Der Wert von Transparenz und einfacher Referenzierung liegt manchmal gar nicht in der zentralen Information selbst. Denn immer wieder werden Sie feststellen, dass die eigentlichen Informationen veraltet sind. Im Wiki haben Sie noch gelesen, dass das Projekt auf der Zielgeraden ist – und im Gespräch hören Sie vom Scheitern. Die Möglichkeit, sämtliche Ansprechpartner, die sich bisher intensiv oder auch nur latent mit einem Thema beschäftigt haben, mit vertretbarem Aufwand zu identifizieren, ist häufig schon eine große Hilfe, um einschätzen zu können, wie Sie ein Thema in der politischen Landschaft aufbauen müssen, damit es tatsächlich Fuß fassen und fruchten kann.

Kunden haben mir davon erzählt, wie sie zuerst mal in ihren eigenen Unternehmensbereichen Kollegen angesprochen haben. Bei diesem Austausch mit den “internen Leuten” wurde schnell deutlich, dass die Führungskräfte aus den anderen Abteilungen offenbar teils ganz andere Ziele hatten. Und als es schließlich zu Gesprächen mit den Hauptverantwortlichen aus den anderen Bereichen kam, wusste unser Kunde längst, was geht und was nicht und worauf zu achten ist. 

Manchmal brauchen Mitarbeiter Jahre oder sogar Jahrzehnte, um zu wissen, wie man sich im politischen Minenfeld des Konzerns bewegt. Eine transparente Intranet-Umgebung ermöglicht es auch Neulingen, die relevanten Informationen mit etwas Geduld und Spucke einzusammeln und geschickt durch die Organisation zu navigieren.

Natürlich bin ich dafür, dass Unternehmen frei von Politik, Geklüngel und persönlichen Interessen sind, bleiben oder werden. Aber vor der Einführung eines Intranets sieht die Konzernrealität nicht selten ganz anders aus. Und es wäre naiv zu glauben, dass ein Stück Software so eine Welt allein und sofort verändern könnte. Vielmehr ist es eine zentrale Anforderung an ein modernes Intranet, dass das System sich an die politische Situation und eben auch an Gemengelagen mit weniger Transparenz anpassen kann und die Organisation in die Lage versetzt, sich langsam und Schritt für Schritt in Richtung mehr Transparenz zu entwickeln. Das ist möglich und wird mit solchen Projekten oft angestrebt.

Natürlich finden Sie im Intranet Personen und Ansprechpartner nicht nur durch Detektivarbeit in Dokumenten, Protokollen und Wiki-Seiten. Natürlich ist das ein wirksames Mittel, um qualitative Suchen durchzuführen und sich vorab schon zu informieren. Einfacher und schneller hingegen ist eine sogenannte Expertensuche.

Unternehmenssuche nach Experten mit Filtern. Siehe auch: https://seibert.biz/expertensuchemitfilternbeispiel 

In einer solchen Expertensuche können Mitarbeiter einfach einen Namen eingeben und die entsprechende Person samt Profil und Kontaktinformationen finden.

Spannender ist es allerdings, wenn Sie Ihre Suche über Filter von zunächst sehr vielen Ergebnissen auf einige wenige Treffer reduzieren, die Sie dann kontaktieren. In diesem Beispiel hier wird zuerst nach einem Standort (Frankfurt), dann nach einer Qualifikation (Linchpin) und schließlich nach Sprachkenntnissen gefiltert, bis wir das detaillierte Profil einer passenden Person sehen.

Eine solche Expertensuche kann im Unternehmen sehr viele Anwendungsfälle haben:

• Einen Ansprechpartner für ein Spezialthema finden

• Menschen, die in einem bestimmten Projekt mitarbeiten, suchen

• Nach Unternehmensbereichen filtern

• Nur Personen an einem bestimmten Standort finden

• Personen, die eine bestimmte Sprache sprechen, suchen

• Mitarbeiter, die eine bestimmte Software kennen, identifizieren

• Leute in der Organisation zu einem spezifischen Thema ansprechen und begeistern

• Die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse oder andere Kontaktinformationen eines Ansprechpartners herausfinden

• Die Organisation mit ihrem Organigramm und der Verortung einzelner Menschen darin besser verstehen

• Räume mit den Büros einzelner Mitarbeiter finden

• Vorgesetzte von Kollegen identifizieren

Auch aus strategischer Sicht ist eine Expertensuche im Intranet stark. Sie kommuniziert, dass es im Unternehmen wertvolle Fachleute gibt. Sie gibt den Mitarbeitern eine Bühne, auf der sie ihre Fähigkeiten und Kenntnisse präsentieren können. Und sie erhöht die wichtige Vernetzung zwischen Fachkollegen. Ich selbst nutze die Profilsuche manchmal, um mir einfach noch mal ein Gesicht zu einem Namen zu vergegenwärtigen: Wie sieht der noch mal aus?

In unseren Projekten stellen wir fest, dass die Grundlagen für eine Personensuche eigentlich in überhaupt keinem Unternehmen gegeben sind. (Vielleicht erteilen die gut sortierten Organisationen uns auch bloß keine Aufträge.) Jedenfalls ist es in riesengroßen Konzernen besonders abenteuerlich. Da stehen Tausende von Mitarbeitern gar nicht im zentralen Personenverzeichnis, weil für sie sonst Lizenzgebühren (etwa an Microsoft) zu entrichten wären. Um überhaupt eine Liste mit wirklich allen Intranet-Nutzern an allen Standorten zu bekommen, müssen in solchen Unternehmen oft zig separate Quellen angezapft werden. Die Datenqualität unterscheidet sich natürlich sehr. Und dann stellen wir in vielen, vielen Fällen fest, dass die relevanten Informationen für ein Profil gar nicht vorhanden oder die Rechte für die Nutzung (beispielsweise bei Fotos) ungeklärt sind und wir diese Elemente daher nicht verwenden können.

Doch in so einem Fall kann ich die Kunden beruhigen: Das ist überhaupt kein Problem und ganz normal. In einem modernen Intranet reicht schon das Angebot aus, ein reichhaltiges und hochwertiges Profil anzulegen, um viele gute und nützliche Daten zu erhalten. Bei Xing und LinkedIn hat ja auch keiner eine Schulung besucht, um die Basisinformationen einzustellen und hochzuladen. Ja, einige meiner Kollegen benutzen Avatare und keine Fotos in ihren Profilbildern. Damit lassen sich den Namen zwar keine Gesichter zuordnen, aber die restlichen Daten und Angaben sind auch ohne konkretes Foto schon nützlich und sinnvoll genug.

Ich habe noch nie einen Intranet-Verantwortlichen getroffen, der die Bedeutung von Profilen, einer Expertensuche und generell einer Möglichkeit zur Selbstrepräsentation via Intranet als gering geschätzt hätte.

Es gibt relativ einfache Maßnahmen, mit denen Sie die Erstellung und das Befüllen von Nutzerprofilen begünstigen können. Beispielsweise hat unser Kunde Enercity beim Launch seines Intranets enerdigi einen Fotoservice angeboten: Mitarbeiter konnten fix ein professionelles Foto von sich schießen lassen, um es dann im Intranet zu verwenden. Bei uns bietet eine Kollegin, die nebenberuflich als professionelle Fotografin aktiv ist, regelmäßig Fototermine für Interessierte an.

Der große Vorteil solcher Aktionen ist die Steigerung des Netzwerkeffekts. Wenn im Intranet kein Mensch ein Bild in sein Profil eingestellt und auch sonst nichts ausgefüllt hat, werden es andere Leute tendenziell auch nicht tun. Wenn nahezu alle ihre Profile pflegen, brauchen Sie niemanden daran zu erinnern. Dann werden neue Kollegen das ganz automatisch machen. Der gute, alte Gruppenzwang.

So sieht mein Profil in unserem Intranet aus. Siehe auch: https://seibert.biz/profilbeispiel 

Ein modernes Intranet dreht sich um die Menschen, die darin arbeiten. Es geht darum, ihre Produktivität und Wirksamkeit zu erhöhen. Ein zentrales Element ist dabei die Kommunikation. Natürlich gibt es weiterhin die Top-down-Kommunikation vom Vorstand an alle Mitarbeiter. Aber was in den meisten Unternehmen richtig viel Potenzial hat, ist die Verbesserung, Strukturierung und Optimierung der Kommunikation unter den Kollegen. Auch die Zusammenarbeit in den festen Abteilungen und Gruppen des Tagesgeschäfts kann eine Organisation mit einem Intranet verbessern. 

Das Entdecken, In-Kontakt-Kommen und Voneinanderlernen über Abteilungs- und Bereichsgrenzen hinweg eröffnet gerade in großen Firmen gewaltige Möglichkeiten, die in vielen Fällen leider ungenutzt bleiben. Ein Benutzerprofil bietet viele und tolle Ansätze, um das anzukurbeln.

Ich will nicht propagieren, dass Sie sich als Organisation in das Privatleben Ihrer Mitarbeiter einmischen sollen. Eine Expertensuche ist keine Tinder-Verabredungsplattform. Aber wenn Sie eine Option schaffen, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, Gleichgesinnte zu kontaktieren, dann werden möglicherweise Sportgruppen gegründet, es könnten Filmabende, Brettspiel-Partys und vielleicht sogar Pokerturniere organisiert werden. Keine Frage, es ist nicht die zentrale Aufgabe einer Expertensuche, solche Interessengruppen zusammenzuführen. Aber Mitarbeiter wollen dazugehören, sie wollen sich mit anderen austauschen und sie lieben es, wenn es in der Abteilung und darüber hinaus einen guten Zusammenhalt und ein produktives Miteinander gibt.

Ich halte die Idee für sehr empfehlenswert, private Interessen und Hobbys mit in die Profile aufzunehmen.

Hier ist eine Liste mit Profilfeldern, die unsere Kunden für ihre Profilfelder zusammengestellt haben:

• Anrede

• Akademischer Titel

• Vorname

• Nachname

• Spitzname

• Geburtsname

• E-Mail-Adresse

• Telefonnummer

• Mobilfunknummer

• Fax

• Geburtsdatum

• Standort

• Gebäude

• Office Straße

• Office Postleitzahl

• Office Ort

• Land / Country

• Gesellschaft

• Bereich

• Abteilung

• Position / Job

• Vorgesetzter

• Expertise

• Sprachkenntnisse

• Projekte

• Verfügbarkeit / Chatfeld (Entwicklungsaufwand notwendig, um zum Beispiel Skype zu integrieren)

• Anwesenheit (ganztags, halbtags 8 bis 12 Uhr etc.)

• Profilseite (Link zum persönlichen Intranet-Bereich)

• Interessen (privat)

• Hobbys

• XING-Profil

• Abschluss

• Branchenerfahrungen (beispielsweise IT, Medizin etc.)

• Software-Expertise

• Teamschnittstellen

• Involvierte Projekte / Portfolio

• Persönliche Kurzbeschreibung

• Leitspruch / Zitat / Lebensmotto

• Prozesskenntnisse

• Kenntnis anderer Kulturen

• Auslandseinsätze und Erfahrungen

Ich bin mir sehr wohl darüber im Klaren, dass es durch den persönlichen Kontakt auch negative Effekte geben kann. So ist es wohl schon streitbar, ob das Unternehmen die Organisation eines Pokerturniers begünstigen sollte, also Glücksspiel. Hier führen wir mit Kunden immer wieder Diskussionen darüber, ob das Unternehmen der Hirte sein muss, der Böses verhindert, und ob es diese Rolle überhaupt auszufüllen vermag. Oder kann (und muss) man es den Mitarbeitern in ihrer Mündigkeit auch im Unternehmensumfeld zugestehen, ein wirksames, kollegiales Miteinander nach ihren Vorstellungen zu leben? 

Ich bin fest davon überzeugt, dass es für Unternehmen fast schon übergriffig ist, den Mitarbeitern die Möglichkeit vorzuenthalten, im Profil zum Beispiel ihre Hobbys angeben zu können. Und pures Gift sind Maßnahmen, die dazu dienen sollen, ein privates Miteinander außerhalb der Arbeitszeit zu unterbinden.

Für die Repräsentation der Mitarbeiter im Intranet mit reichhaltigen Profilen gibt es viele gute Gründe. Eine hochwertige Expertensuche ist eine sehr praktische Ausprägung.