Gastbeitrag von meinem Kollegen Adil Nasri über sein Produkt Blueprint Creator und warum Vorlagen im Intranet so wichtig sind. 

An anderer Stelle in diesem Buch werden fünf überzeugende Argumente für die Nutzung von Wikis dargelegt. Hat man diese erst einmal verstanden und verinnerlicht, macht die Arbeit damit richtig Spaß – gerade weil man weiß, dass man einen Mehrwert für die Kolleginnen und Kollegen generiert. Bei der operativen Arbeit ergeben sich für Mitarbeiter jedoch unscheinbare Herausforderungen.

Wiki-Systeme haben insbesondere im Bereich des Wissensmanagements an Bedeutung gewonnen. Dies hängt mit der Auffassung zusammen, dass “Wissen [...] als wichtige Ursache wirtschaftlichen Wachstums – neben den klassischen Faktoren Kapital und Arbeit –“ verstanden wird. Durch die Externalisierung dieses Wissens in Wiki-Systeme werden die Vernetzung, Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützt, was für Unternehmen deutlich wertvoller als jedes Dokumentenmanagement ist.

Bei der Einführung kollaborativer Intranet-Systeme müssen Nutzer zunächst einmal an ihre neue aktive Rolle herangeführt werden. Viele Anwender stoßen hier auf das Empty-Page-Syndrome, der Herausforderung, Inhalte auf einer leeren Seite niederzuschreiben. Ironischerweise wird diese Sorge gerade durch die Vorteile von Wiki-Systemen verstärkt: Schnelligkeit und Transparenz. Gerade bei Dokumenten, die von Beginn an die Aufmerksamkeit von Kolleginnen und Kollegen erhalten, sind ganz schnell Hemmschwellen aufgebaut.

In so gut wie allen Wiki- oder Intranet-Einführungsprojekten werden Strategien für die Aktivierung der Nutzer entwickelt. Der wichtigste und langfristig nachhaltigste Ansatz ist die Integration des Systems in den Arbeitsalltag. Von der Dokumentation simpler Entscheidungen, Onboarding-Checklisten für neue Mitarbeiter bis hin zur Zusammenarbeit in großen Projekten fängt alles mit dem Anlegen einer Wiki-Seite ein. Hier ist der Einsatz von Vorlagen oder Blaupausen unabdingbar.

Vorlagenfunktionen haben sich bereits in Microsoft Word bewährt. Sie sollen Nutzern dabei helfen, sich vielmehr auf die Inhaltserstellung als auf die Formatierung dieser zu konzentrieren. Auch in Confluence kann auf Vorlagen zurückgegriffen werden, auf denen Seitenlayouts, Überschriften oder Tabellen vorbereitet werden können. So können Besprechungsnotizen in Windeseile angelegt und geteilt werden.

Um jedoch mehr Struktur in ein vermeintlich unorganisiertes Wiki-System zu bringen, können auch Blaupausen eingesetzt werden. Im Gegensatz zu simplen Vorlagen, die vordefinierte Inhalte auf Seiten zur Verfügung stellen, ist es mit Blaupausen möglich, formularbasiert Seiten zu erstellen. Anstelle des Editors erscheint anfangs ein Formular, das wesentliche Daten wie Datum, Meeting-Teilnehmer etc. abfragt. Das sorgt nicht nur dafür, dass Seiten einheitlich aufgebaut werden, sondern auch, dass die wichtigsten Informationen systematisch erfasst werden.

Diese Funktionalität wird in so gut wie allen Intranet-Einführungsprojekten diskutiert. Gerade Unternehmen, die sehr stark prozessgesteuert sind, finden Blaupausen sehr hilfreich, um mehr Ordnung in das “Wiki-Chaos” zu bringen. Neben der formularbasierten Datenerfassung lassen sich mit Blaupausen nämlich auch Inhalte dynamisch verschlagworten oder Präfixe in Seitentitel automatisiert hinterlegen. Darüber hinaus können Blaupausen auch für gesamte Team- oder Projektbereiche angelegt werden. Auf Knopfdruck werden Arbeitsräume mit festen Seitenstrukturen erstellt. Die Arbeit damit kann also sofort vonstatten gehen, ohne sich Gedanken über Struktur, Aufbau und Formatierung zu machen. Diese Einheitlichkeit gewährleistet die Wiederauffindbarkeit von Inhalten in der Suche und vereinfacht die Navigation für den Nutzer.

Ein großes Hindernis bei unseren Kunden stellt jedoch der Mehraufwand zur Bereitstellung von Blaupausen dar. Da diese immer individuell sind, müssen neben der konzeptionellen Arbeit auch Entwicklungsaufwände geleistet werden. Für viele Confluence-Administratoren ist das eine gewisse Herausforderung: Sie müssen sich nicht nur die spezifischen Fähigkeiten aneignen, sondern auch regelmäßig Kompatibilitätsanpassungen berücksichtigen bzw. einkalkulieren, die mit neuen Versionen und Updates von Confluence immer mal wieder nötig werden. Selbst wenn nur kleinere Änderungen erforderlich sind, müssen sie von technisch versierten Administratoren mit Programmierkenntnissen vorgenommen werden.

Natürlich besteht die Möglichkeit, die Entwicklung von Blaupausen bei einem Dienstleister in Auftrag zu geben, wenn man bereit ist, die finanziellen Aufwände zu tragen. In einem dynamischen Intranet-Umfeld ist dieser Weg nicht wirklich optimal, weil immer wieder Anpassungen aller Art vorgenommen werden müssen. Hier ist die Abhängigkeit zum Dienstleister sehr nachteilig, weshalb viele Kunden sich schweren Herzens dazu entscheiden, auf Blaupausen zu verzichten.

Da diese Situation weder für unsere Kunden noch für uns als Dienstleister zufriedenstellend ist, haben wir mit dem Blueprint Creator einen dynamischen Generator von Blaupausen entwickelt (https://blueprint-creator.com). Mit dieser Lösung lässt sich ein formulargestützter und somit vereinfachter Erstellungsprozess für Seiten und Bereiche ohne Programmierkenntnisse integrieren. So können die Vorteile von Blaupausen ohne die damit einhergehenden Nachteile genutzt werden.