Best-Practices
In unserem Blog haben wir unter dem Stichwort "Remote" einige Artikel, die sich mit dem Thema Home-Office und verteiltes Arbeiten beschäftigen: https://blog.seibert-media.net/blog/tag/remote/. Einen Auszug findet sich im Folgenden:
Absprache
Absprache ist das A und O für eine erfolgreiche verteilte Zusammenarbeit. Gerade dann, wenn man nicht viel Erfahrung mit dieser Arbeitsweise hat.
Alle Infos, die im Normalfall (alle sitzen zusammen im Teambüro) auf der Tonspur verteilt werden, fallen Remote erstmal weg. Darum sollten diese auf den verfügbaren digitalen Kanälen geteilt werden (Chat, Videochat, Microblog usw.). Meetings wie Daily Standups, Plannings oder Refinements werden Remote noch wichtiger. Klare Prozesse, die Standardfälle konkret beschreiben, helfen Unklarheiten und Missverständnisse zu vermeiden und eine gute Balance zwischen Kontrolle und Vertrauen zu finden.
Kurze Hinweise ins Teambüro ala "Ich mach jetzt ma XY-123" sind schnell gerufen. Diese Information sollte nicht nur in Jira vorhanden sein, sondern einfach kurz im Chat angekündigt werden.
Geselligkeit
Video-Meetings sind bekannt, haben einen Termin und ein Ziel. Für Teeküchengespräche oder einen Spaß zwischendurch sind sie nur bedingt geeignet. Darum kann man auch ohne Ziel einen Eins-zu-eins- oder Gruppen-Videochat aufmachen und sich einfach unterhalten. Dieser Stream kann auch geöffnet bleiben, wenn man schon wieder am Arbeiten ist (Tipp: Mikrofon muten). Kurze Fragen, Probleme oder lustige Beobachtungen können direkt angesprochen werden. Denn der persönliche und private Austausch unter Kollegen ist ein wichtiger Identifikationsfaktor für die Mitarbeitenden.
Bei uns gibt es eine Wiki-Seite mit dem Namen "Remote Lounges", auf der man die Links zu diesen Video-Räumen finden kann.
Informationsverteilung
Wir haben viele Kanäle: Chat, Video-Chat, Mail, Microblog, Wiki, teilweise auch Telegram und WhatsApp. Wenn ihr zu Hause arbeitet, schaut ggf. öfter mal, was es Neues gibt. So bleiben wir kommunikativ und kollaborativ und verpassen keine wichtigen Infos (die wir sonst evtl. im Flurfunk hören würden).
Meetings
Wir alle nutzen und kennen mittlerweile Google Meet für Videochats. Aus Google Chat sind sie sehr leicht zu erstellen und auch Termine können mit einem Meet versehen werden.
Einige Meetings sind schon jetzt "remotefähig" (AgileOrg, Linchpin-PI-Review), alle anderen sollten es bald sein.
Kommunikation mit Kunden
Um weiterhin erreichbar zu sein, für Kunden kann man eine Weiterleitung für die eigene Telefonnummer konfigurieren. Damit man nicht mit der privaten Mobilfunknummer nach draußen telefonieren muss (nicht jeder hat einen Firmenvertrag), kann man die virtuelle Telefonanlage ggf. auf dem eigenen Endgerät nutzen. Bei uns geht das.
Retrospektive
Je nachdem, wie viele Leute noch vor Ort sind, kann man eine Meeting Owl einsetzen, um die ganze Runde abzubilden. Zusätzlich ist es gut, auch im Chat zu verfügbar zu sein, um dem Proxy vor Ort Punkte mitzuteilen.
Nehmen alle Remote teil, reicht ein normales Google Meet und alle nutzen die Webcam ihres Laptops. Für die Themensammlung kann man miro einsetzen. Dort können Teilnehmende Klebezettel erstellen, Clustern und Voten.
Verfügbarkeit
Im Büro sieht jeder, ob man am Platz sitzt oder nicht. Zu Hause ist das schwieriger, darum sollte zumindest das Team wissen, ob man gerade verfügbar ist oder nicht. Ein kurzes "Hallo" und "Tschüss" im Team-Chat-Raum helfen schon. Des Weiteren sollte der Kalender gepflegt sein und Abwesenheiten für alle Kollegen sichtbar sein.
Um es (Chat-)Anfragenden etwas einfacher zu machen, könnt ihr euren Status setzen, wenn ihr nicht verfügbar seid. Auch ein kurzes "Melde mich später!" kann hilfreich sein.
Weiterführende Informationen
Unsere Werkzeuge und Lösungen
- G Suite von Google
G Suite von Google - Das Schweizer Taschenmesser für die digitale Transformation (insb. bei der individuellen Datenverarbeitung und der Echtzeit-Zusammenarbeit). Unser Team hat sogar eine spezielle Landing-Page für verteiltes Arbeiten erstellt:
- Linchpin Intranet
Linchpin Intranet - Unser Flaggschiff für die Zusammenarbeit in Teams ab 25 Mitarbeitern. Viele unserer Kunden haben 2.000 Mitarbeiter und mehr. Der größte sogar 270.000 Mitarbeiter. Natürlich können die auch mit G Suite arbeiten. Aber für Nachrichten an alle, Dokumentation, Referenz, Events, Microblogging, Mitarbeiter-App und noch zig weitere Anwendungsfälle ist das einfach nicht ausreichend. Und da ist Linchpin bärenstark.
- Agile Hive
Agile Hive - Gerade bei großen Unternehmen ist längst angekommen, wie großartig Scrum dabei helfen kann, wirklich Ergebnisse zu liefern und Teams wirksam zu machen. Aber die Skalierung auf das gesamte Großunternehmen gelingt nur den wenigsten. Mit SAFe schickt sich ein Vorgehensmodell an, inhaltliche Antworten für Konzerne zu geben, wie sie die Skalierung tatsächlich umsetzen können. Agile Hive ist eine großartige Skalierungslösung auf der Basis von Atlassian-Tools die komplett in Atlassian Jira integriert ist. Mehr zum Thema Remote PI Planning mit Agile Hive finden Sie auf folgender Übersichtsseite.
- draw.io
draw.io - Unsere Diagramm-Lösung passt perfekt in Atlassian-Produkte wie Confluence und Jira und überzeugt dort zig tausende von Unternehmen. Tatsächlich ist sie am besten bewertet und populärsten bei den Anwendern.
- Blueprint Creator
Blueprint Creator- Erstellen Sie benutzerdefinierte Vorlagen für Bereiche, Seiten oder Blog-Posts in Confluence. Vereinheitlichen und strukturieren Sie die Dokumentation und Inhaltserstellung Ihrer Teams.