diejenigen Sachen machen können, die sich zum Beispiel in Ihrer Projektmanagement-Software nicht so gut abbilden lassen. So ist ein Wiki im Projektmanagement sehr stark, wenn es darum geht, Meetings mit ihren Agendas vorzubereiten, die Protokolle zu erstellen und die Informationen danach als Dokumentation und Referenz vorzuhalten. Genauso eignet es sich, um Konzepte zu erarbeiten, zu teilen, asynchron abzustimmen und nach und nach zu ergänzen.

Als Integration zwischen einer Wiki-Seite und einer strukturierten Spezialsoftware nutzen wir in der Regel Links. Das reicht völlig aus. Zwischen Systemen mit strukturierten Daten sollte es aber auf jeden Fall richtige Schnittstellen über APIs geben, damit Sie zum Beispiel Kundenstammdaten nicht doppelt eingeben müssen und damit Sie Auswertungen sauber durchführen können, ohne dass es Verwechslungen oder Dopplungen gibt.

Die Aufgabe des Intranets im Projektmanagement besteht darin, die unterschiedlichen Systeme miteinander zu verbinden und eine Vorgabe für Abläufe sowie Orte für die Dokumentation zu definieren. 

Jedes größere Projekt wird mithilfe einer Vielzahl von Lösungen bearbeitet und abgestimmt: schneller Austausch im Gruppenchat, kurze Projekt-Updates im Microblog, Konzepte und Dokumentation sowie Referenz im Wiki, Zeiterfassung und Aufgabenplanung in einer Projektmanagement-Software, Controlling und Budgetplanung in einem ERP- oder BI-System. Hinzu kommen analoge bzw. nicht oder wenig softwaregestützte Kanäle wie Meetings, Telefonate, Videokonferenzen oder auch E-Mails. Das Intranet hat die Aufgabe, all das zusammenzuhalten und übersichtlich zu gestalten. 

Natürlich müssen die Menschen in den Projekten die sinnvollen und gewünschten Verhaltensweisen und Routinen erlernen. Wann benutzen Sie im Projekt den Chat? Wann den Microblog? Was müssen Sie im Intranet dokumentieren? Was kommt ins Aufgabenverwaltungssystem? Das können Sie sich wie in der Mengenlehre vorstellen. All diese Kreise haben Überlappungen. Und es ist wichtig, zu verstehen, dass es sinnvoll sein kann, in einer Situation das eine und in einer anderen das andere Tool zu nutzen.

Ja, Sie haben ganz recht! Es ist zunächst mal wichtig, die Informationen überhaupt in einem digitalen System zu erfassen. Erst dann kann wirklich Transparenz entstehen. Auch ich habe Informationen lieber an der falschen Stelle als gar nicht verfügbar und auffindbar. Aber klar, eigentlich wollen wir nach und nach dafür sorgen, dass unsere Mitarbeiter die Informationen an den richtigen Stellen ablegen. Doch selbst bei den Profis, die die Systeme und unsere Abläufe bestens kennen, ist etwas Unschärfe erlaubt. 

Während wir hier reden, sind der Markt an mobilen Apps und die Unterstützung für die mobile Erfassung von Daten leider noch stark unterentwickelt. Beispielsweise ist die Erfassung von Infos in Confluence schlechter als in Jira. Und ein Chat ist im Zweifel sowieso die schnellste Lösung. Wenn dann mal jemand eine Nachricht in Telegram schreibt, weil er unterwegs einfach nicht genug Zeit und Nerven für Confluence oder Jira hat, halte ich das als Intranet-Verantwortlicher spielend aus, weil es meine grundsätzlichen Projektabläufe nicht verändert. 

Wenn sich jemand allerdings nie an die Abläufe hält, spreche ich ihn darauf an. In seltenen Fällen bieten wir dann die Datenübernahme in andere Systeme als Projektservice an. Aber eigentlich machen wir das nur bei wirklich wichtigen Personen (Vorstand, Bereichsleiter etc.) in Konzernen. In unserem Unternehmen mit nicht mal 200 Personen sollte sich so etwas jedenfalls besser keiner erlauben, wenn er vermeiden will, dass ich bald bei ihm auf der Matte stehe.