Fragen und Antworten zur Verwaltung von Dokumenten mit Confluence

Wie lädt man Dokumente in Confluence hoch?

Einfach per Drag and Drop aus dem Windows-Explorer auf den Browser ziehen. Video

Wie lädt man Dokumente aus Confluence herunter?

Einfach alle Dokumente als Zip-Datei herunter laden oder die Dokumente einzeln auswählen und downloaden. Video

Wie erfolgt die Versionierung?

Es gibt eine Versionierung sowohl für Wiki-Dokumente als auch für proprietäre Dateien. Schwäche ist allerdings, dass es für proprietäre Dokumente keinen "diff" gibt. Das hat allerdings nichts mit Confluence zu tun, sondern geht generell nicht. Video

Wie erfährt man, wer Änderungen durchgeführt hat?

Diese Informationen finden sich einfach zugänglich in der Änderungshistorie von Confluence.

Wie kann man das Dokument selbst oder Textstellen kommentieren?

Dafür gibt es eine globale Kommentarfunktion zu jeder Wiki-Seite. Ab Confluence 5.7 kann sogar in Dokumenten selbst (z.B. rechts oben auf Folie 34 einer PPT-Datei) kommentiert und diskutiert werden.

Wie sehen Abstimmungs- und Freigabeprozesse von Dokumenten bzw. Änderungen aus?

Mit Hilfe eines Workflow-Plugins für Confluence lassen sich mächtige Abstimmungs- und Freigabeprozesse vordefinieren aber auch ad hoc erstellen. Damit wird ermöglicht, dass die Beteiligungsmöglichkeiten und der Einfluss aller Mitarbeiter gesteigert wird und gleichzeitig die Kontrolle durch das Unternehmen steigt. Klingt wie ein Paradoxon, wird aber durch die Technologie möglich gemacht. (Crowd/Hierarchy/Administrator)

Wie kann sichergestellt werden, dass Personen tatsächlich Ihre Rückmeldung zu einem bestimmten Sachverhalt geben?

Hierzu gibt es eine Aufgabenverwaltung für Redaktionsaufgaben direkt im System, die im Kontext organisiert werden kann.

Wo sind Einschränkungen und Schwächen der Datei-Verwaltung mit Confluence?

Wenn zum Beispiel eine Datei gelöscht wird, werden auch die ganzen Versionen dieser Datei gelöscht. Das kann man allerdings Rechtemäßig leicht unterbinden.

Wie kann man Wiki-Seiten in Office-Dokumente (alle Office inkl. MS Project, MindManager etc.) exportieren?

Dafür ist das Confluence-Plugin ScrollOffice geeignet.

Wie geht man speziell mit PowerPoint in Confluence um?

Die Einbindung der Dateien erfolgt einfach per Drag'n'drop. Die Anzeige kann inline erfolgen. Das Bearbeiten kann bequem direkt aus dem Wiki erfolgen.

Welche Plugins für die Dokumentenverwaltung gibt es? Wie kann man relevante Plugins installieren und präsentieren?

Bestehende Plugins rund um die Dateiverwaltung in Confluence finden sich im Atlassian Plugin-Exchange. Hier finden Sie auch noch ein Video zum Thema.

Wie kann man dafür sorgen, dass nicht zwei Personen gleichzeitig an einem Dokument in Confluence arbeiten?

Mit dem Confluence Checkout Plugin

Wer kontrolliert die Dokumente und wer gibt sie frei?

Hierzu können im Wiki leicht organisatorische Regelungen geschaffen und dokumentiert werden. Video

Wir funktioniert die Rechtevergabe bei Dateianhängen? Welche Einstellungsmöglichkeiten gibt es? Wann und von wem können diese bearbeitet werden?

Rechtevergabe bei Dateianhängen

Wie kann man E-Mails an Confluence senden und so Dokumente einspielen?

Dazu ist dieses Plugin geeignet. Hier auch noch ein Demo-Video zum Standard-E-Mail-Import von Confluence für Spaces.

Dass man die Daten schonmal auf der Platte und nicht in der DB speichern kann, ist gut. Ich nehme aber mal an, dass Confluence
diese dann mit einer ID versehen einfach unstrukturiert auf die Platte schreibt und nicht in einer Ordnerstrukur analog der Seitenstruktur in Confluence ablegt, richtig?
Die Dateien können Sie über die WebDAV-Schnittstelle als sortierte Ordnerstruktur durchsurfen. In Confluence kann man mit Wiki-Seiten ja bereits eine Hierarchie erstellen. Jedes Wiki-Dokument wird zu einem Verzeichnis. In dem Verzeichnis liegen dann die Dateianhänge als Dateien. Die kann man dort auch bearbeiten, ergänzen oder ersetzen. Unterseiten im Wiki werden wiederum Wiki-Seiten. Klingt alles super, ist mit WebDAV oft aber nicht wirklich richtig schnell.

Welche Art von Dateien würden Sie dann empfehlen, nicht in Confluence als DMS zu organisieren? PSD-Dateien und
Videos aufgrund der Größe evtl?
Welche Dateien man in Confluence nicht verwenden sollte, hängt sicher zum einen von der Größe und zum anderen von der Anbindung ab. Wenn das Confluence im gleichen Netzwerk direkt verfügbar ist, kann es ja so schnell sein, wie ein Fileserver. Grundsätzlich ist Confluence keine Konkurrenz für Dropbox oder andere Datei-Sync-Dienste. Je häufiger die gleichen Dateien von unterschiedlichen Mitarbeitern geändert werden, desto stärker werden andere Lösungen. Je näher der Datei-Anwendungsfall an der Dokumentation ist, desto eher ist Confluence eine Option. Bei uns sind zum Beispiel Mitarbeiter-Arbeitsverträge und viele Vereinbarungen noch Dateien. Diese legen wir in Confluence in geschützten Bereichen ab. Dafür ist Confluence wirklich perfekt geeignet.

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