Daily Standup-Meeting - Einsatzbesprechungen für effektive Teamarbeit

Tägliche Kurzbesprechungen des Projektteams sind Grundbestandteil agiler Softwareentwicklungsmethoden. In Scrum ist der "daily scrum" ein fest verankertes Element im Methodenframework und mit ein Grundstein für den Erfolg des Projekts. In der weniger agilen Praxis allerdings stellen viele die täglichen Meetings in Frage. So sind sowohl bei den Projektteams selbst als auch beim Management der Sinn und Nutzen dieser umstritten.

Aus unserer Erfahrung heraus sind wir überzeugt, dass tägliche Einsatzbesprechungen die notwendige Grundlage für effektive Teamarbeit sind.

Grundlagen für erfolgreiche und effiziente Standup-Meetings

Fester Termin, feste Timebox

Je nach Teamgröße kann die Dauer einer Einsatzbesprechung natürlich schwanken. Als Grundregel kann aber angesehen werden: Das Meeting sollte maximal 15 Minuten dauern. Das wird natürlich gerade am Anfang knapp, wenn sich der Ablauf noch nicht verinnerlicht hat oder es Fragen zum Meeting selbst gibt. Wichtig ist aber, dass Detaildiskussionen oder ausschweifende Beschreibungen des aktuellen Standes vermieden werden. Denn:

Details können einzelne Team-Mitglieder im Anschluss an das Meeting absprechen bzw. diskutieren. Wichtig ist, dass das Meeting so straff wie möglich durchgeführt wird und kein Teilnehmer das Gefühl hat, dass seine Zeit verschwendet wird.

Dazu gehört eine feste Uhrzeit für das Treffen und das pünktliche Erscheinen der Teilnehmer. Bei der Festlegung der Uhrzeit sei erwähnt, dass diese einstimmig vom Team festgelegt werden soll - ansonsten ist vorprogrammiert, dass es Probleme mit Anwesenheiten und Pünktlichkeiten geben wird.

Standup Meeting - im wahrsten Sinne des Wortes

Eine weitere Rahmenbedingung für ein effektives Meeting ist das Stehen. Besprechungen im Sitzen dauern per se länger - Das Sitzfleisch ist zäh. 

Taskboard schafft Überblick

Ein Taskboard - am Besten nicht virtuell, sondern "zum Anfassen" - dient dazu, dass das Team stets einen Überblick über anstehende Aufgaben hat und gemeinsam Prioritäten bzw. sinnvolle Bearbeitungsreihenfolgen erkannt werden können. Ein weiterer positiver Nebeneffekt eines Taskboards mit Zetteln ist, dass der Vorgang des Erledigens einer Aufgabe am Board - Verschieben des Zettels von "in Bearbeitung" nach "erledigt" - den Fortschritt dem Team direkt vor Augen geführt wird und ein Erfolgsgefühl vermittelt. Unter anderem deshalb ist es unserer Meinung nach sinnvoll, das "Erledigen von Aufgaben" am Board im Sinne von Verschieben des Zettels erst im gemeinsamen Standup-Meeting durchzuführen und nicht zwischendrin direkt nach tatsächlicher Fertigstellung der Aufgabe. Auch neue Tasks oder wiedereröffnete sollten während der Besprechung am Board bewegt werden. So ist stets das gesamte Team über den Status des Projekts informiert.

Fortschritt sichtbar machen - Tasks splitten

Eine wesentliche Rolle für sinnvolle Einsatzbesprechungen ist die Größe der gestellten Aufgaben.
Sind stets zu große Aufgaben definiert, dann verliert die tägliche Besprechung ihre Wirksamkeit und kann im schlimmsten Fall sogar völlig nutzlos werden. Sind Aussagen wie "Gestern habe ich an der Aufgabe X gearbeitet. Heute arbeite ich daran weiter." die Regel in Ihren Standup-Meetings, dann besteht die Gefahr, dass das Meeting für das Team nutzlos wird und eine gemeinsame Aufgabenverteilung umöglich wird.

Die Lösung lautet hier: Task-splitting!
Ziel ist es, eine Aufgabe soweit zu unterteilen, dass deren Bearbeitung nicht länger als 1 Tag (8 Stunden) dauert. Zu Beginn meinen Teammitglieder oft: "Diese Aufgabe lässt sich nicht weiter auftrennen." Bei genauerer Betrachtung haben wir aber bisher jede Aufgabe auf Tagespakete zerteilen können. Dazu gibt es diverse Verfahren, die z.B. Richard Lawrence in seinem Blogartikel "Patterns for splitting user stories" (die Verfahren sind auch auf Tasks anwendbar) beschreibt.

Moderator zur Sicherstellung eines effektiven Ablaufs

Gerade zu Beginn ist die Unterstützung eines erfahrenen Moderators hilfreich. In Scrum ist dies der Scrum-Master, der darauf achtet, dass das Standup-Meeting (in Scrum: "daily scrum") korrekt durchgeführt wird. Gerade anfangs sorgt das dafür, dass das Team sich während der Einsatzbesprechung auf die wesentlichen Dinge fokussiert. Wichtig ist aber, dass der Moderator nicht in das Ergebnis der Besprechung eingreifen darf und stets nur moderierend tätig wird. Die Auswahl der Tasks und die Einteilung der Ressourcen macht das Team eigenständig. Der Moderator soll lediglich für einen zielgerichteten Ablauf sorgen. Dazu gehört natürlich auch, dass er Fragen stellen kann wie:

• "Wieso arbeitet eigentlich keiner an der scheinbar am höchsten priorisierten Aufgabe?"
• "Kann Mitarbeiter A das wirklich bis morgen schaffen? Kann ihn da nicht sinnvollerweise jemand unterstützen?"
• "Sollte nicht demnächst an der terminierten Aufgabe X gearbeitet werden, damit ihr den Termin halten könnt?"

Wenn das Team eingespielt ist, nimmt die Notwendigkeit der Teilnahme eines Moderators im täglichen Standup-Meeting ab. Das Team ist dann eher selbstständig in der Lage, für einen effektiven Ablauf zu sorgen.

Die Einsatzbesprechung: Ablauf des Meetings

Die Scrum-Lehrbücher beschreiben den Ablauf des "daily scrum" so: Jedes Teammitglied beantwortet folgende drei Fragen:

1. Was habe ich gestern erledigt?
2. Was nehme ich mir bis morgen vor?
3. Was behindert mich in meiner Arbeit?

Wird dieser Ablauf nun reihum bei jedem teilnehmenden Teammitglied durchgeführt, führt das nach unserer Erfahrung dazu, dass eine gemeinsame Priorisierung bzw. Auswahl der Aufgaben schwierig wird - jeder hat sich scheinbar schon selbst Gedanken über die nächste Aufgabe gemacht - Ideen oder Einwände von anderen kommen deshalb ungelegen.

Deshalb führen wir die Stand-Up Meetings in unseren Scrum-Projekten wie folgt durch:

1. Runde: Jeder erklärt, was er gestern erledigt hat. Wenn es wie oben beschrieben eine Taskgröße < 1 Tag gibt, folgt bei Nicht-Erledigung der Aufgabe nun direkt die Erläuterung, was einen behindert hat. Optimalerweise stehen danach also alle Teammitglieder zur Bearbeitung neuer Aufgaben zur Verfügung.
2. Runde: Es wird im Kollektiv besprochen welche Aufgaben als nächstes anstehen und wie diese verteilt werden können.

Die kollektive Diskussion der anstehenden Arbeiten führt dazu, dass eine gemeinsame Verantwortung für die Erledigung der "wirklich wichtigen" Aufgaben entsteht - das Team sorgt selbst dafür, dass die vorhandenen Kapazitäten optimal eingesetzt werden.

Dabei kann sich der optimale Ablauf von Team zu Team unterscheiden. Es gibt diverse Möglichkeiten zu variieren. Von reinen "round-robin" Verfahren (streng reihum), über aufgabenzentrische Ansätze ("Wer macht gerade diese Aufgabe? Und wie ist der Status?") bis hin zu ganz kurzen Check-the-board-Meetings ("Ist unser Board aktuell? Gibt's Behinderungen?") ist dabei alles erlaubt. Die Herausforderung ist dabei, die für das Team passende Lösung zu finden.