Nicht so aufmerksamkeitsstark, aber für die meisten Unternehmen und Intranets eine echte Novität, sind bereichsspezifische Nachrichten. Diese Nachrichten werden personalisiert ausgestrahlt. Hier, gucken Sie sich diesen Screenshot mal an:

Siehe auch: https://seibert.biz/newspersonalisierungkomplett 

Die Zusammenstellung der Nachrichten wird anhand von Profildaten personalisiert. So bekommt jeder Nutzer ein anderes Set an Infos zu sehen. Je nachdem, welche Sprache Sie sprechen, an welchem Standort Sie arbeiten, zu welchem Team oder zu welcher Abteilung Sie gehören und welche Rollen Sie im Unternehmen einnehmen, sehen Sie eine auf Ihr Profil zugeschnittene Zusammenstellung von Nachrichten.

Manchmal fragen uns Intranet-Teams, warum sie solche personalisierten Funktionen und Bereiche für Nachrichten überhaupt anbieten sollten. Schließlich würden diese Meldungen mit den News der Geschäftsführung konkurrieren und den Raum für die Vorstandskommunikation reduzieren. 

Das ist im Ansatz erst mal korrekt – vor allem auch deshalb, weil die speziellen Nachrichten in der Regel deutlich relevanter sind als die an alle gerichteten Informationen, auch wenn die Entscheidungen des Vorstands weitreichender sein mögen. Aber wenn Sie am Standort Zürich arbeiten und jemand eine Nachricht veröffentlicht, die sich an Mitarbeiter in Zürich richtet, wollen Sie die mit ziemlich großer Sicherheit gerne lesen. Und diese Relevanz ist der Grund, warum die zentrale Unternehmenskommunikation diese “Konkurrenz” nicht nur zulassen, sondern sogar fördern sollte. 

Stellen Sie sich vor, Sie könnten entweder eine Nachricht auf der Titelseite (oder der Website) der New York Times gestalten oder für einen Tag die komplette Ausgabe des Wiesbadener Kuriers. Die New York Times ist die einflussreichste Zeitung der Welt, Ihr Artikel würde sich in bester Gesellschaft mit wirklich hochwertigem Journalismus befinden. Und zudem ist die Reichweite des Blattes sowohl im Printbereich als auch online um ein Vielfaches höher als die des Wiesbadener Kuriers. Nichts gegen Ihre Schreibkünste! Aber abgesehen von Ihren werten Eltern würden vermutlich alle Leser eine nur von Ihnen gestaltete Zeitung eintönig finden. Niemand würde sie aufmerksam lesen. Und so ist es im Intranet eben auch. 

Wenn Sie das Portal zum Schmelztiegel der internen Veröffentlichungen und der Aufmerksamkeit machen, erreichen die Informationen der Unternehmenskommunikation und des Vorstands auch viel mehr Leute als in einem exklusiven eigenen (erlauben Sie den Begriff) Propagandablättchen.

Wenn Sie sich in Ihrem Intranet-Team also die Frage stellen, ob Sie es zulassen sollten, dass auch bisher unautorisierte Führungskräfte aus der Peripherie Nachrichten veröffentlichen dürfen, lautet meine dringende Empfehlung: Ja! Allerdings sollten Sie darauf achten, dass diese Nachrichten personalisiert nur an diejenigen Mitarbeiter ausgestrahlt werden, für die sie wirklich relevant sind. Dann stärkt es Ihre Strategie. 

Viele Intranet-Systeme, darunter auch ganz neue Lösungen, beherrschen jedoch keine richtige Personalisierung. Und falls Sie doch eher den Ansatz “one for all” verfolgen, demzufolge alle Mitarbeiter dieselben News sehen, würde ich eher mit Nein antworten. Denn dann ist die Gefahr groß, dass jede weitere Nachricht Ihre Top-down-Kommunikation verwässert.

Das ist ein klassisches Beispiel, an dem Sie sehen, wie gute Technologie die tatsächlichen Prozesse beeinflussen kann. Das hatten wir bei der Zwei-Faktor-Authentifizierung ja auch schon besprochen (siehe “Sicherheit, Datenschutz und Geheimniswahrung gegen Usability”)

Personalisierte Nachrichten aus den Standorten, aus den Abteilungen und auch aus kleinen Teams sind daher wirklich super und empfehlenswert. Aber nur dann, wenn Ihre Software die personalisierte Ausstrahlung gut unterstützt – im Web und in der mobilen App.

News-Abos

Beim dritten Aspekt unseres Anwendungsfalls News geht es gar nicht mehr um Top-down-Kommunikation. Hier greift das Bottom-up-Prinzip: Mitarbeiter sollten selbst auswählen können, was sie an Nachrichten sehen wollen. Diese selbst gewählten Abonnements erhöhen die Relevanz des Intranet-Angebots für jeden einzelnen Nutzer deutlich. In Linchpin nennen wir solche selbst konfigurierten Nachrichtenströme “Personal Newsfeeds”. Diese News-Listen werden auf der Intranet-Startseite an einer separaten Stelle ausgestrahlt. Gucken Sie mal auf meinen Bildschirm – so kann das aussehen:

Siehe auch: https://seibert.biz/personalnewsbeispiel 

Warum wir in unserer Lösung so eine Funktion geschaffen haben, ist schnell erklärt. Bei einem großen Kunden mit über 55.000 Mitarbeitern gab es vor der Einführung der persönlichen Intranet-Newsfeeds über 200 interne E-Mail-Newsletter. Sie waren entstanden, weil einzelne Abteilungen bemüht waren, die eigenen Ergebnisse und Dienste intern bekannter zu machen. Das war oft politisch motiviert, aber in einigen Fällen (wie zum Beispiel bei internen Dienstleistern) war es auch aus praktischen Gründen wichtig, die Kollegen über Angebote zu informieren, damit überhaupt eine Nachfrage entstand.

Mit der Einführung der News-Abos im Intranet konnten nahezu alle dieser internen Newsletter abgeschafft werden. Das Unternehmen spart gut dokumentierbar Millionen von internen E-Mails ein. Aber damit nicht genug: Die News-Abos reduzieren systematisch den Stress der Mitarbeiter bei der E-Mail-Bearbeitung. Gleichzeitig kommen die Informationen an der richtigen Stelle und im richtigen Kontext an, wo sie gerne gelesen werden – und das ist nicht der Posteingang. 

In E-Mails geht es ja oft um das Tagesgeschäft, um Kommunikation mit Kunden, um dringliche Dinge. Wer sich da mit Informationen einschleicht, die an alle kommuniziert werden, obwohl sie nur für einen Bruchteil der Leute interessant sind, befördert die systematische Fehlnutzung des Mediums E-Mail.

Wenn Sie selbst viele interne Newsletter haben oder wenn bei Ihnen oft E-Mails “an alle” verschickt werden, aber auch wenn Sie grundsätzlich die Relevanz von Informationen im Intranet erhöhen wollen, sollten Sie sich über News-Abos für die Mitarbeiter Gedanken machen.