Die hochwertige, wirksame und effiziente Einarbeitung neuer Kollegen ist für viele Unternehmen sehr wichtig – und leider auch über weite Strecken ungelöst. Natürlich gibt es Menschen, die ein Talent für so etwas haben und die sich der Neulinge mit großer Güte und großem Engagement annehmen.

Mein Kollege Torsten, der bei uns hauptamtlich als Entwickler tätig ist, wird von Kollegen gern mal Papa Schlumpf genannt, weil er in seiner Karriere so viel wie wohl niemand sonst für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter getan hat. Er treibt auch unser gemeinnütziges Konzept programmieren.de voran, in dessen Rahmen wir Kinder und Jugendliche in die Grundlagen der Programmierung einführen. Er nimmt außerdem unsere Azubis aus allen Bereichen zur Seite, um gemeinsam mit ihnen zu coden. Er ist ein Entwickler, an dem ein Lehrer verloren gegangen ist. So etwas ist unbezahlbar für ein Unternehmen. Aber leider ist das weder systematisch herstellbar, noch skaliert es. Auch Torsten ist mal im Urlaub, krank und/oder mit Projektarbeit ausgelastet.

Deshalb ist es womöglich eine gute Idee, wenn wir mal darüber nachdenken, wie wir ein Intranet nutzen können, um Papa Schlumpf nachzueifern und um vielleicht einige Aspekte seiner Betreuungsarbeit digital abzubilden. 

Orientierungshilfen für Neueinsteiger sind etwas, das unser Intranet recht erfolgreich anbietet. Bezogen auf die vielen unterschiedlichen Spezialsysteme sind das drei Dinge:

• Ein Launchpad: Mit dem sogenannten Launchpad ist ein Bereich gemeint, der als Absprungpunkt für unsere am häufigsten genutzten und wichtigsten Systeme dient. Hier erscheinen (personalisiert) diejenigen Werkzeuge, die zur Rolle des Nutzers gehören.

• Eine Navigation: Solche Menüs helfen dabei, sich über die Inhalte zu orientieren. Sie können natürlich auch für Tool-Übersichten genutzt werden.

• Ein Diagramm: Inhaltlich ist das der beste Weg, um ein Gefühl für das Gesamte zu bekommen. Gerade Funktionsüberschneidungen lassen sich mit einem Diagramm sehr schön darstellen und bewusst machen.

Bei uns gibt es für jeden Neuling einen sogenannten intergalaktischen Flugplan. Gucken Sie mal:

Beispiel eines Flugplans für das Onboarding meines Kollegen Björn. Quelldatei: https://seibert.biz/onboardingflugplan 

Dieser intergalaktische Flugplan zur Einarbeitung ist eigentlich nicht viel mehr als eine simple Checkliste im Intranet, die wir grafisch etwas aufgepeppt haben. Finden Sie cool? Die Vorlage ist quelloffen. Sie können sie kostenfrei in Ihrem Unternehmen verwenden. Sekunde, ich schicke Ihnen den Link in Telegram rüber: https://seibert.biz/intergalaktischerflugplan 

Diese Checkliste ist in die folgenden Bereiche und Aufgaben unterteilt.

Unsere Onboarding-Checklisten

Erste Woche:

• Backe uns einen Begrüßungskuchen. 

• Kämpfe dich erfolgreich durch die Basis-Koordinaten. 

• Lies die Passwortrichtlinie durch, setze ein sicheres Passwort und schau dir das 1Password-Video an. Lass dich niemals von der IT erwischen, wenn du irgendwo 123456 oder Geheim0815 eingibst.

• Am besten wirfst du auch gleich mal einen Blick auf die IT-Support-Grundlagen – sicher ist sicher! 

• Schreibe deinen ersten Logbucheintrag als Blog-Post und verlinke ihn in deinem Eintrag im Logbuch unter "Erfahre mehr über mich". 

• Erstelle und pflege dein Profil im Wiki. So könnte das Ganze aussehen (Beispiel).

• Stöbere in der “Encyclopaedia Galactica seibertmediae”.

• Erstelle deinen eigenen Avatar für euer Team-Board und schicke ihn an den Ponyhof – oder lass dir zeigen, wie es geht!

• Safety first – vereinbare mit Team IT einen Termin zum Security-Audit. Hier kannst du direkt einen Termin buchen.

• Verbuchung von Arbeitszeiten – lies dir durch, was wie wohin gebucht werden soll, darf oder auch nicht. Sprich mit deinem Team darüber und wende dich bei Fragen gerne an deine PO/SO. 

• Du bist neu in Wiesbaden? Dann schau dir unsere Tipps für Neuankömmlinge an.

Den einzelnen Aufgaben ist jeweils eine bestimmte Anzahl Sterne zugewiesen – je nachdem, mit wie viel Aufwand etwas verbunden ist oder wie wichtig der Punkt im Onboarding-Prozess ist. Viele Elemente haben Links auf weiterführende Seiten mit Infos und Anmeldemöglichkeiten sowie Ansprechpartnern im Intranet. Grundsätzlich gilt auch hier: Jeder kann Änderungen und Ergänzungen vornehmen. Als unternehmungslustiger Kollege sollten Sie allerdings darauf gefasst sein, dass ziemlich viele Mitarbeiter das Vorlagendokument beobachten und wissen, dass Ihre Änderungen direkt für künftige Kollegen relevant werden. Da können Sie nicht einfach irgendeinen Quatsch eintragen, ohne dass Sie eine Breitseite an Kritik als Quittung bekommen. Viele Unternehmen haben Angst davor, dass so ein wichtiges Vorlagendokument allen Intranet-Nutzern zur Bearbeitung zugänglich ist. Noch mehr Angst haben jedoch die Mitarbeiter selbst: Sie werden wirklich nur Anpassungen vornehmen, die gut begründet sind. Das Problem ist nicht das Recht zur Änderung, sondern das Zutrauen, dass die eigene Änderung werthaltig genug ist.

Wir arbeiten schon seit mehreren Jahren an der Vorlage und haben bereits Hunderte kleiner Iterationen durchlaufen. Auch wenn die Details dieses Flugplans für die Überlegungen zu Ihrem Intranet-Projekt wohl etwas zu weit führen, können Sie an der einen oder anderen Stelle ja vielleicht als Inspiration dienen. Hier sind die weiteren Aufgabenlisten:

Organisatorisches:

• Lass ein Foto von dir machen. Erstelle einfach hier (Link) ein Ticket, dann weiß Magdalena Bescheid. Sie macht die Fotos immer im Anschluss an das Agile-Org-Frühstück.

• Trage deinen Geburtstag in unseren //SEIBERT/MEDIA-Geburtstags-Kalender ein, damit du auch nicht vergisst, Kuchen zu backen.

• Lies dir das Vorgehen zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV) bei //S/M durch und vereinbare anschließend einen Termin mit Timo oder Oli, um die Vorteile einer bAV persönlich zu besprechen. 

• Trink einen Kaffee mit Timo oder Silke und sprich über An- und Abwesenheiten (flexible Arbeitszeiten, Gleitzeitkonto, Überstunden, Urlaub, Freizeitausgleich, Krankheit).

• Schau dir mit einem Kollegen das Wer-darf-was-Board an und bestelle etwas.

• Finde heraus, ob du auch sonntags ins Büro kommen könntest.

• Informiere dich über den Ablauf der Gehalts-Checks und nimm an der nächsten Info-Veranstaltung teil.

• Sprich mit Jan über unsere Werte (wenn du schleimen willst, lern sie vorher auswendig). 

• Wirst du für uns reisen? Dann sprich bitte vor deiner ersten Reise mit Micha über den Ablauf.

Lotsen-/Buddyprogramm:

Organisiere zusammen mit deinem Lotsen deine Feedbackgespräche bis zum Ende der Probezeit:

• 1. Feedbackgespräch

• 2. Feedbackgespräch

• 3. Feedbackgespräch

• 4. Feedbackgespräch

• Weiterbildung – lass dir von deinem Lotsen erklären, wie das mit der Weiterbildung bei //SEIBERT/MEDIA läuft, und finde mindestens zwei Dinge, die dich interessieren würden.

• Sprich mit Jan über das Buddy-Programm bei //SEIBERT/MEDIA.

• Sprich mit Silke oder Anna über Probezeit und Feedbackformulare.

• Wähle am Ende deiner Probezeit ein Buddy aus, der dich als Ansprechpartner begleitet. .

Soziales:

• Mach einmal bei einer sportlichen Aktivität mit: Fußball? Joggen? Treppenlaufen? Schwimmen? Oder hast du andere Ideen und Vorschläge? Frag einfach Torsten, wie es läuft!

• WG-Regeln? 

• Mach ein Selfie mit einem anderen Team und poste es mit #dashpic im Microblog

• Nimm an einem Filmabend teil.

• Organisiere ein Mittagessen mit den Gesellschaftern bzw. der Geschäftsführung. 

• Hol dir die //SEIBERT/MEDIA-App.

• Organisiere mindestens ein Mal das Freitagsbierchen.

• Du singst gerne? Wie wär's mit Chor?

Schulungen und Veranstaltungen:

• Damit du auch sofort im Bilde über unsere internen Veranstaltungen bist, zu denen du natürlich eingeladen bist, wirf doch auch einen Blick auf die aktuelle Terminübersicht.

• CoP steht für Community of Practice, nimm mal an einem teil.

• Nimm an möglichst vielen Reviews mindestens ein Mal teil:

• Linchpin

• Brogrammers

• Nimm an einer JIRA-Schulung teil.

• Nimm an einer Confluence-Schulung teil.

• Nimm an einer G-Suite-Schulung teil.

• Geh zum nächsten LizenzEinmalEins mit Toni.

• Neubi erklärt wieder mal unsere Dienstleistungen und Produkte? Sei dabei.

• Wir lieben Feedback! Aber warum denn eigentlich? Finde es heraus!

• Nenne uns drei Dinge, die du neuen Mitarbeitern mit auf den Weg geben würdest, die dir aufgefallen sind oder die du anders machen würdest.

Agile Org:

• Sprich mit Sven oder Clemens über die AgileOrg.

• Nimm an einer Agile-Schulung für Einsteiger teil.

• Nimm am nächsten Hackathon teil.

• Was ist das Pull-Prinzip? Frag Sven!

• Was hat ein Pfirsich mit //SEIBERT/MEDIA zu tun? Frag Paul oder Clemens.

• Flache Hierarchien? Wer hat hier eigentlich das Sagen? Frag mal Jo.

• Marketing und Vertrieb machen wir ganz anders! Aha!? Martin erklärt dir, was das bedeutet und was du dazu beitragen kannst.

• Lass dir von mindestens drei Teams ihr Board erklären.

• Sprich mit Oli über unseren Gehaltsfindungsprozess.

Rein technisch wäre es natürlich ein Leichtes, einen solchen Flugplan auch mit einer Personalisierung zu versehen, sodass zum Beispiel je nach Abteilungszugehörigkeit oder Rolle zusätzliche Bereiche eingeblendet werden können. Das haben wir intern schon mal andiskutiert, erreichen aber erst jetzt langsam eine Unternehmensgröße, bei der sich das lohnen würde. Für einige unserer Kunden ist das schon diskutiert und meines Wissens auch umgesetzt worden. Machbar ist es jedenfalls recht einfach.

Warum Onboarding-Checklisten sinnvoll sind

Die Vorteile solcher Checklisten im Intranet leuchten den meisten unserer Kunden direkt ein. Die Transparenz darüber, wer mit der Einarbeitung gerade wie weit ist, motiviert die Mitarbeiter intrinsisch, die Liste tatsächlich zu bearbeiten. Der Fortschritt wird darüber hinaus während der Probezeit bei uns auch mit dem zugewiesenen Lotsen abgestimmt. Die Bearbeitung selbst ist freiwillig. Wir schreiben niemandem vor, was er erledigen muss. Nicht optional ist hingegen, sich überhaupt mit der Checkliste zu beschäftigen. Wer damit gar nicht arbeitet, wird erst freundlich, dann bestimmt darauf hingewiesen. Aber es gibt keine einzelnen Pflichtelemente und auch kein “Mindestvolumen”. Es ist eher eine Abwägung des Lotsen, der prüft, ob der Mitarbeiter sich gut einarbeitet. Und das geht natürlich auch abseits der Checkliste.

Ein großer Vorteil der Checkliste besteht darin, dass sie einfach zu bearbeiten und eigenständig zu erledigen ist. Statt die Personalabteilung mit diesen Administrationsaufgaben zu beschäftigen, wird die Arbeit komplett auf den Mitarbeiter selbst verlagert. Und das funktioniert bei uns sehr gut. Über die Sterne erhalten die Kollegen einen Eindruck, wie weit sie schon vorangeschritten sind, und in der Übersicht gibt es auch einen aktuellen Schnappschuss, der zeigt, wie es im Vergleich zu anderen Newbies aussieht. Wir bilden dabei bewusst keine Ranglisten. Es geht uns nicht darum, dass einzelne Mitarbeiter besonders viele Sterne sammeln. Es soll eher eine Art Benchmarking sein. Die Kollegin, die am selben Tag angefangen hat wie ich: Wie viele Sterne hat die schon? Wie stehe ich im Vergleich zu den anderen Kollegen da?

Für mich als Gesellschafter hat der intergalaktische Flugplan den Vorteil, dass die neuen Mitarbeiter sich fast alle eigenständig bei mir melden, um über Marketing und Vertrieb zu sprechen. Das ist für mich eine gute Gelegenheit, etwas über unserer Kultur zu erzählen und die Leute noch besser kennenzulernen.

Und das Ganze ist aus Sicht unserer Organisation so wunderbar einfach. Für jeden neuen Mitarbeiter kopieren wir einfach die Vorlage und personalisieren die Intranet-Seite mit dem Namen. Anschließend liegt der Druck der Transparenz auf ihm. Will ich mich mit meiner Einarbeitung beschäftigen? Wie schnell? Und wie viel Zeit investiere ich? All das ist bei uns selbst organisiert und muss nicht von irgendwem zentral geprüft und koordiniert werden. Es ist auch keine lästige administrative Aufgabe, weil das entsprechende Drumherum tatsächlich gering ausfällt.

Und es entsteht noch ein weiterer Vorteil. Gerade in anspruchsvollen Rollen mit viel Komplexität müssen Mitarbeiter fachlich ziemlich viel lernen und auch Erfahrung sammeln. Es dauert nicht selten ein paar Monate, bis sie vollkommen eigenständig an Aufgaben arbeiten können. Das bedeutet, dass sie ihr Team zu Beginn noch nicht besonders produktiv unterstützen können. Der intergalaktische Flugplan hilft ihnen jedoch dabei, sich sinnvoll selbst zu beschäftigen, wenn das Team gerade keine Zeit und Ressourcen in die Einarbeitung investieren kann. Und machen wir uns nichts vor: Das kommt immer wieder mal vor. Unsere neuen Mitarbeiter sind beschäftigt. Das ist gut für unser Unternehmen. Viele unserer Kunden lieben die Idee und adaptieren sie. Deshalb haben wir den Code für die Umsetzung auf vielfache Nachfrage auch öffentlich gemacht.

Autarke Früheinarbeitung – schon früher loslegen

Bei unserem Partnerunternehmen Atlassian bekamen 2014 alle neuen Mitarbeiter zum Start des Jobs erst einmal vierzehn Tage Urlaub. “Start fresh” nannte das Unternehmen das. Ich war beeindruckt! So ausgeruht und mit einem klaren Kopf startet es sich auch viel besser, oder?

Ich weiß nicht, ob Atlassian das heute immer noch macht, aber wir haben das Verfahren nicht übernommen. Viele unserer Ideen der internen Organisation sind von Atlassian entlehnt. Diese nicht. Wir machen quasi genau das Gegenteil. Natürlich ist es – wie eigentlich alles bei uns – nicht verpflichtend. Und wir geben uns große Mühe, damit unsere Mitarbeiter wirklich verstehen, dass die autarke Früheinarbeitung ein Angebot für Interessierte und kein gruppendynamischer Zwang oder keine Erwartungshaltung ist.

Als autarke Früheinarbeitung bezeichnen wir die Möglichkeit, sich selbstständig mit unserem Unternehmen zu beschäftigen und sich zumindest virtuell in unserer Organisation aufzuhalten. Ganz konkret erhalten Kollegen, die nach der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags an dem Angebot interessiert sind, von uns schon vor dem ersten richtigen Arbeitstag einen Zugang zu unseren Online-Systemen, ein Notebook und (in einigen Fällen) ein Smartphone.

Mit diesem Zugang und den Geräten können sie sich autonom und früh selbst einarbeiten. Seitens unserer Personalabteilung gibt es in dieser Phase keine Betreuung. Eine autarke Früheinarbeitung erfordert immer die Zustimmung und Betreuung des Teams, in dem der neue Mitarbeiter starten wird, denn irgendwer muss ja auch Fragen beantworten und dem Kollegen das Gefühl geben, willkommen zu sein und Antworten zu erhalten.

Das Konzept ist erst wenige Monate alt und daher kann ich noch keine verlässlichen Aussagen treffen. Immerhin sehe ich, dass die Leute es intensiv wahrnehmen. Etwa 60 Prozent unserer neuen Mitarbeiter nutzen es. Wir beobachten aktuell sehr genau, ob diese Kollegen sich möglicherweise implizit dazu gezwungen sehen, sich schon vor Dienstantritt einzuarbeiten. Allerdings geben die Gespräche, an denen ich teilweise auch selbst teilgenommen habe, zu dieser Vermutung wohl keinen Anlass. Ganz im Gegenteil: Es scheint ein großes Bedürfnis zu geben, schon vorab im Intranet herumstöbern, Neuigkeiten lesen und die Aktivitäten und Diskussionen in den Gruppenchats mitlesen zu dürfen.

Die sich früh einarbeitenden künftigen Kollegen sind bisher immer sehr zurückhaltend und für andere mehr oder weniger unsichtbar geblieben. Sie haben sich nicht an den bei uns üblichen Diskussionen im digitalen Raum beteiligt und selbst nichts gepostet. Sie bearbeiten nicht etwa vorab schon ihren digitalen Flugplan. Es ist eher ein Beobachten, Ertasten und Erleben unserer Kultur. Die Rückmeldungen zu diesem Ansatz waren bisher überwältigend positiv, und es hat mich überrascht, wie viel Wissen die Leute schon vor ihrem Arbeitsbeginn aufgesogen hatten.

Ich verstehe Ihre Bedenken. Es handelt sich zugegebenermaßen um ein recht spezielles Konzept, das in Konzernen wohl nicht so einfach umsetzbar ist. Wir haben lange mit unserem Steuerberater und unserem Justitiar gesprochen, um dafür zu sorgen, dass das rechtssicher und auch steuerrechtlich unproblematisch ist. In einem Großunternehmen mit seiner Compliance dürften die Hürden jedoch deutlich höher liegen.

Wie dem auch sei: Ich finde das Thema für unsere Diskussion deshalb so spannend, weil die Möglichkeit einer autarken Früheinarbeitung erst durch ein modernes und stark frequentiertes Intranet entsteht. Das Level an digitaler Zusammenarbeit muss hoch sein, damit Sie mit einem Login, einem Rechner und einem Smartphone in der Lage sind, zu erleben, wie die Zusammenarbeit in einem Team funktioniert.

Nur wenn Transparenz tatsächlich gelebt wird und Mitarbeiter Neuem gegenüber offen sind, gelingt es, zu diesem Zeitpunkt noch fremde Menschen zumindest digital in ein Team zu integrieren und die Einarbeitung ab dem ersten offiziellen Arbeitstag deutlich schneller und effektiver ablaufen zu lassen.

Bei alldem besteht freilich die Gefahr, dass Mitarbeiter in einer solchen Phase unbetreut ins kalte Wasser eintauchen und den Job und die Rolle total doof finden, bevor es überhaupt richtig losgeht. Gerade wenn die Unternehmenskultur nicht so prall ist, ist bei solchen Instrumenten vermutlich Vorsicht geboten.

Die Erkenntnis, dass das bei uns gut funktioniert, macht mich ein bisschen stolz. Sehen Sie’s mir nach, falls ich gerade etwas prahlerisch rüberkomme. Es geht mir nicht darum, zur Schau zu stellen, wie schön unsere Kultur ist. Die digitalen Grundlagen und ihre Vorteile, die sich hier manifestieren, sind mir wichtig.

Selbst wenn die autarke Früheinarbeitung kein Konzept für Ihr Unternehmen ist – die Vorteile eines modernen, gut angenommenen Intranets werden in Ihrer Organisation auch so zum Tragen kommen.