Im Rahmen des Vorgehensmodells Scrum gibt es keine Vorgabe, wie eine gute Pflege des Product Backlogs sichergestellt wird. Als ein Best Practice haben sich Backlog Grooming-Workshops herausgestellt. Dies kann einfach mit Backlogpflege übersetzt werden.
Dieser Workshop wird teilweise auch als "Scrum Product Backlog Grooming" bezeichnet, obwohl er nicht Bestandteil des "offiziellen" Scrum-Vorgehensmodells ist.

Ziel des Workshops ist die Erschaffung eines gut gewarteten Product Backlogs. Die Anforderungen sollen soweit vorbereitet werden, dass sie in einem Sprint Planungsmeeting problemlos eingeplant werden können.

Elemente des Backlog Groomings

• Hinzufügen von User Stories und Epics.
• Herunterbrechen/Zerkleinern (Konkretisieren) von Epics und Stories.
• Ggf. entfernen überflüssiger/ersetzter Stories.
• Beschätzung von Stories.

Beispielhafter Ablauf eines Backlog Groomings

Der Product Owner bringt eine Reihe von Backlog Items (Anforderungen, Fehler, Aufgaben) ein, die in der nächsten Zeit realisiert werden sollen. Auch andere Teammitglieder bringen Items ein. Dies kann in der Form erfolgen, dass der Product Owner diese in priorisierter Reihenfolge auf einem Stapel vorlegt.

Nach und nach werden die Anforderungen von den Teammitgliedern gezogen und mit dem Team besprochen. Es werden Lösungsvorschläge erarbeitet und besprochen. Es wird über die Granularität der User Story gesprochen: "Ist sie soweit unterteilt und definiert, dass sie für eine Umsetzung eingeplant werden kann? Ist sie ready?" (siehe dazu die Definition of Ready).
Ist eine Anforderung fertig besprochen, wird eine Beschätzung durchgeführt.

Ergebnis sind letztlich Backlog Items, die wohldefiniert, mit dem Team besprochen und beschätzt sind.

Teilnehmer des Backlog Groomings

Wird mit Scrum gearbeitet, sollten das Team, der Product Owner und der ScrumMaster teilnehmen.
Wird mit Kanban gearbeitet, auf jeden Fall das Team und der Board-Owner.

Tipps für Backlog Grooming Workshops

• Die Integration aller Beteiligten sorgt für interdisziplinäre, aus verschiedenen Gesichtspunkten "durchdachte" Lösungen.
• Ein fester Termin vereinfacht die Organisation und stellt sicher, dass das Meeting nicht vergessen geht.
• Das Backlog Grooming klingt zunächst nach einem zusätzlichen Termin und damit zusätzlicher Belastung für das Team. Durch die gute Vorbereitung des Backlogs kann somit aber viel Zeit beim Sprint Planning Meeting und bei der Besprechung von Anforderungen gespart werden.

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