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Unternehmensweite Confluence-Einführungen
Kulturmodelle für Unternehmen und deren Wandel
Kommunikationsmaßnahmen zur Einführung und Bekanntmachung
| Maßnahme | Link mit weiterführenden Infos | Wirkung |
|---|---|---|
| Intranet-Charta (Verhaltenskodex / Richtlinie) | Wiki-Charta - Nutzungsrichtlinien für ein Intranet 2.0 | Richtlinien und Leitplanken für Mitarbeiter zur Zusammenarbeit im Intranet 2.0 schaffen Sicherheit |
| Trailervideo für Mitarbeiter | http://seibert.biz/intranettrailer | Mitarbeiter auf das bevorstehende Projekt vorbereiten und freiwillige Tester rekrutieren |
| Mega-Touchscreen im Firmeneingang oder Kantine | Atlassian-Projekt zum Anfassen mit einem Mega-Touchscreen | Mitarbeiter während der Rollout-Phase (oder davor) mit dem Testsystem in Kontakt bringen |
| Wiki-Gimmicks & Posterkampagnen | http://seibert.biz/gimmicks | Aufmerksamkeit für das Intranet und seine Funktionen in der Rollout-Phase |
Risiken und Gegenmaßnahmen
| Risiko | Gegenmaßnahme |
|---|---|
| Zu viel Arbeit Jeder Mitarbeiter fängt wild an zu schreiben und wir kommen nicht mehr hinterher, alle Falschinformationen im System einzufangen und zu korrigieren. | Scheinriese: Gruppendynamik sorgt für Selbstregulierung, Vandalismus gibt es wegen fehlender Anonymität nicht (siehe Fachartikel und Video zum Thema) |
| Vertrauensverlust Das System wird durch unsystematische, unkontrollierte Einzelmeinungen chaotisch, unübersichtlich und insgesamt nicht vertrauenswürdig. | Redaktionsteam gründen, Verantwortlicher "Owner" für Bereiche |
| Chaos und Redundanz Es entsteht ein großes Chaos aus vielen Informationen, bei denen man nicht mehr weiß, was Meinungen sind und was "echte, vertrauenswürdige Nachrichten". Zudem wird die Auffindbarkeit der "richtigen Informationen" erschwert. | Bedienungsanleitung und Richtlinen in einer "Charta" erstellen (siehe oben), Intranet 1.0 mit "offiziellen Nachrichten", Struktur durch personalisierte Navigationen |
Weitere Maßnahmen
- Projekt im Unternehmen nicht nur als IT-Projekt, sondern als Veränderungsprojekt im Rahmen der Unternehmenskultur wahrnehmen und behandeln.
- Geschäftsführung kündigt das neue Projekt (z.B. mit einem Trailervideo) an und bereitet die Mitarbeiter vor und definiert Erwartungen an Verhalten und Nutzung von Intranet 2.0.
- Betriebsrat von Beginn an mit in das Projekt einbinden
- Regelmäßige Projekt-Statusberichte in Sprint-Reviews des Einführungsprojekts mit Zugriffsmöglichkeit für alle Stakeholder (ggf. sogar für alle Mitarbeiter)
- Regelmäßige Berichterstattung und Projektdokumentation über einen Projektmicroblog in einem "Intranet-Einführungsbereich" des neuen Systems (ggf. mit Nutzung des E-Mail-Digest).
- Roadshow zur tatsächlichen Einführung
- Umfragen während der Umsetzung und zum Rollout des Intranet-Systems
- Gemeinsame Findung eines Intranet-Namens mit der Belegschaft (ggf. in einem Namenswettbewerb)
- Wettbewerbe für die Einführung
- Gimmicks erstellen: Poster, Post-its, Bilder, Flyer, Willkommens-E-Mail, FAQs, Artikel, Schulungsunterlagen, Präsentationen
- Neues Intranet als Startseite auf den Rechnern der Mitarbeiter
Mögliche Angebotsinhalte
Wir gehen von einem Unternehmen mit einer Größe zwischen 2.000 und 15.000 Mitarbeitern mit mehreren Standorten und einer Sprache aus.
| Leistung | Budget |
|---|---|
| Konzeptions-, Gestaltungs- und Kommunikationsleistungen für Medien Es handelt sich um ein Stundenkontingent, dass nach tatsächlichem Bedarf und Aufwand zu 100,00 Euro pro Stunde erbracht werden. Die Leistungen werden von studierten Kommunikationsdesignern und Kundenbetreuern aus unserem Team in Wiesbaden durchgeführt und abgewickelt. Abstimmungen erfolgen telefonisch und in Remote-Meetings oder persönlich in Wiesbaden. Eine detaillierte Maßnahmenliste wird zu Beginn des Projekts erarbeitet. Die Kommunikation und Information für die Mitarbeiter beginnt direkt mit dem Projektstart und nicht erst mit der Live-Schaltung des Intranets. Die Leistungen werden von einem separaten Projektteam parallel erarbeitet. Dabei gehen wir davon aus, dass der Auftraggeber eigene schon existierende Kommunikationskanäle (Artikel in Mitarbeiterzeitschrift, E-Mail-Newsletter vom Vorstand an alle Mitarbeiter, Erwähnungen in Betriebsversammlungen, Aushänge in Büros und Aufenthaltsbereichen, Verteilung von Flyern über die Hauspost, ...) nutzen kann und bereitstellt. Weitere Informationen zu Maßnahmen finden sich unter http://seibert.biz/intranetrollout | 20.000,00 Euro |
| Kosten für die Produktion von Medien und Gimmicks Die Kommunikation, die die Einführung eines neuen Intranets begleitet, kann nicht nur digital erfolgen. Natürlich versuchen wir mit Newslettern und berichten in den bestehenden Systemen. Aber auch dafür sind Schaubilder und visuelle Kommunikation erforderlich. Und sobald die Kommunikation physisch wird, sind Kosten für den Druck und die Produktion von Flyern, Plakaten, Kugelschreibern oder anderen Werbemitteln vorzusehen. Oft werden Kommunikationsmittel an Mitarbeiter verteilt oder auf Tischen ausgelegt. Für diese Produktionskosten planen wir das Budget dieses Angebots. Die Kosten weisen wir nach und fakturieren Sie 1:1 weiter. Mehr Informationen und Beispiele für Gimmicks finden Sie unter: http://seibert.biz/gimmicks | 7.500,00 Euro |
| Intern: Vor-Ort-Leistungen für die Betreuung von Events, das Auslegen von Medien und Gimmicks und die Anbringung von Plakaten Die besten Gimmicks bringen nichts, wenn sie in der Kiste liegen. Plakate müssen aufgehängt und Flyer verteilt werden, um ihr Potenzial zu entfalten. Die meisten unserer Kunden bilden diese Leistungen selbst mit internen Ressourcen ab. Trotzdem ist es wichtig, diese Leistungen einzuplanen und auch tatsächlich umzusetzen. Dazu gehört nicht nur, dass Mitarbeiter (m/w) die Kommunikationsmittel verteilen, sondern auch, dass die politische Vorbereitung für diese Verteilung bereitet wird und nicht einfach irgendwer die Plakate wieder abhängt oder die Gimmicks einsammelt und entsorgt. | (1.500,00 Euro) |
LIVE, 2013 LIVE, 2016 LIVE, 2016 LIVE, 2017 LIVE LIVE LIVE LIVE LIVE LIVE LIVE LIVE LIVELinchpin-Referenzen
Logo Unternehmen Branche Mitarbeiter-Anzahl Stadium des Projekts 
B. Braun Melsungen AG Produktion 50.000 
Uniqa Versicherung 23.000 
DST Systems Software 13.000 
DER Touristik Handel 11.000 
Eberspächer GmbH Produktion 8.000 
WAGO Produktion 6.700 
Meyer Werft Produktion 3.500 
GEZE Produktion 2.600 
Siemens BK (SBK) Versicherung 1.600 
VTG Logistik 1.500 
DG Verlag Handel 470 
Seven2one Medien 50 
SICK AG Produktion 7.500 
pharma mall Gesundheit 150 
Phoenix Testlab Produktion 500 
Universitätsklinikum Erlangen Gesundheit 9.500 
Carl Zeiss AG Produktion 25.000 
Vereinigte Schmirgel- und Maschinen-Fabriken AG Produktion 750 
COBUS ConCept Beratung 250 
Stadtwerke Sindelfingen Dienstleister 104 
One Legal Produktion 150 
DMG MORI Produktion 7.236 
Transporeon group Handel 510 
PCS Systemtechnik Handel 112 Allgemeine Wiki-Referenzen
Logo Unternehmen Anzahl der Mitarbeiter Stadium des Projekts 
fraport AG 20.000 
VOITH Turbo 40.000 
Schunk Gruppe & Weiß Umwelttechnik 8.000 
Helvetas 1.200 
Schleich 250 
Badenia Bausparkasse 650 
Evonik 5.000 
Bayer Cropscience 23.000 
Mecklenburgische Versicherung 750 
HBPO 1.600 
Calanbau (Vinci Gruppe) 450 
Mundipharma 1.000 
Eternit AG / Etex Group 17.000 
Generali 1.000
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