Sicherheit und Datenschutz haben in Unternehmen Priorität. Andererseits geht es nicht mehr ohne mobile Apps. Wie gelingt es, Usability und Sicherheit in Balance zu bringen?

Mobile Apps sind heute für Social Intranets grundlegend. Ich bin deshalb aber noch lange kein Verfechter des Mobile-first-Ansatzes und fest davon überzeugt, dass Mobile-Device-Management-Lösungen (MDM) in Unternehmen einen zu hohen Stellenwert genießen. “Bring your own device” (BYOD) ist praktischer und kann ebenfalls sicher funktionieren. Natürlich müssen Organisationen auf Themen wie Sicherheit, Datenschutz und Geheimniswahrung achten. Aber eine Kollaborationslösung wird erst dann wertvoll, wenn sie von vielen Mitarbeitern genutzt wird. Dafür muss die Komplexität gering sein und die Usability hoch. Leider sind Usability und Sicherheit im Unternehmen natürliche Antagonisten. Wie können wir beiden Aspekten gerecht werden? Welche Möglichkeiten gibt es?

Warum ein Intranet ohne Smartphones nicht mehr funktioniert

Die Möglichkeit, auf Unternehmensinhalte und geschäftlich relevante Informationen über Smartphones zuzugreifen, ist in den letzten Jahren zunehmend wichtiger geworden. Wer arbeitet, sitzt längst nicht den ganzen Tag an seinem Schreibtisch. Wir reisen, wir bewegen uns im Gebäude oder sind sonstwie unterwegs. Die Zeit, die Menschen mit dem Handy verbringen, ist heute auch bei vielen Wissensarbeitern länger als diejenige, die sie am Desktop-Rechner sitzen. Die Leute nutzen ihr Smartphone im Bus, auf dem Sofa, im Bett, am Frühstückstisch und zu allen möglichen und unmöglichen Gelegenheiten.

Irgendwann wurden die Google-Gründer mal gefragt, ob sie denn vor hätten, eines Tages mal Geld zu verdienen. Google hatte damals schon Hunderte von Millionen verbrannt und niemand wusste, wie diese Firma je profitabel arbeiten würde. Die lapidare Antwort der Gründer: “Money follows the eyeballs.” Dieser Satz stammt nicht von ihnen. Aber ich habe ihn damals zum ersten Mal gelesen. Es geht letztendlich um Aufmerksamkeit: Wer die Aufmerksamkeit hat, verdient Geld. Oder aufs Intranet übertragen: Wer die Aufmerksamkeit hat, bestimmt, lenkt und wirkt. Daher gilt: 

Ein gutes Intranet-Team umarmt Smartphones mit Apps und einer mobil zugänglichen Lösung, mit Push-Notifications und mit Offline-Inhalten, die auch unabhängig von der Internetverbindung schnell und unkompliziert abgerufen werden können.

Warum “mobile first” nicht die höchste Priorität für ein Unternehmen hat

Wie oft habe ich mich schon über die Missverständnisse aufgeregt, die die zwei simplen Worte bei Kunden und Intranet-Teams auslösen: Mobile first. So ähnlich wie “America first”. Als der amerikanische Präsident das im Wahlkampf 2016 sagte, klang es für mich wie “America only”. Und genau so verstehen manche Intranet-Teams auch den Mobile-first-Ansatz: “Ja, lasst uns doch ein Intranet machen, das man auf dem Smartphone am besten nutzen kann. Wir haben ja eh überwiegend Mitarbeiter, die unterwegs sind und gar keine Computer-Arbeitsplätze zur Verfügung haben.” Zack, und schon ist das Kind in den Brunnen gefallen.

Gestatten Sie, dass ich Ihnen mal ein Zitat von Jakob Nielsen aus dem Intranet Design Annual 2018 (siehe https://seibert.biz/intranetdesignannual2018) vorlese, dem Übervater der Usability-Forschung? Falls Sie das Intranet Design Annual nicht kennen, sollten Sie sich diese Publikation unbedingt zulegen. Bei uns im Unternehmen wird sie wie die jährliche Intranet-Bibel behandelt. Nielsen sagt:

MOBILE SECOND

Organisationen wissen, dass Mobile für ihre Mitarbeiter wichtig ist, und die Gewinner bieten bereits einen mobilen Intranet-Zugriff oder sind dabei, ihn zu schaffen. Gleichwohl verfolgen die meisten Sieger einen realistischen, praktischen Ansatz im Hinblick auf mobiles Design – den Ansatz, sich im Rahmen sehr realer Ressourcenbeschränkungen dennoch hohe Ziele zu setzen. In einigen Fällen fokussieren sich die Teams zuerst auf den Desktop – wie etwa bei eBay. In anderen Fällen wählen sie einen inkrementellen Ansatz. Bei AMA zum Beispiel war die erste Version responsiv für Tablets, aber nicht für Smartphones; obwohl das Team ein Framework für Mobiltelefone erarbeitet hatte, wurde es im ersten Intranet-Release nicht implementiert. Auch die Sicherheit kann für Mobile eine Herausforderung sein. Das responsive Intranet von Capital Power funktioniert über alle Geräte hinweg. Doch weil die Mobilnutzer eine Zwei-Faktor-Authentisierung durchlaufen müssen, blieb die mobile Nutzung hinter den Erwartungen zurück. Das Team sucht nun nach einer einfacheren Sicherheitslösung.

Ich habe was das angeht eine ausgeprägte Meinung: Ein Intranet ist langfristig nicht erfolgversprechend, wenn es sich nur mobil vollumfänglich nutzen lässt und auf der Weboberfläche nur einen billigen Abklatsch der mobilen Features anbietet.

Die Erstellung von Intranet-Inhalten findet auf Desktop-Computern statt. Der Konsum erfolgt immer mehr auf Smartphones.

Das Zentrum eines Intranets bilden Informationen und Kommunikation. Und das Smartphone ist unbestritten auf einem beeindruckenden Siegeszug, was den Konsum dieser Informationen betrifft. Wenn es allerdings um die Erstellung von Infos geht, kann das Smartphone nur Fotos, Videos und Ton beisteuern. Das sind gerade für soziale Anwendungsfälle auch spannende Dinge, keine Frage. Aber Videos, die Hunderte oder Tausende Leute ansehen, sollen oder besser müssen geschnitten werden. Und die allermeisten Infos lassen sich einfach mit einer Kombination aus Text und kontextuellen Bildern oder Visualisierungen am besten vermitteln. Und dafür braucht man Desktop-Computer. 

Ein modernes Intranet muss den Desktop-Computer und die Redakteure “mitdenken”. Und hier meine ich keine Erfassungsoberfläche für Nachrichten, die dann mobil ausgestrahlt werden können, oder eine Schnittstelle zu einem System, das auf Computern gut funktioniert. Sie benötigen eine Informationszentrale, die brummt. Diese Zentrale wird von allen Mitarbeitern in allen Situationen stark genutzt – ob am Computer oder unterwegs am Smartphone. Diese Fusion aus Mobile-first- und Desktop-first-Anwendungsfällen ist es, die Intranets heute erfolgreich macht.

Wenn Sie also das nächste Mal mit Intranet-Konzepten konfrontiert werden, die versuchen, komplexe Dinge extrem zu vereinfachen, dann schauen Sie genau hin. Das ist mit großer Wahrscheinlichkeit Quatsch und funktioniert in der Realität nicht gut.