Das Board: Analog oder digital?

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, ein klassisches, analoges Task-Board zu verwenden, also tatsächlich mit Papier zu arbeiten. Ein analoges Board an der Wand ist ein haptisches Erlebnis, die Teammitglieder können Karten anfassen und per Hand verschieben:

Und anders als eine digitale Version ist ein klassisches Board stets präsent, was die Identifikation unterstützt. Es integriert sich besser in den Tagesablauf des Teams und ist dadurch dynamischer als ein Software-System, mit dem Kanban digital abgebildet wird: Während sich z.B. vor einem Whiteboard das gesamte Team versammeln und jeder Karten ziehen kann, sitzt bei der Arbeit mit einem Software-Tool ein Mitarbeiter am Bildschirm und klickt (auf Zuruf) auf dem digitalen Board herum, während die anderen Teammitglieder hinter ihm stehen und inaktiv sind.

Sicherlich kann eine Software wie Jira das Vorgehen nach Kanban unterstützen und häufig ist es nötig, etwa aus Abrechnungsgründen Anforderungen zusätzlich als digitale Tickets anzulegen, aber ausschließlich auf eine digitale Variante des Task-Boards zu setzen, erschwert die regelmäßige Nutzung und baut Hemmschwellen auf.

Um die Integration des Boards zu unterstützen, sollte das Team zudem erstens nicht an Platz sparen: Das Board soll groß und präsent sein, sodass wichtige Informationen möglichst auch noch vom Arbeitsplatz aus lesbar sind. Zweitens ist es empfehlenswert, das Board an einer Stelle anzubringen, die von vielen Mitarbeitern häufig frequentiert wird.

Beispiel für ein Taskboard

Dies ist ein Beispiel für ein Taskboard von unserem "Team Web", das vornehmlich unsere Website-Projekte abwickelt:

Welche Informationen sollten aus einem Taskboard hervorgehen?

Bei der Ausgestaltung des Task-Boards gibt es kaum Vorgaben und so haben Teams relativ freie Hand selbst zu entscheiden, welche Informationen relevant und welche verzichtbar sind. Einige Fragen sollte aber jedes Task-Board beantworten können:

• Welche Prozessschritte durchlaufen Anforderungen in der Regel? Der Workflow wird von links nach rechts mithilfe von Spalten visuell abgebildet, beispielsweise mit den Spaltenbezeichnungen Ideen -> Spezifizierung -> Umsetzung -> Test -> Freigabe.
• Wie viele Anforderungen gibt es insgesamt im System? Eine Stärke von Kanban besteht darin, dass ein Blick genügt, um sich einen Überblick über die Gesamtsituation des Teams, die Auslastung des Teams und mögliche Probleme wie Kapazitätsengpässe und Aufgabenstaus zu verschaffen. Alle Anforderungen müssen freilich auch auf dem Board stehen.
• In welchem Prozessschritt befindet sich welche Anforderung gerade? Die einzelnen Karten mit Anforderungsbeschreibungen werden vom Team von links nach rechts durch die Workflow-Spalten auf dem Board gezogen. So ist für jede Anforderung sogleich ersichtlich, in welcher Umsetzungsphase sie sich befindet.
• Welche Work-in-Progress-Limits sind definiert? Work-in-Progress-Limits definieren, wie viele Anforderungen maximal in einem Prozessschritt stehen und wie viele Arbeiten parallel durchgeführt werden dürfen. Für jede Spalte soll ein solches Maximum vereinbart werden. Enthält das Board ein Backlog mit Anforderungen, etwa einen Ideen-Pool, kann es sinnvoll sein, hier das Prinzip WiP-Limit umzukehren und eine Mindestanzahl festzulegen, die nicht unterschritten werden darf.
• Welche Priorität hat welche Anforderung, in welcher Reihenfolge werden Anforderungen gezogen? Dies wird häufig über die Anordnung der Karten visualisiert: Die wichtigsten Anforderungen im Aufgaben-Pool oder in der Qualitätssicherungsspalte stehen oben.
• Welchen Status hat welche Anforderung? Das Team sollte wissen, ob eine Anforderung in einem bestimmten Prozessschritt gerade in Arbeit oder schon abgeschlossen ist und darauf wartet, in die nächste Spalte gezogen zu werden. Diese Informationen lassen sich mithilfe von Notizen auf den Karten oder durch farbliche Kennzeichnungen wie ein Ampelsystem integrieren.
• Welcher Mitarbeiter oder welches Team bearbeitet die Anforderung gerade? Aus jeder Karte muss ersichtlich sein, wer die Anforderung derzeit bearbeitet. Hier bieten sich Fotos ebenso an wie knuffige Southpark-Avatare wie auf dem Task-Board unseres Teams Web:

Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Möglichkeiten, Informationen auf dem Kanban-Board zu visualisieren.

Das eigene Board: Am besten vom Team selbst entwickelt

Unserer Erfahrung nach ist es ratsam, das Team selbst das Taskboard und das Layout der Karten entwickeln zu lassen. Das Team weiß am besten, wie Projekte ablaufen. Es ist auch das Team, das zukünftig mit dem Board arbeitet – nicht der Kanban-Trainer oder ein Manager, der dem Team ein Board nach seinen Vorstellungen vorsetzt.

Ein Beispiel: Es kann die Frage auftreten, ob mit sog. Swimlanes gearbeitet werden soll, also einzelnen Zeilen auf dem Board für verschiedene Projekte, die keine oder nur wenige Schnittpunkte haben. Das kann durchaus sinnvoll sein und Transparenz schaffen.

Andererseits ist dann keine Board-übergreifende Priorisierung mehr möglich, da die Karten nicht zwischen den einzelnen Swimlanes hin- und hergeschoben werden können. Alternativ dazu hat das Team z.B. die Möglichkeit, über verschiedenfarbige Symbole auf den Karten kenntlich zu machen, zu welchen Projekten Anforderungen gehören oder ob es sich um interne oder Kundenarbeiten handelt.

Oder soll die Wichtigkeit einer Anforderung zusätzlich hervorgehoben werden, etwa durch auffällige Icons wie Sternchen, tickende Bomben, etc.?

Hier ist das Team aufgefordert zu definieren, welche Informationen relevant und sinnvoll sind und wie sie aufbereitet sein sollen. Es kann seiner Kreativität freien Lauf lassen – Kanban sieht beim Design des Boards keine Beschränkungen vor.

Wir empfehlen daher, dass das Team unter Anleitung, z.B. durch einen Kanban-erfahrenen Moderator, ein eigenes, individuelles Board findet, das funktioniert und den Bedürfnissen des Teams entspricht. Dies gilt ebenso für die Karten. Hier spielen nicht zuletzt emotionale Fragen durchaus eine Rolle: Mit auf solche Weise selbst entwickelten und auf die eigenen Anforderungen zugeschnittenen Arbeitsmitteln identifizieren sich Mitarbeiter eher und sind eher bereit, das Board auch tatsächlich zu nutzen. Außerdem wird so die Eigenverantwortlichkeit des Teams unterstützt – ein agiles Kernprinzip.