Kollaboration - So gelingt transparente und produktive Zusammenarbeit (Teil 2): Orientierung durch eine zentrale Stelle

Die Relevanz des Microblogs

Wenn neue Mitarbeiter auf einen Inhalt im Microblog oder auf einer Wikiseite stoßen, ist die Hemmschwelle diese Inhalte zu kommentieren oder zu ändern oftmals sehr hoch. Es muss also erlernt werden, diese Hemmschwelle zu überwinden. Dazu kann es helfen, sich zunächst einmal anzuschauen mit welchen Informationen wir anfangen. So sind unkritische Informationen für den Anfang geeigneter als Themen wie Stellenabbau oder Budgetplanung.

Ein gutes Beispiel für eine Stelle für den Austausch von unkritischen Informationen ist der Microblog. Der Microblog ist in etwa wie Facebook, nur im geschäftlichen Einsatz. Es handelt sich sozusagen um kleine Blogs (=Microblogs), die jeder Mitarbeiter veröffentlichen kann. Diese können dann von jedem Mitarbeiter angesehen und diskutiert werden. Das funktioniert sehr gut und Mitarbeiter finden diese Art von Informationen sehr spannend. Es kann auch vorkommen, dass aus diesem Mircoblog tatsächlich Entscheidungen heraus angedacht und dann an einer anderen Stelle ausgearbeitet werden.

Von unseren Kunden erfahren wir häufig, dass der Microblog dafür sorgt, dass ihre Mitarbeiter besser miteinander kommunizieren und das auch standortübergreifend. Ein weiterer positiver Effekt ist, dass die Geschäftsführung durch den Microblog die Mitarbeiter auch besser verstehen kann. Und wenn diese Form der Kommunikation erst einmal entsteht und die Aufmerksamkeit an dieser Stelle ist, kann das auch sehr gut für die Verbreitung von Informationen genutzt werden.

„Der Microblog ist ein bisschen wie Facebook - nur, dass wir über Geschäftliches diskutieren!"

Orientierung an einer zentralen Stelle

Die Anforderungen von Kunden sind oftmals ganz unterschiedlich. Es ist allerdings keine Seltenheit, dass die Wünsche eine Menge Anwendungsfälle abdecken. So muss mit News, Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Urlaubsanträgen, Videokonferenzen, IP-Telefonie und vielem mehr letztendlich eine "eierlegende Wollmilchsau" zum Einsatz kommen - oder auch der sogenannte "Digital Workplace".

Doch es gibt auch einen anderen Ansatz. Im Grunde muss man sich darüber klar werden, dass es einige Tools gibt, die bestimmte Anwendungsfälle sehr gut können und andere, die sie hingegen nicht gut können. Wir versuchen mit unserem Ansatz eine Verbindung der Tools zu schaffen, sodass man, ganz egal wo man sich befindet, auf alle Tools zugreifen kann.

Oft ist dieser zentrale Ort das Intranet. Über das System kann ich auf alle anderen Systeme zugreifen und auch eine Personalisierung ist im Grunde problemlos möglich. So kann Mitarbeiter der IT andere Programme oder Zugänge vorgeschlagen werden als beispielsweise dem Marketing.

Was den One-for-all-Ansatz angeht: Eigentlich wissen wir, dass das nicht funktionieren kann. In der Realität ist Gmail nunmal besser als ein IMAP Postfach und Slack besser als andere Messengerdienste. Aber wenn ich in einem einzigen System arbeiten will, dann muss ich Kompromisse machen. Wenn man anerkennt, dass es Tools gibt, die bestimmte Sachen besser machen können, dann wollen sie diese Tools auch behalten. Wir sagen, dass es dazu eine zentrale Orientierung braucht. Das kann vor allem für neue Mitarbeiter sehr hilfreich sein, da man so eine zentrale Stelle hat, an der man alles findet, was man für seinen Arbeitsalltag braucht.

„Was wir versuchen herzustellen, ist eine Art Verbindung der Tools, die miteinander verknüpft werden."

Wie sich eine verteilte Informationslandschaft vermeiden lässt

Wenn man ein Intranet, Wiki oder ein anderes Kollaborationssystem benutzt, sollte man immer definieren, für was das System eigentlich gedacht ist. Doch was mindestens genauso wichtig ist und meist nicht bedacht wird: Was soll im System nicht hinterlegt werden?

Häufig wird eben nur ersteres vorgenommen und definiert, dass hier Nachrichten, Arbeitsanweisungen und der Austausch zum Betriebssport stattfinden. Doch es wird eben nicht festgelegt, was nicht dokumentiert werden soll, sodass eben eine verteilte Informationslandschaft entsteht. Dann habe ich Dateien in Google Drive, Confluence oder Data Shares und keine Klarheit darüber wo ich was finden kann.

Deswegen ist es sehr wichtig in einem zentralen System zu definieren, welche Infos sich an welcher Stelle befinden, was sich auch sehr leicht transparent kommunizieren lässt. Auch wenn eine gewisse Unschärfe durchaus okay sein kann, ist es allerdings sehr wichtig zu definieren, welcher Kanal denn für welche Art von Informationen verwendet werden soll.

„Es wird oft nicht festgelegt, was nicht dokumentiert werden soll."

Das Fazit

Als Fazit lässt sich vor allem festhalten, dass Kollaboration ein sehr komplexes Thema ist. Insgesamt gibt es zwei wesentliche Punkte, die es zu beachten gilt.
Zum Einen muss man das Kommunikationsprinzip umkehren, um von personenbezogener zur themenfokussierten Kommunikation zu wechseln.
Zum Anderen muss ein persönlicher Kontext hergestellt werden. Was sind meine Aufgaben? Was sind meine Nachrichten? Was sind die Informationen, die ich benötige, um meine Arbeit erledigen zu können?
Vieles davon können Sie im Grunde auch schon ohne Tools erreichen. Doch es gibt eine Menge Tools, die eben sehr hilfreich dabei sind und andere, die es hingegen gar nicht sind. Es ist daher wichtig sich gut mit dem Thema zu beschäftigen und auseinanderzusetzen.