Ein Intranet formt einen sozialen Raum der Interaktion zwischen Menschen. Dafür braucht es Regeln und Grenzen, die an die Besonderheiten des Mediums angepasst sind. Einerseits muss die Zielsetzung durch die Geschäftsführung beschrieben oder zumindest legitimiert werden. Diese “Vision für das Intranet” können Sie als Ankerpunkt und Grundlage für Diskussionen über die Ausrichtung und Ausgestaltung des Systems immer wieder heranziehen:

• Dürfen alle aktiv beitragen? Herrscht in diesem System Meinungsfreiheit oder ist konformes Verhalten erwünscht? 

• Vertrauen wir den Mitarbeitern und geben ihnen die Freiheit, das System nach ihren eigenen Bedürfnissen und denjenigen der unterschiedlichen Projekte auszugestalten, oder wird die Nutzung eingeschränkt, sodass das System mehr zur Aufnahme von Information und weniger als Werkzeug der täglichen Arbeit geeignet ist? 

• Sind Informationen im Unternehmen grundsätzlich transparent und für alle zugänglich oder gibt es Bereiche, die zugangsbeschränkt sind? Was ist die Grundlage für eine solche Beschränkung? 

• Wie wichtig ist Transparenz für das Unternehmen? 

Die Grenzen zur Ausgestaltung all dieser Fragen sind fließend. Und natürlich muss es auch Einschränkungen geben. Aber eine klare Vorstellung, die von der Geschäftsführung legitimiert wird, hilft einem Intranet.

Die Rolle des Betriebsrats besteht darin, zu versuchen, dass diese Etikette und Vision möglichst offen ausgestaltet ist und den Mitarbeitern hohe Freiheitsgrade eröffnet.

Alle diese Aufgaben kann Ihr Intranet-Team theoretisch auch ohne den Betriebsrat umsetzen. Und alleine kann die Arbeitnehmervertretung das alles auch nicht erarbeiten. Aber darum geht es hierbei auch nicht. Die Grundbotschaft ist, dass eine Integration des Betriebsrats systematisch sinnvoll ist.

Selbst wenn Ihr Vorstand das Projekt ausdrücklich fördert und gleichzeitig mit dem Betriebsrat auf “Kriegsfuß” steht, bin ich fest überzeugt, dass eine frühzeitige Integration in das Projekt sinnvoll ist:

• Sie können sich früher mit Zweifeln beschäftigen und aufklären. 

• Sie können Problembereiche identifizieren und gegebenenfalls ausräumen. 

• Sie verhindern Blockadesituationen kurz vor dem Go-live des Intranets.

Gehören Sie nicht zu den Intranet-Teams, die die Liveschaltung des Intranets um sechs Monate verschieben müssen, weil der Betriebsrat den Abschluss der Betriebsvereinbarung aus taktischen Gründen verweigert! Das passiert leider öfter, als Sie vielleicht denken.

Das Social Intranet als digitale Heimat 

Die Tatsache, dass Sie hier mit mir zusammensitzen und wir uns über Intranets austauschen, hängt vermutlich damit zusammen, dass Sie ein einheitliches Portal etablieren wollen, das die Informationen, die Zusammenarbeit und das Miteinander in Ihrem Unternehmen zusammenhält. So etwas wie eine digitale Heimat, in die man gerne zurückkommt und die wertvoll ist. Leider ist das nicht so einfach erreichbar.

Je größer ein Unternehmen ist, desto wertvoller ist es, eine solche Heimat zu etablieren. Aber die Komplexität steigt schon ab hundert Mitarbeitern enorm an. Wer eine 500-köpfige Organisation mit einem Intranet beglücken will, sieht sich oft schon mehreren Standorten und auch unterschiedlichen Sprachen und Kulturen gegenüber. Und wer in einem Konzern mit einer zentralen Informationsplattform erfolgreich werden möchte, kann sich auf eine Mammutaufgabe einstellen.

Beispielsweise ist es viel einfacher, in einem Unternehmen eine Videokonferenz-Lösung zu etablieren. Alle wollen mehr visuelle Kommunikation über Standorte hinweg und es gibt aktuell keine entsprechende Lösung? Prima: Zoom oder Google Hangouts Meet ausgepackt, ausgerollt und alle sind glücklich. Natürlich ist auch das nicht trivial, aber es ist doch mehr operative Arbeit als komplexe Kombination aus Politik, Bestandstechnologie und Veränderungswillen mit einem guten Schuss Ihnen unbekannter Motivation bei jedem dritten Mitarbeiter, wie es in einem kompletten Intranet an der Tagesordnung ist.

Von diesen eher einfachen Einzelaufgaben gibt es viele. Sie haben keinen Gruppenchat für die geschäftliche Echtzeitkommunikation, sondern alle nutzen WhatsApp als Schatten-IT-Lösung? Ganz einfach: eine Lösung gefunden, ausgerollt, läuft!

Und hier beginnt das Problem. Wenn Sie all diese einzelnen Speziallösungen intern ausrollen, erhöht das die Komplexität und die Ambiguität. Welches System soll ich denn jetzt wofür nutzen? Und warum nicht einfach das bestehende Tool weiterverwenden, an das ich mich so schön gewöhnt habe? Warum kann denn Microsoft Teams jetzt auch “Wiki”, wenn wir das eigentlich doch nur zum Chatten haben? Und als Wiki nutzen wir doch Confluence von Atlassian, oder nicht? Und was spricht eigentlich gegen WhatsApp? Und warum soll ich jetzt Hangouts Chat benutzen, wenn wir doch in Abteilung XY schon Slack im Einsatz haben?

Diese Fragen könnte ich beliebig weiterführen. Und es gibt auch keine eindeutigen und klaren Antworten. Denn all diese Lösungen sind ja aus guten Gründen im Markt mit Milliarden Unternehmenswerten kapitalisiert. Ihre Nützlichkeit können Sie nicht einfach in einem Gespräch von 30 Minuten ausräumen.

Viele Intranets scheitern, weil die Projektteams sich nicht genug Gedanken über die Zerreißprobe machen, vor die sie die Mitarbeiter stellen. 

Wir haben uns ja vorhin schon darüber ausgetauscht, wie schwer es Mitarbeitern fällt, von WhatsApp zu einer offiziellen internen Chatlösung zu wechseln, wenn diese neue Software qualitativ schlechter oder deutlich stärker eingeschränkt ist. Am Ende zählt für mich als Mitarbeiter doch, dass ich meine Ziele erreiche. Wenn meine Tochter krank ist und ich einen Ersatz für meine Schicht brauche, nutze ich die Technologie, die es mir mit wenig Aufwand ermöglicht, schnellstens einen Ersatz zu organisieren. Da interessiert mich in der Not eine Unternehmensrichtlinie wenig. Ergebnisse zählen.

Wenn Sie jetzt also intern ein Intranet an den Start gehen lassen, müssen Sie sich darüber Gedanken machen, dass dieses System am laufenden Band von anderer Software torpediert wird. Welche Software ist das? Wo ist die gut oder sogar besser? Warum nutzen Mitarbeiter sie? Was können Sie tun, um eine Änderung herbeizuführen? Falls Ihr System jeden zweiten Funktionsvergleich verliert und qualitativ mit den Speziallösungen nicht mithalten kann, sollten Sie sich ernsthaft darüber Gedanken machen, ob Sie mit dem Intranet lange überleben werden. 

Mit politischer Macht lässt sich viel durchsetzen. Aber politische Macht ist anstrengend. Elegant und wirksam ist Nützlichkeit.

Deutlich mehr verspricht der Ansatz, all die Speziallösungen, die Sie im Unternehmen haben, weiterhin leben zu lassen und Ihr System so auszurichten, dass diese Spezialisten integriert werden. 

Es gibt sicher Ausnahmen. WhatsApp muss im geschäftlichen Kontext eigentlich in allen Unternehmen schon aus rechtlichen Gründen unterbunden werden. Es mag praktisch sein. Aber eine gesetzliche Grundlage wie eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung (AVV) – im Englischen nennt man das “data processing agreement” (DPA) – werden Sie mit dem WhatsApp-Betreiber Facebook für Ihr Unternehmen wohl nicht so einfach abschließen können. Aber lassen wir das ein Detail sein.

Ja, ein Intranet muss nicht alle Anwendungsfälle abbilden, solange eine rudimentäre Integration möglich ist. Diese Integration kann im Zweifel auch einfach “keine Integration” sein, falls es keine Schnittpunkte zwischen spezifischen Systemen gibt.

Wir haben zum Beispiel für den Anwendungsfall “Gruppenchat” intern definiert, dass wir Chatverläufe als flüchtige Kommunikation ansehen. Mitarbeiter, die in einem Chatverlauf Relevantes besprechen, sollen sich um eine revisionssichere Dokumentation und Speicherung kümmern. Chatverläufe sind kurzlebig und können verloren gehen oder gelöscht werden. Auf diese Weise fällt es uns leichter, im Unternehmen verschiedene Chatlösungen zu nutzen.

Eine Integration kann natürlich auch aus Links bestehen, die zwei miteinander zusammenhängende Elemente, die in separaten Systemen liegen, verknüpfen. Das bezeichnen wir intern als “leichte Verbindung”, weil die Verknüpfung manuell hergestellt werden muss und auch wieder “zerbrechen” kann, falls ein Link nicht mehr funktionieren sollte.

Es ist günstig für ein Intranet, wenn Sie das zentrale Portal selbst an einen superstarken Anwendungsfall anbinden können, der aus dem Unternehmen nicht wegzudenken ist. (Der Klassiker: Das tägliche Mittagessen als Kantinenspeiseplan steht im Intranet.)

Aus diesem Grund haben wir uns seinerzeit dazu entschieden, unser Linchpin-Intranet auf der Basis von Atlassian Confluence aufzubauen und zu entwickeln. Wie gesagt: Confluence ist ein Unternehmens-Wiki, auch wenn der Hersteller es heute lieber als Team-Collaboration-Software positionieren möchte. Dieses Wiki kann zwei Anwendungsfälle besonders gut abbilden: Dokumentation und Referenz. Also immer dann, wenn es etwas nachzuschlagen, zu überprüfen oder etwas Neues aus dem Unternehmen zu lernen gibt, ist Confluence eine marktführende Lösung. 

Die Positionierung von Confluence als Wissensmanagementsystem ist so stark, dass es spielend leicht neben Microsoft SharePoint, Office 365 und der G Suite von Google bestehen kann. Die konkreten Aufgaben sind so nah an den zentralen Anwendungsfällen eines Intranets, dass wir eine gute Möglichkeit haben, Nutzungsszenarien wie die Ankündigung von News, die Organisation von Events, die Dokumentation und schnelle Kommunikation von Entscheidungen nachhaltig zu positionieren. Und Office 365 oder die G Suite lassen sich einfach integrieren.

Ich will unser Gespräch nicht zu einer Werbeveranstaltung für unsere Lösung machen. Andere Intranets setzen auf Microsoft oder Google auf. Das ist genauso valide. Und wieder andere Anbieter sind zwar komplett eigenständig, bieten aber nahtlose Integrationen mit den genannten und anderen Systemen.

An dieser Stelle fällt es mir schwer, Ihnen ein paar direkt umsetzbare Tipps an die Hand zu geben, die Ihnen Ihre tägliche Arbeit erleichtern. Gestatten Sie mir daher einige allgemeine Empfehlungen:

• Akzeptieren Sie, dass die Etablierung eines zentralen Intranets für alle Mitarbeiter eine komplexe Aufgabe ist, die viel Aufmerksamkeit und auch viel Zeit in Anspruch nimmt. Ein erfolgreiches Projekt gibt es nicht schnell, nicht einfach und auch nicht systematisch geplant.

• Verabschieden Sie sich von dem Gedanken, dass Sie mit politischer Macht in der Lage sein werden, den Kollegen Ihren Willen aufzuzwingen und die ungeliebten konkurrierenden Systeme im Zweifel abschalten oder ihre Nutzung verbieten zu können.

• Freunden Sie sich stattdessen lieber mit der Idee an, dass solche Speziallösungen auch weiterleben könnten. Ihre Integration könnte schön systematisch und automatisch erfolgen. Aber auch keine oder auch nur eine “leichte” Integration über Links ist denkbar und okay.

• Konzentrieren Sie sich auf Anwendungsfälle statt auf die große Gesamtlösung. Versuchen Sie, mit dem zentralen System möglichst viele praktische Anwendungsfälle abzubilden – insbesondere natürlich diejenigen Nutzungsszenarien, die dem Intranet nahestehen (zum Beispiel Nachrichten verkünden, Inhalte dokumentieren, Referenzen und Dokumentation zum Abruf bereitstellen).