Grundlagen

Datenbasis

Von den 50 größten finnischen Unternehmen haben 80% geantwortet:

• Davon haben 26% bereits mit Wikis gearbeitet, 15% haben Wikis im Testeinsatz, 18% denken über den Einsatz nach. Insgesamt stehen also etwa 59% den Einsatz von Wikis positiv gegenüber.
• Etwa 38% der Unternehmen haben noch gar kein Wiki im Einsatz.
• Nur 3% der Unternehmen haben schon über ein Wiki nachgedacht und sich dagegen entscheiden, eines zu nutzen bzw. einzuführen.
• Kein einziges Unternehmen, dass gestartet hat, ein Wiki einzuführen hat es wieder abgeschaltet.
• Die Autoren folgern aus diesen Zahlen, dass Wikis in Unternehmen auf dem Vormarsch sind, es aber noch ein weiter Weg bis zur vollständigen Durchdringung des Marktes ist.

Erkenntnisse

• Von den Unternehmen, die Wikis einsetzten und weiteren kleineren Unternehmen, von denen bekannt war, dass sie Wikis nutzen, haben leider nur 20 Unternehmen den Fragebogen nach den Anwendungen ausgefüllt. Die Ergebnisse sind also mit einer gewissen Vorsicht zu genießen.
• Die Autoren berichten, dass keines der befragten Unternehmen angab, ein Wiki aufgrund einer Marketing-Studie eines Wiki-Herstellers einzuführen. Vielmehr seien Empfehlungen und Anregungen von anderen Unternehmen, Mitarbeitern und Forschungspartnern der Grund für die Einführung.
• Die Auswahl der Wiki-Software wird von den Unternehmen sehr unterschiedlich durchgeführt. Einige haben sogenannte "Grass-Roots-Wikis", die innerhalb kleiner Abteilungen des Unternehmens "von selbst" entstanden sind. Andere Wikis werden Top-Down mit professionellen Auswahlverfahren eingeführt. Dabei geben die Unternehmen an, dass die Übersichtstabellen in Wikipedia hilfreich seien.
• Die Gründe für den Einsatz eines Wikis verändern sich während der Einführung kaum. Das ist eine gute Nachricht für alle, die ein Wiki einführen möchten. Denn auch die Unternehmen, die ein Wiki benutzen geben die gleichen Gründe für die Weiterführung der Nutzung an. Ich interpretiere das so, dass die Gründe für die Einführung häufig auch nachher noch aktuell und valide sind und ein Wiki tatsächlich in der Lage ist, diese Ziele zu erreichen.

Gründe für die Einführung und Nutzung

Die wichtigsten Gründe für die Einführungund die weitere Nutzung eines Wikis sind:

1. Verbesserung der Informationstransparenz
2. Verbesserung der Effizienz im Unternehmen
3. Einfache Bedienung von Wikis (Usability) 
   Besonders hervorzuheben ist hier, dass die Bedeutung der Usability im Verlauf der Nutzung steigt. Das bedeutet, dass Unternehmen zu Anfang die Bedienung von Wikis schwerer einschätzen, als sie tatsächlich ist. Das ist eine sehr gute Nachricht!
4. Bessere Verfügbarkeit von aktuellen Informationen
5. Nutzung von neuen kollaborativen Arbeitsmodellen
6. Einfache Einführung von Wiki-Software
7. Erweiterung und Verbesserung der Zusammenarbeit im Unternehmen
8. Verfügbarkeit von motivierten Mitarbeitern für die Wiki-Nutzung im Unternehmen
9. Gute Verfügbarkeit und Auffindbarkeit der Wiki-Software-Lösung
10. Richtigkeit der Informationen im Unternehmen verbessern
11. Glaubwürdigkeit der Informationen verbessern
12. Verfügbarkeit eines Open-Source-Wiki-Systems
13. Möglichkeit auf andere proprietäre Dokumentenformate zu verzichten

Wofür wird das Wiki benutzt?

1. Gemeinsame Wissensbasis zum Sammeln, Ablegen und zur Bewertung von Erfahrungen
2. Gemeinsame Erstellung von Dokumenten im Unternehmen
3. Ideen generieren und Informationen darüber teilen
4. Dokumente verwalten und ablegen
5. Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und Organisation
6. Das Wiki als Intranet
7. Interne Nachrichten, Blogs und News-Monitoring
8. Internes Berichtswesen und Protokollierung
9. Teil der öffentlichen Internet-Seiten
10. Enzyklopädie / Glossar

Die Vorteile der Firmenwikis laut befragter Unternehmen

1. Wikis haben die Informationstransparenz gesteigert. (4,47 von 5)
2. Wikis haben dafür gesorgt, dass wir immer aktuelle Informationen haben. (4,25 von 5)
3. Wikis haben uns neue Methoden der Zusammenarbeit ermöglicht. (4,00 von 5)
4. Wikis haben die Effizienz unserer Arbeit verbessert. (3,75 von 5)
5. Wikis sorgen dafür, dass die Zusammenarbeit im Unternehmen besser wird. (3,73 von 5)
6. Wikis helfen unseren Mitarbeitern, sich selbst besser zur artikulieren. (3,53 von 5)
7. Wikis haben die Informationen in unserem Unternehmen glaubwürdiger gemacht. (3,47 von 5)

Durchschnittlich wurde für alle Fragen ein Wert von 3,89 von 5 vergeben, was deutlich für den hohen Nutzen von Wikis spricht.

Die Probleme bei der Wiki-Nutzung

1. Die Wiki-Teilnehmer stellen nicht aktiv genug Informationen in das Wiki ein. (4 von 5)
2. Den Teilnehmern wird der Nutzen des Wikis nicht schnell genug klar. (3,6 von 5)
3. Es ist schwierig Teilnehmer für das Wiki zu motivieren. (3,5 von 5)
4. Es gibt zu wenig Zeit, um das Wiki zu benutzen. (3,4 von 5)
5. Wiki-Teilnehmer benutzen lieber alte Werkzeuge und steigen nicht auf das Wiki um. (3,2 von 5)
6. Es ist schwer die Informationen aktuell zu halten. (3,2 von 5)
7. Die Arbeitsteilung und Nutzungsregeln für das Wiki sind unklar. (3,2 von 5)

Durchschnittlich wurde für alle Fragen ein Wert von 2,8 von 5 vergeben, was deutlich für den hohen Nutzen von Wikis spricht. Die Mitte liegt bei 3,0.

Was würden die Unternehmen heute anders machen?

• "Der Zweck der Nutzung und die Tagesgeschäftsabläufe im Wiki sollten von Anfang an gut definiert werden."
• "Das Wiki sollten früher breit ausgerollt und genutzt werden." (Das halten wir nicht für sinnvoll!)
• "Es sollte zu Beginn nicht nur Schulungen zur technischen Nutzung des Systems sondern auch zu den Konventionen und Nutzungsregeln geben."
• "Wir hätten das Intranet direkt abschalten sollen, statt es parallel weiter laufen zu lassen." (Das halten wir nicht für sinnvoll!)
• "Mehr Training und Anleitungen für Nutzer sind wichtig und hilfreich."
• "Mehr Erklärungen der Anwendung des Wikis im täglichen Geschäft für die Nutzer."

Weitere Erkenntnisse

• Je länger ein Unternehmen ein Wiki einsetzt, desto höher schätzt es den Nutzen des Wikis ein.
• Unternehmen, die Wikis zuerst sinnvoll mit einer Pilotgruppe real testen und kontrolliert einführen, sind häufig erfolgreicher damit.
• Die Anwendung von Wikis für Ideen-Generierung und zur Dokumentation steigt mit zunehmender Nutzung des Wikis.

Blog-Artikel zum Thema

1. Wiki-Studie 1: Wer nutzt Wikis und warum?
2. Wiki-Studie 2: Was bringen Wikis konkret und welche Probleme treten auf?

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