In vielen Unternehmen ist ein Wiki-System mittlerweile zu einer wichtigen Kommunikations- und Informationsplattform geworden, hat vielleicht sogar das bisherige Intranet ersetzt. Je mehr Benutzer sich aktiv beteiligen, desto erfolgreicher gestaltet sich ein Wiki-Projekt, bis es nach und nach ganz selbstverständlich genutzt wird. Eine Investition in das Design des Wikis wird zu Beginn immer noch häufig kritisch gesehen. Im allgemeinen Kostendruck arbeiten einige Unternehmen einfach mit den Standard-Wiki-Oberflächen. Das geht - nutzt aber lange nicht das volle Potenzial.

Akzeptanz und Vertrauen in das System

Erscheint ein Unternehmenswiki im Corporate Design des Unternehmens, erhält die Software automatisch (wenn auch unterbewusst) einen höheren, offizielleren Stellenwert. Den Mitarbeitern wird damit klar, dass das System extra für die Nutzung im Unternehemen individualisiert wurde, hierfür Geld in die Hand genommen wurde.

Beispiele für die Anpassung des Standard-Designs an das Corporate Design:

• Das Wiki wird hinsichtlich Farben, Schriften, Logo an das Corporate Design angepasst.
• Angleichung der Bildsprache und Iconsets an die bekannte Optik.
• Anpassung von Formsprachen, z.B. beim Einsatz von auffälligen Teaserboxen.
• Export-Vorlagen, z.B. für PDF-Dateien werden an das Corporate Design angepasst.
• Unterschiedliche (Unternehmens-)bereiche können auf Wunsch ein unterschiedliches Design erhalten.

Höhere Benutzerfreundlichkeit

Ein Wiki ist für viele noch ein neuartiges Medium. Was für Mitarbeiter einer IT-Abteilung völlig banal klingt, stellt für Kollegen, die im weniger technischen Umfeld zu Hause sind, häufig eine Herausforderung dar und wirkt schnell abschreckend. Confluence ist eine sehr komplexe Software mit vielen Funktionen und Möglichkeiten - und bietet Lösungen für unzählbare Anwendungsfälle. Lange nicht jeder Kollege hat Zeit bzw. Lust, sich intensiv mit einem neuen System auseinanderzusetzen, bevor er inhaltlich damit arbeitet. Gerade in großen Unternehmen ist es unrealistisch, jeden Mitarbeiter zu schulen. Für "neue" User ist es daher wichtig, die für sie relevanten Funktionen in den Vordergrund zu stellen und Hilfestellungen zu geben, wie man einfach und schnell mit dem Wiki arbeiten kann.

 Beispiele für die Verbesserungen der Benutzerfreundlichkeit:

• Wichtige Funktionen werden gezielt auffällig gestaltet und so von den Usern einfacher gefunden und schneller benutzt.
• Die Beschränkung der maximalen Breite lässt Textzeilen nicht zu lange werden und gewärleistet hier die Lesbarkeit.
• Das Typografiekonzept wird zugrunsten der übersichtlicheren Textgestaltung optimiert.
• Eine horizontale Hauptnavigation mit Ausklapp-Menüs bietet eine bessere inhaltliche Orientierung.

Im Laufe unserer langjährigen Projekterfahrung haben sich Usabiltiy-Verbesserungen herauskristallisiert, die für die Anwendung von Confluence als Unternehmenswiki meist Sinn machen. Daraus ist unser Confluence-Theme-Archetype (ab Confluence 5.10.6: Linchpin Theme, bzw. Enterprise) entstanden, der die Basis für Design-Individualsierungen darstellt. Hier finden Sie weitere Infos zum Thema "Individuelles Confluence-Theme auf Basis des Theme-Archetypes".

Erleichterung der täglichen Arbeit

Die Möglichkeiten, Inhalte im Wiki noch übersichtlicher als im Standard-Theme aufzubereiten, steigen mit einer Design-Anpassung. Die Benutzer finden noch schneller, wonach sie suchen und finden einen einfacheren Einstieg in die - meist sehr umfangreichen - Inhalte.

Beispiele von Design-Anpassungen, die die Arbeit mit dem Wiki noch effizenter gestalten:

• Gemeinsame Erarbeitung von der sinnvollen Gestaltung und Anordnung der Inhalte auf den Schlüsselseiten (z.B. Übersichtsseite, Bereichsstartseite)
• Zusätzliche Gestaltungselemente für übersichtlichere Seiten
• Einfaches Exportieren von vorzeigbaren PDF- und Word-Dokumenten, die nicht noch manuell ins Corporate Design übertragen werden müssen

Fazit: Geringere Hemmschwellen, höhere Beteilung und damit ein erfolgreicheres System

Wer ein erfolgreiches Firmenwiki-Projekt durchführen will, investiert auch in ein individuelles und professionelles Layout. Wenn Sie aus Budget-Gründen zu Beginn darauf verzichten sollen, so planen Sie die Investition für später direkt mit ein. Das Thema wird Ihnen immer wieder begegnen, wenn Sie über die Wiki-Akzeptanz nachdenken. Gerne informieren wir Sie ausführlich zu den Möglichkeiten und sinnvollen nächsten Schritten, z.B. der Durchführung eines gemeinsamen Workshops zum Thema Wiki-Design. Dafür benötigen wir 4-6 Stunden. In einem solchen Workshop werden die Anforderungen an die Oberfläche definiert, die sich von denen einer Website signifikant unterscheiden (siehe als Beispiel dieses Video). Im Anschluss an diesen Workshop erstellen ein Angebot für die weiteren Schritte, das genau zu Ihren Bedürfnissen passt.

Die Kostenrahmen für ein einfaches, übliches und ein aufwändiges, hochwertiges Design haben wir heute bereits in Beispiel-Kalkulationen vorliegen, die wir auf Anfrage gerne kostenfrei und unverbindlich zur Verfügung stellen.