Welche Möglichkeiten der Archivierung bietet Confluence?

Confluence bietet einige Möglichkeiten, ein Archiv abzubilden. Dieses kann jedoch nicht vor Nutzern verborgen werden, während sie weiterhin Zugriff darauf haben. Einen spezifischen Space für ein Archiv gibt es standardmäßig nicht in Confluence, jedoch bietet das Wiki einige Funktionalitäten, mit denen man ein Archiv leicht selbst abbilden kann.

Verschiedene Lösungsansätze, die auch miteinander kombiniert werden können, sind hier in einer Übersicht für Sie zusammengestellt. Wir beraten und unterstützen Sie im Rahmen des Projekts gerne dabei, die richtige Lösung für Sie zu etablieren.

Einen eigenen Space anlegen

Als Administrator kann man einen Bereich erstellen, der als Archiv dient. Dieser Space kann mit der Search Syntax* dann in der Suche entweder eingebunden oder ausgeschlossen werden.
Da keine automatisierte Verschiebung veralteter Seiten erfolgt, muss dieser Space kontinuierlich von allen Usern gepflegt werden. Gerade bei einem Wiki, das schon sehr große Ausmaße angenommen hat, wird es eine Weile dauern, ehe alle veralteten Seiten verschoben worden sind.
Der Space kann schreibgeschützt sein, allerdings hätte das den Nachteil, dass Seiten, die doch noch einmal benötigt werden, kopiert und erneut erstellt werden müssten.

*Weitere Informationen zur Search Syntax bietet Atlassian auf dieser Seite: https://confluence.atlassian.com/x/AGwC

Labels verteilen.

Veraltete Seiten können mit einem Stichwort versehen werden, welches dann bei der Suche mit der Search Syntax ausgeschlossen oder explizit einbezogen werden kann. Werden alte Seiten doch wieder benötigt, kann das Stichwort wieder entfernt werden. Weitere Informationen zur Suche nach Stichwörtern finden Sie hier: https://infos.seibert-media.net/x/PBCr
Wie auch beim Anlegen eines Spaces müssen hier alle User dafür sensibilisiert werden, veraltete Seiten mit Stichworten zu versehen,wenn sie ihnen auffallen. Im Gegensatz zu einem eigenen Space bietet die Tagging-Methode den Vorteil,dass Seiten weiterhin editierbar bleiben. Allerdings wird die Seitenvielfalt nicht eingeschränkt.

Das Archiving-Plugin

Dieses Plugin aus dem hause Midore Global Consulting verschickt Benachrichtigungen, ehe es Seiten archiviert. Der Archivierungsprozess läuft automatisch ab. Das Plugin  durchsucht Confluence nach verschiedenen Parametern. Zum einen werden Seiten, die in einem bestimmten Zeitraum nicht mehr bearbeitet wurden, automatisch entfernt. Mit der Vergabe des Stichworts 'archive'  greift das Plugin ebenfalls auf Seiten zu. Seiten, die mit dem Stichwort 'noarchive' versehen worden sind, werden, unabhängig davon, wie lange sie nicht mehr bearbeitet wurden, nicht ins Archiv verschoben.
Der Vorteil am Archiving Plugin besteht darin, dass Seiten nicht gelöscht, sondern in ein nicht einsehbares Archiv verschoben werden.
Nachteilig ist, dass eine Seite, sollte sie noch einmal benötigt werden, von einem Admin wieder aus dem Archiv geholt werden muss.
Weitere Informationen, Testlizenzen und Preismodelle finden Sie im Atlassian Marketplace: https://marketplace.atlassian.com/plugins/com.midori.confluence.plugin.archiving

Veraltete Seiten löschen

Seiten, die Informationen enthalten, die nicht mehr aktuell sind (z.B Plugins, die nicht mehr existieren) könnte man einfach löschen. Diese Lösung gilt allerdings nur für Informationen, die definitiv nicht mehr benötigt werden, da sie nicht mehr aktualisiert werden. Gelöschte Seiten können nicht mehr wieder hergestellt werden.