Mit einem Gruppenchat können Sie schneller und besser sehen, was andere Teams gerade bewegt. Sie können Räume betreten und auch wieder verlassen und rasch auf einen aktuellen Stand kommen. Das klingt vielleicht für Unerfahrene irgendwie beunruhigend. Doch in unserer Unternehmensrealität ist das sehr hilfreich, weil sich oft auch Kollegen melden, die Erfahrungen in einem bestimmten Bereich haben, in dem das eigentliche Team nicht heimisch ist, und wirksam unterstützen können. Und das tun sie sehr niederschwellig. Ohne ein extra einberufenes Meeting. Ohne formale Hürden. Manchmal ist es vielleicht nur eine knappe Nachfrage, die das Team dazu bringt, einen Aspekt noch mal zu durchdenken. Aber auch umgekehrt können erfahrene Mitarbeiter einfach und schnell angepingt werden: 

“@Martin Seibert: Denkst du, wir sollen diesem Kunden diesen Wunsch einmalig gewähren? Das Team will das machen. Aber du hattest in den letzten Monaten ja auch oft persönlichen Kontakt und deshalb wollten wir dich noch mal befragen.” 

“Ja, das würde ich wie vorgeschlagen machen.” 

“Danke, läuft.” 

Solche Dialoge erlebe ich bei uns mehrmals am Tag. Der Vorteil für das Team besteht darin, dass die Kollegen einfach und unkompliziert auf mein Wissen zugreifen können. Und ich habe den Vorteil, dass die Bearbeitung niederschwellig ist. Das heißt, dass ich für einzelne Fragen nicht in Meetings eingeladen werden muss und die ganzen Pings auch gebündelt zu einem bestimmten Zeitpunkt des Tages bearbeiten kann. Mit Pings meine ich hier Benachrichtigungen auf dem Smartphone oder am Rechner: Sie klingeln oder pingen einen Kollegen an, damit er auf eine Sache aufmerksam wird.

Und jeder weiß durch diese Benachrichtigungen, was Sache ist. Viele neue Mitarbeiter melden uns zurück, dass das reine Mitlesen der digitalen Kommunikation ihnen bereits ein sehr gutes Gefühl für unsere Kultur und unsere Kommunikation mit Kunden gibt. Wobei ich ihnen zugestehen muss, dass es gerade am Anfang ziemlich herausfordernd und schwierig sein kann, zu entscheiden und zu filtern, was für sie wichtig ist und was nicht.

In einer solchen Umgebung muss ich natürlich auch “Ich weiß es nicht” oder “Ich bin mir unsicher” sagen können. Ansonsten hängen die Chats unnötig lange in der Luft, weil sich niemand eine Blöße geben will.

Ein Gruppenchat sorgt auch in einer hierarchischen, eher steifen Umgebung für mehr Transparenz. Wenn ein kultureller Wandel von oben mitgelebt wird, etabliert sich auch ein solches Tool schneller und leichter.

Flüchtige Kommunikation – gespeichert wird woanders

Über einen Aspekt müssen sich alle Beteiligten klar sein: Die Kommunikation via Gruppenchat ist flüchtig. Natürlich will ich, dass jemand antwortet, wenn ich ihn per @-Mention persönlich erwähne. Aber dafür sorgt in diesem Fall auch das System selbst, weil es eine Mail verschickt, wenn die Nachricht nicht online abgerufen wird. Aber wir speichern keine Kommunikation und suchen in der Regel auch nicht darin.

Bei dem vielen Hin und Her in einem belebten Gruppenchat ist die Suche sowieso relativ sinnlos. Technisch speichert Google Chat die Nachrichten natürlich schon. Das ist aber für uns kein valider Anwendungsfall. Wir behandeln die Abstimmung in Gruppenchats wie mündliche Kommunikation: Sie ist nirgendwo sinnvoll abgelegt, nicht referenzierbar, komplett flüchtig. Darüber kann man bestimmt diskutieren. Und ich kann mir vorstellen, dass Sie das anders sehen. Im Einzelfall krame ich vielleicht selbst auch mal einen Chat hervor, um ihn einem Kollegen unter die Nase zu halten und ihm zu beweisen, dass er mir XY fest zugesagt hat. Aber wir koordinieren mit Chats keine Aufgaben. Wir schreiben dort keine Protokolle. Wir dokumentieren damit kein Wissen. Alles, was längerfristig wichtig ist, wird in anderen Systemen untergebracht.

Es gibt übrigens auch keine Schnittstelle zu einem Chat, und die braucht es auch nicht. Wenn wir eine Konversation als hilfreich für den Fortschritt einer Aufgabe empfinden, dann kopieren wir die entsprechenden Beiträge einfach und fügen sie als Kommentar zum Beispiel in ein Jira-Ticket ein. Wenn ich dann etwa aus dem Urlaub zurückkomme, lese ich nicht die Konversation von letzter Woche im Chat nach. Die ist flüchtig und heute längst unwichtig.

Machen Sie sich am besten schon mal Gedanken darüber, wie Sie das handhaben wollen. So, wie wir damit umgehen, fühlt es sich für uns gesund an. Und so machen es auch die meisten Unternehmen, die ich kenne und die einen Gruppenchat intensiv einsetzen.

Gruppenchat als Zentrale für Echtzeitkommunikation

Einen guten und etablierten Gruppenchat können wir wie eine Art Betriebssystem für das Unternehmen betrachten:

• Angestoßene Prozesse werden verwaltet, abgestimmt und koordiniert. 

• Alles, was jetzt passiert, wird analysiert, verarbeitet und gegebenenfalls umgeleitet und den geeigneten Stellen zugewiesen.

• Einfache Entscheidungen werden direkt abgestimmt. 

• Punktuell werden Könner hinzugezogen. 

• Abläufe werden damit schneller und geschmeidiger gemacht. 

• Die Reibung im Tagesgeschäft nimmt merklich ab. 

• Kleine Schwächen lassen sich einfach und schnell ausgleichen.

• Schlamassel sind schnell bekannt und können gemeinsam bekämpft werden.

Halten wir fest: Wer heute ein modernes Intranet oder einen funktionierenden digitalen Arbeitsplatz bereitstellen will, kommt um eine Chat Software nicht herum. Und inzwischen haben auch viele Intranet-Systeme integrierte Chats mit an Bord. 

Eines sollte Ihnen dabei allerdings klar sein: Wenn die Lösung nicht besser ist als WhatsApp, wird sie sich kaum durchsetzen. Eine Lösung, die besser als WhatsApp ist, kann sich dagegen in Windeseile verbreiten. Wer macht schon gerne Illegales?

Natürlich ist WhatsApp keine ganz so schlechte Software, schließlich nutzen sie ja über eine Milliarde Menschen jeden Monat. Unsere Erfahrung ist die, dass die meisten Standard-Chats in Intranet-Systemen nicht dagegen ankommen. Es ist zwar eine nette Idee, mit dem Intranet auch gleich einen Chat anzubieten. Aber wenn diese Funktion nicht die Mindestanforderungen erfüllen kann, bleibt es ein frommer Wunsch.