Arbeitsbereiche im Intranet

Durch die Erstellung von verschiedenen Bereichen mit jeweiligen Berechtigungen ist es möglich, virtuelle Arbeitsbereiche im Intranet aufzubauen. Hierbei arbeitet man mit Berechtigungen und Beschränkungen von einzelnen Nutzern oder Nutzergruppen. Mehr zu Nutzergruppen finden Sie hier.

Inhalte werden in Confluence in sogenannten "Bereichen" (engl. spaces) abgelegt. Für jeden dieser Bereiche können die Zugriffsrechte individuell gesteuert werden. So können Sie Bereiche anlegen, die beispielsweise von allen Mitarbeitern eingesehen, aber nur von einer kleineren Gruppe bearbeitet werden können, sowie auch Bereiche, auf die nur ein Team zugreifen, aber jeder von diesen bearbeiten kann.

Wann sollten eigene Arbeitsbereiche erstellt werden?

Empfehlung

Prinzipiell empfehlen wir, mit wenigen Bereichen zu starten. Für eine übermäßig große Anzahl von Bereichen - mit allen administrativen Arbeiten - gibt es zumindest in der Pilot- oder Frühphase eines Wikiprojekts selten zwingende Gründe.

Sollten Sie jedoch feststellen, dass immer mehr Seiten oder "Seitenfamilien" in einem Wikibereich regelmäßig "rechtebeschränkt" werden müssen, sollten Sie die Auslagerung dieser Seiten in einen eigenständigen Bereich in Erwägung ziehen.

Mögliche Kriterien

Es gibt eine Vielzahl von Überlegungen, die zur Entscheidung führen können, einen neuen Bereich einzurichten.

Fixe Kriterien

Strukturelle Unternehmenskriterien

Organisationseinheiten
Abteilungen
Teams
Gruppen
Kunden
Produkte

Variable Kriterien

Ereignis- oder vorgangsgebunde Kriterien

Projekte
Analysen
Prozesse
Workflows

Beispiele

Organisationseinheiten

zum Beispiel: Abteilungen
grundsätzlcih zeitlich unbegrenzt bestehend
meist bereits bestehende Zugehörigkeit

Projekte

einmalige, zielgerichtete Entitäten
per Definition zeitlich begrenzt
meist abteilungs- und standortübergreifend

Prozesse

regelmäßig wiederkehrende
"best practice" von Arbeitsschritten
grundsätzlich generischer Natur und abteilungs- sowie standortsübergreifend

Vorteile

Welche Vorteile bringt es, Inhalte in Form eines separaten Bereichs zu strukturieren?

Geringer Verwaltungsaufwand

Rechteeinstellung auf "oberster" Ebene möglich
kein administrativer Aufwand auf Seiten der Anwender im Tagesgeschäft nötig
saubere Trennung der Inhalte

Nutzerfreundlichkeit

"einfachere" Suchmöglichkeit (Eingrenzung nach Bereichen)
Sicherheit für die Anwender: keine Sorge bezüglich Zugriff von "Fremden"

Nachteile der Anlage von gesonderten Arbeitsbereichen

separater Verwaltungsaufwand zur Administration
gerade in größeren Unternehmung entsteht schnell der Eindruck von "Unübersichtlichkeit"
potenzielle Verunsicherung bei den Anwendern: wo soll ich eigentlich Inhalte einstellen?

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